Instytucje Słownik pozwala wprowadzić nazwy i adresy instytucji których pracownicy/studenci/uczniowie będą poddawani badaniom medycyny pracy. Po wybraniu funkcjonalności „Instytucje” z podmenu „Medycyna pracy” w menu „Administracja” wyświetla się lista instytucji. Przy każdej pozycji na liście widoczne są przyciski umożliwiające edycję lub usunięcie danej pozycji oraz zarządzenie kontraktami, pod listą dostępny jest przycisk umożliwiający dodanie nowej pozycji.

Kliknięcie przycisku „Dodaj” wyświetla pusty formularz, kliknięcie przycisku „Edytuj” wyświetla formularz wypełniony danymi wybranej instytucji w trybie do edycji, a kliknięcie przycisku „Usuń” wyświetla formularz wypełniony danymi wybranej instytucji w trybie do odczytu.

Aby dodać instytucję należy wprowadzić jej dane w formularzu i zatwierdzić przyciskiem „Dodaj” (aby zapewnić instytucji dostęp do portalu internetowego należy wprowadzić adres email, który będzie stanowił login oraz hasło). Aby zapewnić możliwość przeprowadzania badań medycyny pracy na rzecz osób zgłaszających się na własny wniosek czyli aby utworzyć generyczny zbiór stanowisk niezależnych od instytucji należy oznaczyć instytucję jako utworzoną sztucznie (dla takiej instytucji nie będzie możliwości definiowania kontraktów). Aby zmodyfikować dane instytucji należy zmienić jej dane w formularzu i zatwierdzić przyciskiem „Uaktualnij”. Aby usunąć instytucję należy po prostu kliknąć przycisk „Usuń” w formularzu.

Aby przejść do funkcjonalności zarządzania kontraktami instytucji należy kliknąć przycisk „Kontrakty” przy danej instytucji na liście. Wyświetli się wówczas lista kontraktów a przy każdym z nich przyciski:

• Kopiuj – umożliwia szybkie tworzenie kopii kontraktu
• Edytuj – umożliwia edycję danych kontraktu
• Usuń – umożliwia usunięcie kontraktu
• Drukuj – umożliwia pobranie pliku PDF z treścią kontraktu do wydrukowania
• Rozliczenie – umożliwia podgląd i wydruk stanu realizacji kontraktu z opłatami należnymi z tytułu realizacji tego kontraktu

Pod listą kontraktów widoczny jest przycisk „Dodaj kontrakt” umożliwiający dodanie nowego kontraktu.

Aby dodać nowy kontrakt należy kliknąć przycisk „Dodaj kontrakt”. Po kliknięciu tego przycisku wyświetla się formularz dodawania nowego kontraktu, w którym obok podstawowych danych kontraktu możliwe jest wprowadzenie także jego treści oraz pozycji odpowiadających warunkom rozliczania kontraktu. Wprowadzanie treści odbywa się za pomocą edytora umożliwiającego formatowanie tekstu (zmiana rozmiaru czcionki, wyrównanie, pogrubienie, pochylenie, podkreślenie, przekreślenie, indeks dolny, indeks górny), tworzenie wypunktowań (numerowanych i nienumerowanych), wstawianie symboli i tabel na zasadzie takiej jak edytory typu OpenOffice, LibreOffice czy Microsoft Word. Umieszczenie w treści kontraktu znaczników {DATA}, {NUMER}, {OD} i {DO} spowoduje że zostaną one automatycznie zastąpione odpowiednio przez datę podpisania kontraktu, numer kontraktu, datę początku obowiązywania kontraktu i datę końca obowiązywania kontraktu. Umieszczenie w treści kontraktu znacznika {X} spowoduje, że na wydruku kontraktu znacznik ten zostanie zastąpiony automatycznie wygenerowanymi zapisami odpowiadającymi poszczególnym pozycjom kontraktu. W formularzu dodawania kontraktu należy wskazać pracowników wraz ze stanowiskami i zakresami medycyny pracy których obsługę kontrakt obejmuje. Aby dodać pracownika należy wybrać stanowisko z zakresem medycyny pracy (stanowiska i właściwe dla nich zakresy medycyny pracy muszą być wcześniej zdefiniowane – patrz kolejny rozdział!) a następnie w polu z zielonym tłem zacząć wpisywać dane pracownika (pacjenta) – może to być imię (wielkość liter nie ma znaczenia), nazwisko (wielkość liter nie ma znaczenia), PESEL i/lub data urodzenia w formacie RRRR-MM-DD a wówczas system wyświetli na liście podpowiedzi osoby z pasującymi danymi – właściwą osobę należy wybrać klikając nią na liście podpowiedzi. W ten sposób można wprowadzić dowolną liczbę osób. Przy każdej z wprowadzonych w ten sposób osób wyświetla się zaznaczone pole typu checkbox – jeżeli którakolwiek z osób została dodana przez pomyłkę, wówczas należy pole to odznaczyć przed zapisaniem danych a osoba taka zostanie pominięta przy zapisie. Wprowadzanie osób ma znaczenie tylko w przypadku, gdy instytucja korzysta z portalu dla instytucji do samodzielnego planowania wizyt medycyny pracy dla swoich pracowników. W formularzu dodawania kontraktu możliwe jest zdefiniowanie dowolnej ilości pozycji kontraktu dwóch rodzajów:

• pozycje kontraktu w odniesieniu do wizyt komercyjnych
• pozycje kontraktu w odniesieniu do usług komercyjnych

Pozycje kontraktu w odniesieniu do wizyt komercyjnych określają stawki według których instytucja pokryje koszty realizacji wizyt komercyjnych spełniających określone warunki. Stawki mogą być definiowane w formie kwoty za wizytę (opłata jest uzależniona od ilości wizyt medycyny pracy zrealizowanych na rzecz pracowników instytucji), kwoty za godzinę (opłata jest uzależniona od czasu trwania wizyt medycyny pracy zrealizowanych na rzecz pracowników instytucji), procentu za wizytę (opłata jest odsetkiem należności za wizyty medycyny pracy zrealizowane na rzecz pracowników instytucji), formuła za wizytę (opłata jest uzależniona od należności za wizytę zrealizowaną na rzecz pracownika instytucji i wyliczana według zdefiniowanego wzoru operującego na tej należności). Dla każdej stawki można określić warunki przy jakich powinna być realizowana opłata według danej stawki. Warunki mogą być określane jako dowolne kombinacje następujących kryteriów:

• placówka – wskazanie placówki oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla wizyt zrealizowanych we wskazanej placówce
• specjalność – wskazanie specjalności oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla wizyt zrealizowanych w poradniach o danej specjalności
• rodzaj wizyty – wskazanie rodzaju wizyty oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla wizyt zrealizowanych danego rodzaju (planowe, dodatkowe)
• typ wizyty – wskazanie typu wizyty oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla wizyt zrealizowanych danego typu; lista typów wizyt możliwych do wybrania jest dostępna dopiero po wybraniu specjalności
• procedura – wskazanie kodu procedury (ICD-9) oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla wizyt zrealizowanych na których personel wykonał procedurę o danym kodzie
• dni – wskazanie rodzaju dni oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla wizyt zrealizowanych we wskazane dni (dni robocze, dni wolne, określony dzień tygodnia, dni świąteczne, określony dzień); w przypadku gdy stawka ma dotyczyć wizyt zrealizowanych określonego dnia należy podać konkretną datę której sytuacja taka ma dotyczyć
• godziny – wskazanie zakresu godzin oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla wizyt zrealizowanych w określonych godzinach

Pozycje kontraktu w odniesieniu do usług komercyjnych określają stawki według których instytucja pokryje koszty realizacji usług komercyjnych spełniających określone warunki. Stawki mogą być definiowane w formie kwoty za usługę (opłata jest uzależniona od ilości usług zrealizowanych w ramach wizyt medycyny pracy na rzecz pracowników instytucji), procentu za usługę (opłata jest odsetkiem należności za usługę zrealizowaną w ramach wizyty medycyny pracy na rzecz pracownika instytucji), formuła za usługę (opłata jest uzależniona od należności za usługę zrealizowaną w ramach wizyty medycyny pracy i wyliczana według zdefiniowanego wzoru operującego na tej należności). Dla każdej stawki można określić warunki przy jakich powinna być realizowana opłata według danej stawki. Warunki mogą być określane jako dowolne kombinacje następujących kryteriów:

• placówka – wskazanie placówki oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla usług zrealizowanych we wskazanej placówce
• typ świadczenia – wskazanie typu świadczenia oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla usług zrealizowanych w poradniach danego typu
• cennik – wskazanie cennika oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla usług zrealizowanych wybranych ze wskazanego cennika
• usługa – wskazanie usługi oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla usług zrealizowanych takiego typu jak wskazana
• procedura – wskazanie kodu procedury (ICD-9) oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla usług zrealizowanych na wizytach na których personel wykonał procedurę o danym kodzie
• dni – wskazanie rodzaju dni oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla usług zrealizowanych we wskazane dni (dni robocze, dni wolne, określony dzień tygodnia, dni świąteczne, określony dzień); w przypadku gdy stawka ma dotyczyć usług zrealizowanych określonego dnia należy podać konkretną datę której sytuacja taka ma dotyczyć
• godziny – wskazanie zakresu godzin oznacza że opłata według podanej stawki będzie realizowana tylko dla usług zrealizowanych w określonych godzinach

Stawki określane jako kwota lub procent to liczby zmiennoprzecinkowe określane z dokładnością do maksymalnie dwóch miejsc po kropce dziesiętnej. Stawki określane jako formuła (dla wizyt i usług komercyjnych) tworzone są jako fragmenty kodu źródłowego w języku programowania Groovy (http://www.groovy-lang.org/documentation.html). W treści formuły w parametrze o nazwie amount jest dostępna kwota należności za wizytę/usługę na której formuła może operować. Wartość stanowiąca wynik formuły powinna być umieszczona w treści formuły po słowie kluczowym return. Przy każdym polu stawki umożliwiającym wprowadzenie formuły widoczny jest przycisk „Sprawdź”. Przycisk ten staje się aktywny po wybraniu formuły jako rodzaju stawki i ułatwia tworzenie i testowanie formuł. Po kliknięciu tego przycisku otwiera się nowe okno z polem do wpisania formuły oraz polem do wprowadzenia testowej kwoty. Aby mieć pewność prawidłowego działania formuły po wpisaniu testowej kwoty i treści formuły należy kliknąć przycisk „Testuj”. Jeśli treść formuły nie jest prawidłowym kodem w języku programowania Groovy, wówczas system zgłosi błąd, jeśli zaś jest prawidłowym kodem w języku programowania Groovy wówczas w polu „Wynik” pojawi się wynik wyliczenia formuły przy użyciu podanej kwoty testowej. Wprowadzając ewentualne poprawki do treści formuły i ponawiając test dla różnych kwot testowych można zyskać pewność prawidłowego stworzenia formuły. Kliknięcie przycisku „Użyj” zamyka okno testowania formuły a ostateczna treść formuły jest automatycznie wstawiana do formularza danych kontraktu.

W sekcji formularza danych kontraktu właściwej dla każdego z dwóch rodzajów pozycji dostępny jest także przycisk „Więcej”, którego kolejne kliknięcia wyświetlają kolejne wiersze w formularzu umożliwiające wprowadzenie większej ilości pozycji kontraktu. Pozycje kontraktu nie muszą być rozłączne – można zdefiniować kilka pozycji kontraktu z tytułu których będzie wyliczana wypłata za tę samą wizytę/usługę (np. zdefiniowanie stawki za każdą wizytę komercyjną i stawki za każdą usługę komercyjną spowoduje że dla każdej wizyty komercyjnej zostanie obliczona wypłata według pierwszej stawki a dodatkowo za każdą usługę komercyjną zrealizowaną w ramach tejże wizyty zostanie wyliczona dodatkowa wartość wypłaty według drugiej stawki). Takie rozwiązanie pozwala na budowanie wieloskładnikowych mechanizmów naliczania prowizji.

Po wprowadzeniu wszystkich danych należy je zapisać klikając przycisk „Dodaj”. Pozycje kontraktu które nie mają określonego rodzaju stawki są pomijane przy zapisywaniu danych. Po zapisaniu formularz danych kontraktu jest znów pusty umożliwiając tym samym wprowadzenie kolejnego kontraktu. Aby zrezygnować z wprowadzania kolejnego kontraktu należy kliknąć przycisk „Powrót do listy kontraktów”. Dodany kontrakt staje się widoczny na liście kontraktów instytucji.

Jeżeli zachodzi potrzeba wprowadzenia nowego kontraktu, który w niewielkim stopniu będzie różnił się od już istniejącego, wówczas najłatwiej jest utworzyć kopię istniejącego kontraktu a następnie zmodyfikować dane tej kopii. Aby stworzyć kopię kontraktu należy kliknąć przycisk „Kopiuj” przy danym kontrakcie na liście. Pojawi się wówczas okienko z prośbą o wprowadzenie nazwy kopii kontraktu.

Po wprowadzeniu nazwy kopii kontraktu i potwierdzeniu przyciskiem „OK” na liście kontraktów pojawi się nowo utworzona kopia. Kopia różni się od oryginalnego kontraktu tylko nazwą. Aby zmodyfikować jej pozostałe dane należy kliknąć przy niej przycisk „Edytuj”.

Jeżeli zachodzi potrzeba zmodyfikowania danych kontraktu należy kliknąć przycisk „Edytuj” przy danym kontrakcie na liście. Wyświetli się wówczas formularz danych kontraktu identyczny jak przy dodawaniu nowego kontraktu tylko wypełniony danymi. Po wprowadzeniu zmian (przy edycji danych kontraktu obowiązują te same zasady jak przy dodawaniu nowego kontraktu) należy je zapisać klikając przycisk „Zapisz” widoczny pod formularzem.

Jeżeli zachodzi potrzeba usunięcia kontraktu należy kliknąć przycisk „Usuń” przy danym kontrakcie na liście. Wyświetli się wówczas formularz danych kontraktu identyczny jak przy edycji danych kontraktu z tym że w trybie tylko do odczytu. Naciśnięcie przycisku „Usuń” widocznego pod formularzem usuwa dany kontrakt z systemu.

Aby wydrukować kontrakt należy kliknąć przycisk „Drukuj” przy danym kontrakcie na liście. Otworzy się wówczas dokument PDF z treścią kontraktu do wydrukowania. Jeśli w treści kontraktu był umieszczony znacznik {X} jest on zastąpiony automatycznie wygenerowanymi zapisami odpowiadającymi poszczególnym pozycjom kontraktu.

Aby sprawdzić stan realizacji kontraktu należy kliknąć przycisk „Rozliczenie” przy danym kontrakcie na liście. Wyświetli się wówczas tabela z listą pozycji kontraktu. Dla każdej pozycji podane są:

• warunki realizacji
• stawka według której jest wyliczana wartość opłaty ponoszonej przez instytucję z tytułu realizacji wizyt/usług spełniających podane warunki
• wartość opłaty ponoszonej przez instytucję z tytułu realizacji wizyt/usług spełniających podane warunki

Przy każdej pozycji kontraktu w tabeli widoczny jest także przycisk „Szczegóły” umożliwiający podgląd (w nowym oknie) zrealizowanych wizyt/usług składających się na kwotę opłaty ponoszonej przez instytucję.

W przypadku pozycji kontraktu odnoszących się do wizyt komercyjnych w szczegółach dla każdej wizyty widoczny jest termin, typ, poradnia, koszt wizyty, stawka i wartość opłaty ponoszonej przez instytucję z tytułu realizacji danej wizyty.

W przypadku pozycji kontraktu odnoszących się do usług komercyjnych w szczegółach dla każdej usługi widoczny jest termin wizyty, typ wizyty, poradnia, nazwa usługi, ilość wykonań, cena jednostkowa, stawka i wartość opłaty ponoszonej przez instytucję z tytułu realizacji danej wizyty.

Nad tabelą przedstawiającą stan realizacji kontraktu znajduje się formularz umożliwiający wyświetlenie stanu realizacji kontraktu w dowolnym okresie. Aby obejrzeć stan realizacji kontraktu w zadanym okresie należy w formularzu ustawić daty graniczne okresu i nacisnąć przycisk „Wyświetl” – wówczas tabela przedstawiająca stan realizacji kontraktu zostanie ograniczona do wizyt/usług zrealizowanych w zadanym okresie. Podgląd stanu realizacji kontraktu w dowolnym okresie znajduje zastosowanie w przypadku miesięcznych okresów rozliczania kontraktu.

Pod tabelą przedstawiającą stan realizacji kontraktu widoczny jest przycisk „Drukuj”, po którego kliknięciu otwiera się dokument PDF prezentujący stan realizacji kontraktu z rozbiciem na poszczególne pozycje i szczegółami wizyt/usług zrealizowanych w ramach danej pozycji kontraktu.