Funkcjonalność „Szablony dokumentów” z menu „Gabinet” służy do zarządzania szablonami dokumentów tworzonymi w oparciu o dowolne pliki PDF. Tworzenie szablonu polega na zaznaczaniu na dokumencie PDF miejsc przeznaczonych do późniejszego wprowadzania danych. Po wybraniu powyższej funkcjonalności wyświetlana jest lista szablonów a przy każdym z nich widoczne są ikonki (po najechaniu kursorem myszy na ikonkę pojawia się podpowiedź co dana ikonka oznacza):

• Edytuj dane szablonu – pozwala na edycję podstawowych danych szablonu takich jak nazwa, opis, rodzaj, poradnie i plik PDF który posłuży do tworzenia szablonu
• Edytuj zawartość szablonu – pozwala na zaznaczanie na wprowadzonym pliku PDF miejsc przeznaczonych do późniejszego wprowadzania danych (ikonka jest widoczna tylko dla szablonów dla których wskazano plik PDF)
• Eksportuj szablon – pozwala zapisać szablon na dysku komputera w postaci pliku z rozszerzeniem JSON w celu późniejszego zaimportowania go na innej instancji systemu jHIS (ikonka jest widoczna tylko dla szablonów dla których wskazano plik PDF)
• Usuń szablon – umożliwia usunięcie szablonu

Pod listą szablonów dokumentów dostępne są przyciski:

• Dodaj szablon – umożliwia dodanie nowego szablonu do systemu
• Import szablonu – umożliwia zaimportowanie do systemu szablonu zapisanego na dysku w pliku JSON

Nazwy szablonów, które są częściami składowymi szablonu wielostronicowego (czyli nie mogą być używane samodzielnie), są na liście pochylone.

Aby dodać nowy szablon należy kliknąć przycisk „Dodaj szablon”. Wyświetli się wówczas formularz dodawania szablonu dokumentu, w którym należy wprowadzić przynajmniej nazwę szablonu. Wskazanie rodzaju informacji w polu „Historia pacjenta” spowoduje że kopie wszystkich dokumentów stworzonych w gabinecie na podstawie tak oznaczonego szablonu będą automatycznie trafiać do zakładki „Historia” w karcie pacjenta i będą skojarzone z wybranym rodzajem informacji. Rodzaj szablonu określa jego przeznaczenie („Wywiad” – szablon dostępny w zakładce „Wywiad” w oknie wizyty/operacji/pobytu w gabinecie lekarskim, „Badanie” – szablon dostępny w zakładce „Badanie” w oknie wizyty/operacji/pobytu w gabinecie lekarskim, „Dokumentacja pacjenta” – nieużywane, „Skierowanie/druki dla pacjenta” – szablon dostępny w zakładce „Skierowanie” w oknie wizyty/operacji/pobytu w gabinecie lekarskim, „Pobyt w szpitalu” - szablon dostępny w zakładce „Pobyt” w oknie wizyty/operacji/pobytu w gabinecie lekarskim, „Zalecenia” - szablon dostępny w zakładce „Zalecenia” w oknie wizyty/operacji/pobytu w gabinecie lekarskim; można wskazać więcej niż jedno przeznaczenie), a poradnie wskazują gdzie może być wykorzystywany. Pole „Poprzednia strona” pozwala na łączenie szablonów dokumentów w dokumenty wielostronicowe. Jako że każdy szablon dokumentu może opisywać tylko jedną stronę dokumentu, aby stworzyć dokument wielostronicowy należy stworzyć szablony dokumentów dla każdej ze stron a następnie powiązać je ze sobą za pomocą pola „Poprzednia strona” z zachowaniem właściwej kolejności. Przykładowo aby utworzyć dokument o trzech stronach należy zdefiniować trzy szablony dokumentów np. „Dokument X (strona 1)”, „Dokument X (strona 2)” i „Dokument X”, przy tym definiując „Dokument X (strona 2)” należy w polu „Poprzednia strona” wskazać „Dokument X (strona 1)” a definiując „Dokument X” należy w polu „Poprzednia strona” wskazać „Dokument X (strona 2)” - wówczas szablony „Dokument X (strona 1)” i „Dokument X (strona 2)” nie będą dostępne do wypełniania dla użytkowników (jako że są składowymi dokumentu wielostronicowego „Dokument X”) zaś „Dokument X” będzie wypełniany jako dokument o trzech stronach („Dokument X” to szablon definiujący ostatnią stronę dokumentu wielostronicowego a w związku z tym że szablon ten będzie wyświetlany dla użytkownika nie należy w jego nazwie umieszczać sformułowania „(strona 3)” ponieważ nazwa taka byłaby myląca dla użytkownika wypełniającego dokument). Przycisk „Wybierz plik” służy do wybrania pliku PDF, który posłuży do tworzenia szablonu. Po wypełnieniu formularza należy zapisać dane klikając przycisk „Zapisz” a następnie powrócić do listy szablonów klikając przycisk „Powrót”.

Aby zmodyfikować dane szablonu należy kliknąć ikonkę „Edytuj dane szablonu” przy danym szablonie na liście. Wyświetli się wówczas formularz danych szablonu dokumentu w którym można wprowadzić zmiany (ikonka kosza przy pliku PDF pozwala na jego usunięcie) po czym zapisać je klikając przycisk „Zapisz” i powrócić do listy szablonów klikając przycisk „Powrót”.

Aby wyeksportować szablon do pliku należy kliknąć ikonkę „Eksportuj szablon” przy danym szablonie na liście. Pojawi się wówczas okno zapisywania pliku na dysk, w którym należy wskazać katalog do zapisu i zatwierdzić zapis.

Aby zaimportować szablon z pliku należy kliknąć przycisk „Import szablonu” pod listą szablonów. Pojawi się wówczas okno wczytywania pliku z dysku, w którym należy wskazać plik do wczytania i potwierdzić zamiar jego wczytania.

Aby usunąć szablon należy kliknąć ikonkę „Usuń szablon” przy danym szablonie na liście.

UWAGA!

W formularzu dodawania nowego szablonu oraz w formularzu edycji danych szablonu powinien być wybrany zawsze maksymalnie jeden jednostronicowy plik PDF.

Aby zmodyfikować zawartość szablonu (stworzyć szablon w oparciu o dołączony plik PDF) należy kliknąć ikonkę „Edytuj zawartość szablonu” przy danym szablonie na liście. Wyświetli się wówczas widok z dokumentem PDF stanowiącym niejako tło szablonu oraz panele narzędzi umożliwiających zaznaczanie na dokumencie PDF miejsc przeznaczonych do późniejszego wprowadzania danych oraz określanie ich parametrów.

W lewym górnym rogu wyświetlają się następujące ikonki (od lewej):

• Powrót – po kliknięciu tej ikonki można powrócić do listy szablonów dokumentów
• Rysuj pole – po kliknięciu tej ikonki można zaznaczyć na dokumencie PDF (przytrzymując wciśnięty lewy przycisk myszy i przeciągając kursor na tle dokumentu PDF) dowolny obszar przeznaczony do późniejszego wprowadzania danych w formie tekstu
• Wskaż pole – po kliknięciu tej ikonki a następnie kliknięciu na dokumencie PDF następuje automatyczne zaznaczenie w danym miejscu dokumentu największego możliwego obszaru nie zachodzącego on na na tekst, rysunki, linie i inne elementy znajdujące się dokumencie PDF przeznaczonego do późniejszego wprowadzania danych w formie tekstu
• Rysuj checkbox – po kliknięciu tej ikonki można zaznaczyć na dokumencie PDF (przytrzymując wciśnięty lewy przycisk myszy i przeciągając kursor na tle dokumentu PDF) dowolny obszar przeznaczony do późniejszego wprowadzania danych w formie zaznaczeń (✓)
• Wskaż checkbox – po kliknięciu tej ikonki a następnie kliknięciu na dokumencie PDF następuje automatyczne zaznaczenie w danym miejscu dokumentu największego możliwego obszaru nie zachodzącego on na na tekst, rysunki, linie i inne elementy znajdujące się dokumencie PDF przeznaczonego do późniejszego wprowadzania danych w formie zaznaczeń (✓)
• Usuń elementy – po kliknięciu tej ikonki następuje usunięcie z dokumentu PDF zaznaczonego (aktywnego) obszaru przeznaczonego do późniejszego wprowadzania danych
• Zapisz – po kliknięciu tej ikonki wprowadzone do formularza obszary i ich parametry są zapisywane w bazie danych

Jeżeli istnieją już dokumenty utworzone na podstawie danego szablonu wówczas na górze na środku pojawia się stosowny komunikat informujący o tym fakcie. Taki szablon po wprowadzeniu zmian zostanie zapisany jako nowy szablon (czyli jako kopia dotychczasowego szablonu a dotychczasowy szablon przestanie być dostępny do wypełniania).

W prawym górnym rogu wyświetla się ikonka, której kliknięcie wyświetla podgląd dokumentu odpowiadającego zdefiniowanemu szablonowi i wypełnionego przykładowymi danymi (przed wyświetleniem podglądu należy zapisać szablon korzystając z odpowiedniej ikonki w lewym górnym rogu).

W kolumnie z prawej strony wyświetlają się dostępne źródła danych, panele z parametrami poszczególnych obszarów zaznaczonych na dokumencie PDF oraz ikonki ze strzałkami w górę i w dół (nad panelami parametrów) umożliwiające zwijanie i rozwijanie paneli parametrów. Źródła danych określają skąd mają być pobierane dane do dokumentu jeśli mają one być wypełniane automatycznie (jak np. dane pacjenta czy wizyty). Z kolei zaznaczenie nowego obszaru na dokumencie powoduje pojawienie się nowego panelu z parametrami tego obszaru w kolumnie z prawej strony. Kliknięcie na zaznaczonym już wcześniej obszarze na dokumencie powoduje wyróżnienie (poprzez otoczenie ramką) tego obszaru i odpowiadającego mu panelu z parametrami w kolumnie z prawej strony. I odwrotnie: kliknięcie na panelu z parametrami w kolumnie z prawej strony powoduje wyróżnienie (poprzez otoczenie ramką) tego panelu i odpowiadającego mu obszaru na dokumencie PDF.

Aby zaznaczyć obszar do wprowadzania danych w formie tekstu na dokumencie PDF należy kliknąć w pasku ikonek znajdującym się w lewym górnym rogu na ikonkę „Rysuj pole” a następnie najechać kursorem myszy na dokument PDF w miejsce gdzie ma zostać zaznaczony obszar, wcisnąć lewy przycisk myszy i przytrzymując ten przycisk wciśnięty przeciągnąć kursor do miejsca do którego obszar ma się rozciągać po czym zwolnić lewy przycisk myszy. Z kolei aby obszar do wprowadzania danych w formie tekstu na dokumencie PDF zaznaczyć automatycznie należy kliknąć w pasku ikonek znajdującym się w lewym górnym rogu na ikonkę „Wskaż pole” a następnie najechać kursorem myszy na puste miejsce na dokumencie PDF gdzie ma zostać zaznaczony obszar i kliknąć na nim a system automatycznie zaznaczy obszar. Utworzone obszary można przesuwać ustawiając kursor myszy na danym obszarze a następnie wciskając lewy przycisk myszy i przytrzymując ten przycisk wciśnięty przesuwając kursor myszy w docelowe miejsce tam zwalniając lewy przycisk myszy. Można także zmieniać rozmiary utworzonych obszarów ustawiając kursor myszy na rogu bądź środku krawędzi obszaru a następnie wciskając lewy przycisk myszy i przytrzymując ten przycisk wciśnięty przesuwając kursor myszy do uzyskania pożądanego rozmiaru po czym zwalniając lewy przycisk myszy.

Zarówno w przypadku ręcznego jak też i w przypadku automatycznego zaznaczania obszaru do wprowadzania danych w formie tekstu, oprócz samego obszaru na dokumencie PDF pojawi się także panel z parametrami takiego obszaru w kolumnie z prawej strony. Panel z parametrami składa się z trzech zakładek:

• Opis – określa sposób wypełniania pola (obszaru) treścią, typ danych, a w przypadku gdy typem pola jest lista pozwala także na zdefiniowanie wartości jakie taka lista powinna zawierać

  Pole może być wypełniane treścią automatycznie poprzez pobranie danych ze źródła („źródło”) lub ręcznie poprzez jej wpisanie przez użytkownika (opcja „własna”) - w pierwszym przypadku należy wskazać jaka wartość ze źródła danych powinna zostać użyta do wypełnienia danego pola (obszaru) na dokumencie PDF, w drugim przypadku można wpisać wartość domyślną dla danego pola i ewentualnie określić maksymalną dopuszczalną liczbę znaków możliwych do wpisania do danego pola.

  Możliwe jest tworzenie pól czterech rodzajów: pole tekstowe (typ „tekst”), obszar tekstowy (typ "tekst wieloliniowy"), pole daty (typ „data”) oraz lista z opcjami do wyboru (typ „lista”).

   

  W przypadku typu „lista” należy zdefiniować opcje poprzez wpisywanie kolejnych etykiet i klikanie na przycisk ze znakiem „+” przy wprowadzonej nazwie etykiety (już wprowadzone etykiety można usuwać klikając na przycisk ze znakiem „×” przy etykiecie).

   

  Jeżeli wartość danego pola ma trafiać do podsumowania wizyty pacjenta (przy czym dotyczy to jedynie użycia danego szablonu dokumentu jako szablonu badania), wówczas w danym panelu należy zaznaczyć opcję „EDM (badania)”.

• Styl – pozwala określić krój, rozmiar i kolor czcionki oraz sposób wyrównania i formatowania tekstu w danym polu (obszarze) dokumentu PDF

   

   

• Współrzędne – pozwala ręcznie wskazać współrzędne określające położenie pola (obszaru) w dokumencie PDF oraz ręcznie zmienić jego rozmiar

   

   

Ponadto w każdej z powyższych zakładek możliwe jest wprowadzenie nazwy pola (obszaru) – podanie nazwy jest bardzo istotne dla późniejszego wypełniania takiego szablonu. W prawym górnym rogu każdego panelu są widoczne trzy przyciski:

• przycisk ze strzałką w górę – umożliwia przesunięcie panelu z parametrami w górę a więc zmianę kolejności paneli widocznych w prawej kolumnie (kolejność paneli ma znaczenie o tyle, że pola w formularzach służących do wypełniania szablonów dokumentów są ułożone w takiej kolejności jak panele przy szablonie dokumentu)
• przycisk ze strzałką w dół – umożliwia przesunięcie panelu z parametrami w dół a więc zmianę kolejności paneli widocznych w prawej kolumnie (kolejność paneli ma znaczenie o tyle, że pola w formularzach służących do wypełniania szablonów dokumentów są ułożone w takiej kolejności jak panele przy szablonie dokumentu)
• przycisk ze znakiem „×” – umożliwia usunięcie panelu a wraz z nim usunięcie z dokumentu obszaru do którego panel ten się odnosi.

Aby zaznaczyć obszar do wprowadzania danych w formie zaznaczeń (✓) na dokumencie PDF należy kliknąć w pasku ikonek znajdującym się w lewym górnym rogu na ikonkę „Rysuj checkbox” a następnie najechać kursorem myszy na dokument PDF w miejsce gdzie ma zostać zaznaczony obszar, wcisnąć lewy przycisk myszy i przytrzymując ten przycisk wciśnięty przeciągnąć kursor do miejsca do którego obszar ma się rozciągać po czym zwolnić lewy przycisk myszy. Z kolei aby obszar do wprowadzania danych w formie zaznaczeń (✓) na dokumencie PDF zaznaczyć automatycznie należy kliknąć w pasku ikonek znajdującym się w lewym górnym rogu na ikonkę „Wskaż checkbox” a następnie najechać kursorem myszy na puste miejsce na dokumencie PDF gdzie ma zostać zaznaczony obszar i kliknąć na nim a system automatycznie zaznaczy obszar. Utworzone obszary można przesuwać ustawiając kursor myszy na danym obszarze a następnie wciskając lewy przycisk myszy i przytrzymując ten przycisk wciśnięty przesuwając kursor myszy w docelowe miejsce tam zwalniając lewy przycisk myszy. Można także zmieniać rozmiary utworzonych obszarów ustawiając kursor myszy na rogu bądź środku krawędzi obszaru a następnie wciskając lewy przycisk myszy i przytrzymując ten przycisk wciśnięty przesuwając kursor myszy do uzyskania pożądanego rozmiaru po czym zwalniając lewy przycisk myszy.

Zarówno w przypadku ręcznego jak też i w przypadku automatycznego zaznaczania obszaru do wprowadzania danych w formie zaznaczeń ( ), oprócz samego ✓ obszaru na dokumencie PDF pojawi się także panel z parametrami takiego obszaru w kolumnie z prawej strony. W panelu tym możliwe jest wprowadzenie nazwy pola (obszaru) – podanie nazwy jest bardzo istotne dla późniejszego wypełniania takiego szablonu, określenie sposobu wypełniania pola (obszaru) treścią, wskazanie czy spośród wszystkich pól o danej nazwie możliwe będzie zaznaczenie tylko jednego czy też dowolnej ich ilości przy wypełnianiu szablonu dokumentu oraz wskazanie wartości pola. Przy wartości pola jest też widoczna strzałka w dół, której kliknięcie pozwala na wyświetlenie współrzędnych określających położenie pola (obszaru) w dokumencie PDF oraz jego rozmiary (wartości te można zmieniać ręcznie). W prawym górnym rogu panelu z parametrami są widoczne trzy przyciski:

• przycisk ze strzałką w górę – umożliwia przesunięcie panelu z parametrami w górę a więc zmianę kolejności paneli widocznych w prawej kolumnie (kolejność paneli ma znaczenie o tyle, że pola w formularzach służących do wypełniania szablonów dokumentów są ułożone w takiej kolejności jak panele przy szablonie dokumentu)
• przycisk ze strzałką w dół – umożliwia przesunięcie panelu z parametrami w dół a więc zmianę kolejności paneli widocznych w prawej kolumnie (kolejność paneli ma znaczenie o tyle, że pola w formularzach służących do wypełniania szablonów dokumentów są ułożone w takiej kolejności jak panele przy szablonie dokumentu)
• przycisk ze znakiem „×” – umożliwia usunięcie panelu a wraz z nim usunięcie z dokumentu obszaru do którego panel ten się odnosi.

   

   

Jeżeli zachodzi potrzeba umieszczenia na dokumencie PDF kilku obszarów do wprowadzania danych w formie zaznaczeń ( ) opatrzonych wspólną nazwą wówczas ✓ po umieszczeniu pierwszego z takich obszarów należy w panelu jego parametrów kliknąć przycisk „Rysuj nowy” i dopiero wówczas umieścić na dokumencie nowy obszar – dla takiego obszaru nie pojawi się nowy panel z parametrami w prawej kolumnie natomiast w panelu w którym kliknięto przycisk „Rysuj nowy” pojawi się dodatkowe pole do wpisania wartości dla nowo utworzonego obszaru. Powtarzając operację można dodać więcej obszarów z tą samą nazwą.

Naciśnięcie przycisku „Rysuj nowy” skutkuje także tym, że w pasku ikon widocznym w lewym górnym rogu okna przeglądarki pojawia się dodatkowa ikonka ze znakiem „×” przy nazwie obszaru. Dopóki ta ikonka jest widoczna dopóty kolejne obszary umieszczane na dokumencie będą dołączane do tego samego panelu. Kliknięcie na wspomnianej ikonce przerywa proces dołączania do panelu kolejnych umieszczanych na dokumencie obszarów. W przypadku panelu odnoszącego się do wielu obszarów o tej samej nazwie, kliknięcie na przycisk ze znakiem „×” prawym górnym rogu panelu skutkuje usunięciem panelu a wraz z nim usunięciem z dokumentu wszystkich obszarów do których panel ten się odnosi.

Aby usunąć obszar z dokumentu (a wraz z nim odpowiadający mu panel z parametrami widoczny w kolumnie z prawej strony należy kliknąć najpierw na danym obszarze a następnie w pasku ikonek znajdującym się w lewym górnym rogu na ikonkę „Usuń elementy”. Po zdefiniowaniu szablonu należy go zapisać klikając w pasku ikonek znajdującym się w lewym górnym rogu na ikonkę „Zapisz”. Następnie można zobaczyć podgląd gotowego dokumentu stworzonego na podstawie zdefiniowanego szablonu i wypełnionego przykładowymi danymi – w tym celu należy kliknąć na ikonkę pliku PDF widoczną w prawym górnym rogu okna przeglądarki. Jeżeli efekt jest niezadowalający lub praca nad szablonem nie została dokończona można dalej kontynuować pracę pamiętając o konieczności zapisania szablonu na koniec pracy. Po zakończeniu pracy można powrócić do widoku listy wszystkich szablonów dokumentów klikając ikonkę „Powrót” w pasku ikonek widocznym w lewym górnym rogu okna przeglądarki.

Wypełnianie dokumentów na podstawie zdefiniowanego szablonu odbywa się poprzez wypełnienie formularza (tworzonego przez system automatycznie na podstawie definicji szablonu). Pola odpowiadają obszarom zdefiniowanym w szablonie – mają te same nazwy i typy jak określono definiując zawartość szablonu. Wartości pól pochodzące z określonego źródła danych są domyślnie wypełnione (z możliwością ich zmiany), pozostałe pola pozostają puste do ręcznego wypełnienia. Przykładowo dla dokumentu tworzonego na podstawie poniższego szablonu:

system wyświetli poniższy formularz danych do umieszczenia w takim dokumencie:

Wypełnianie dokumentów na podstawie szablonów odbywa się w zakładce „Dokumenty” w karcie pacjenta (rozdział „Rejestracja”, podrozdział „Pacjenci (karty aktywne)”) oraz w procesie umawiania wizyty (rozdział „Wizyty planowe w poradni”).