Aby możliwe było rozliczenie z NFZ wykonanych usług należy zakodować wizyty zrealizowane w poradniach objętych umowami z NFZ. Kodowanie wizyty to wykazywanie usług zrealizowanych w ramach danej wizyty (listy możliwych do wykazania usług są zawarte w umowach z NFZ). Kodowanie wizyt realizuje się po wybraniu funkcjonalności „Kodowanie wizyt” z menu „NFZ”. Po wybraniu tej funkcjonalności wyświetla się wyszukiwarka zrealizowanych wizyt w dniu dzisiejszym w poradniach znajdujących się w przychodniach, do których dostęp ma zalogowany użytkownik. W pierwszej kolejności należy wybrać poradnię i nacisnąć przycisk „Szukaj”. Wyświetli się wówczas lista wizyt zrealizowanych danego dnia w danej poradni (lub komunikat o braku takich wizyt). Przy każdej wizycie widoczny jest przycisk przypisywania usług do tej wizyty. Przycisk ten może przyjmować jeden z dwóch kolorów:

• niebieski - przy dane wizycie nie została wykazana jeszcze żadna usługa
• zielony - przy danej wizycie została już wykazana przynajmniej jedna usługa

W wyszukiwarce zrealizowanych wizyt znajdują się dodatkowo następujące przyciski nawigacji:

• <<< - umożliwia wyświetlenie zrealizowanych wizyt w dniu o miesiąc wcześniejszym od aktualnie prezentowanego
• << - umożliwia wyświetlenie zrealizowanych wizyt w dniu o tydzień wcześniejszym od aktualnie prezentowanego
• < - umożliwia wyświetlenie zrealizowanych wizyt w dniu poprzednim w stosunku aktualnie prezentowanego
• „Zmień datę” - umożliwia wyświetlenie dowolnego dnia, który należy wskazać w polu daty przed naciśnięciem przycisku „Zmień datę”
• „Dziś” - umożliwia wyświetlenie dzisiejszego dnia
• > - umożliwia wyświetlenie zrealizowanych wizyt w dniu następnym w stosunku aktualnie prezentowanego
• >> - umożliwia wyświetlenie zrealizowanych wizyt w dniu o tydzień późniejszym od aktualnie prezentowanego
• >>> - umożliwia wyświetlenie zrealizowanych wizyt w dniu o miesiąc późniejszym od aktualnie prezentowanego

Kliknięcie na którykolwiek z opisanych powyżej przycisków zmienia widok zrealizowanych wizyt na właściwy dla dnia do którego prowadzi dany przycisk.

Po naciśnięciu przycisku „Usługi” przy wybranej wizycie otwiera się w nowym oknie lista usług wykazanych w ramach danej wizyty. Jeżeli nie wykazano jeszcze żadnej usługi lista będzie pusta. Nad listą wyświetlają się podstawowe informacje o wizycie (w tym rozpoznania i procedury jeżeli lekarz wprowadził takowe podczas wizyty z pogrubionym rozpoznaniem głównym) a pod listą łączna liczba punktów (wynikających z umowy z NFZ) za wykonane usługi oraz przycisk „Dodaj” umożliwiający dopisanie nowej usługi do wizyty.

Po naciśnięciu przycisku „Dodaj” rozpoczyna się proces przypisywania usługi do wizyty. Proces ten składa się z dwóch kroków. W pierwszym kroku wyświetlany jest formularz wyboru: personelu realizującego usługę, umowy, punktu umowy i dokumentu uprawniającego pacjenta do świadczeń. W przypadku wizyt umawianych do lekarza w polu personelu realizującego usługę jest wpisany personel realizujący wizytę (jeśli pole „Realizator usług sprawozdawanych do NFZ” w danych personelu realizującego wizytę jest puste) lub personel z pola „Realizator usług sprawozdawanych do NFZ” (jeśli pole to w danych personelu realizującego wizytę nie jest puste). W przypadku wizyt umawianych na aparaturę pole personelu realizującego usługę jest puste. Jeżeli istnieje tylko jedna umowa z NFZ w ramach której dana wizyta może być rozliczona wówczas jest ona od razu wybrana w formularzu. Podobnie jeżeli istnieje tylko jeden punkt umowy w ramach którego dana wizyta może być rozliczona wówczas jest on również od razu wybrany. W przypadku zabiegów rehabilitacyjnych umowa i punkt umowy są wypełnione stosownie do kodu świadczenia właściwego dla danego zabiegu rehabilitacyjnego. Dla kodowanej usługi należy wskazać zestaw świadczeń, do którego ta usługa zostanie przypisana - w przypadku pierwszej usługi kodowanej w ramach wizyty zawsze będzie to zestaw "nowy" (nowy zestaw jest tworzony automatycznie), w przypadku kodowania kolejnych usług w ramach tej samej wizyty istnieje zarówno możliwość zaklasyfikowania usługi do nowego zestawu jak też do zestawu utworzonego wcześniej przy kodowaniu poprzednich usług przy tej wizycie. Dokumentem uprawniającym do świadczeń może być potwierdzenie elektroniczne uzyskane z systemu eWUŚ, oświadczenie o ubezpieczeniu pacjenta lub dokument potwierdzający ubezpieczenie pacjenta - tu również domyślnie wybrany jest automatycznie jeden z dokumentów uprawniających pacjenta ważnych na dzień wizyty.

W przypadku tych wizyt umówionych do lekarza dla których personel realizujący usługę jest inny niż widoczny w formularzu oraz w przypadku wszystkich wizyt umówionych na aparaturę aby wskazać personel, który daną usługę zrealizował, należy kliknąć na ikonkę ze znakiem zapytania na zielonym tle widoczną przy polu „Personel”. Otworzy się wówczas w nowym oknie wyszukiwarka personelu. Wyszukiwanie personelu jest możliwe za pomocą dowolnej kombinacji następujących kryteriów:

• imię
• nazwisko
• PESEL
• numer prawa wykonywania zawodu

Po wprowadzeniu kryteriów i naciśnięciu przycisku „Szukaj” wyświetlana jest lista pracowników spełniających kryteria wyszukiwania a przy każdym z nich przycisk „Wybierz”.

Po naciśnięciu przycisku „Wybierz” przy odpowiednim personelu okno wyszukiwania zostaje zamknięte, a dane personelu pojawiają się w polu „Personel”.

Aby przejść do kolejnego kroku procesu przypisywania usługi do wizyty należy skorzystać z przycisku „Dalej” (przycisk „Wstecz” umożliwia powrót do listy usług wykazanych w ramach wizyty). Po naciśnięciu przycisku „Dalej” wyświetlany jest formularz danych usługi (nad formularzem obok informacji o wizycie wyświetlane są także informacje wprowadzone w pierwszym kroku wprowadzania usługi). Formularz ten różni się nieco w zależności od rodzaju świadczeń jakiego dotyczy umowa z NFZ wskazana w pierwszym kroku procesu przypisywania usługi do wizyty. Poniższy ekran przedstawia formularz ze wszystkimi możliwymi polami i przyciskami (przypadek przedstawiony na formularzu jest sztuczny, ale ma na celu przedstawienie wszystkich możliwych sytuacji - w rzeczywistości w zależności od rodzaju umowy niektóre pola i przyciski będą widoczne a inne ukryte).

Aby dodać usługę należy wypełnić formularz danych usługi i zatwierdzić dane przyciskiem „Dodaj”. Przy wypełnianiu formularza funkcjonuje szereg różnego rodzaju mechanizmów:

• Rozpoznanie główne ICD-10 - przy wpisywaniu kodu, nazwy lub skrótu rozpoznania wyświetla się lista podpowiedzi, właściwe rozpoznanie należy wybrać klikając odpowiednią pozycję z listy podpowiedzi
• Rozpoznania dodatkowe ICD-10 - przy wpisywaniu kodu, nazwy lub skrótu rozpoznania wyświetla się lista podpowiedzi, właściwe rozpoznanie należy wybrać klikając odpowiednią pozycję z listy podpowiedzi
• Synchronizuj rozpoznania przy wizycie z powyższymi - żądanie aktualizacji rozpoznań przy wizycie (po zaznaczeniu tego pola, kody rozpoznań przy wizycie będą identyczne jak wykazane przy usłudze); pole jest dostępne tylko dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia
• Typ porady - typ właściwy dla miejsca realizacji wizyty (gabinet lub dom pacjenta)
• Kod usługi - kod zrealizowanej usługi (świadczenia) zgodnie z kodyfikacją i nazewnictwem z umowy z NFZ; przy wpisywaniu kodu usługi (można też wpisywać nazwę usługi lub skrót) wyświetla się lista podpowiedzi, właściwą usługę należy wybrać klikając odpowiednią pozycję z listy podpowiedzi; po wybraniu usługi z listy podpowiedzi automatycznie wypełnia się nazwa usługi, krotność usługi, ministerialny kod świadczenia (jeśli dla wybranej usługi jest określona wartość domyślna ministerialnego kodu świadczenia) a także kod i krotność procedury ICD-9 (jeśli dla wybranej usługi jest określona wartość domyślna kodu procedury); w przypadku zabiegów rehabilitacyjnych kod usługi jest wypełniony stosownie do kodu świadczenia właściwego dla danego zabiegu rehabilitacyjnego
• Nazwa usługi - pole wyłącznie do wglądu (nie może być edytowane ręcznie) wypełniane automatycznie w momencie wprowadzenia kodu usługi
• Krotność usługi - określa ile razy dana usługa w ramach danej wizyty została wykonana, domyślnie 1, przy zmianie krotności usługi zmieniają się automatycznie krotności procedur medycznych składających się na tę usługę
• Ministerialny kod świadczenia - kod świadczenia odpowiadający danej usłudze zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 20 czerwca 2008 w sprawie zakresu niezbędnych informacji gromadzonych przez świadczeniodawców, szczegółowego sposobu rejestrowania tych informacji oraz ich przekazywania podmiotom zobowiązanym do finansowania świadczeń ze środków publicznych z późniejszymi zmianami
• Tryb przyjęcia - tryb przyjęcia pacjenta; pole domyślnie wypełnione jedną z dwóch wartości „przyjęcie planowe na podstawie skierowania” lub „przyjęcie planowe bez skierowania” w zależności od tego czy wizyta była realizowana na podstawie skierowania
• Umiejscowienie wykonania świadczenia - miejsce w jamie ustnej na którym zostało wykonane świadczenie; umiejscowienie może być określane poprzez wskazanie strony w jamie ustnej lub poprzez wskazanie uzębienia; przy wprowadzaniu kodu umiejscowienia (można też wpisywać nazwę umiejscowienia) wyświetlane są podpowiedzi, właściwe umiejscowienie należy wybrać klikając odpowiednią pozycję na liście podpowiedzi; pole to jest dostępne tylko w przypadku świadczeń stomatologicznych
• Cykl rehabilitacyjny - numer cyklu rehabilitacyjnego; pole wypełniane automatycznie a wyświetlane wyłącznie informacyjnie; pole to jest dostępne tylko w przypadku świadczeń rehabilitacyjnych
• Sesja grupowa - numer sesji grupowej; pole wypełniane automatycznie a wyświetlane wyłącznie informacyjnie; pole to jest dostępne tylko w przypadku świadczeń typu sesja realizowanych wyłącznie poradniach psychiatrycznych, psychologicznych i leczenia uzależnień
• Tydzień ciąży - okres w jakim przypada aktualny (na dzień wizyty) tydzień ciąży pacjentki; pole dostępne wyłącznie w przypadku świadczeń ginekologiczno-położniczych
• Uprawnienia dodatkowe pacjenta – rodzaj uprawnień dodatkowych pacjenta wykazywanych przy usłudze
• Numer karty DiLO (dla świadczeń szybkiej terapii onkologicznej) – numer karty Diagnostyki i Leczenia Onkologicznego (powinien być wprowadzany tylko przy świadczeniach szybkiej terapii onkologicznej); jeżeli numer karty został wprowadzony na etapie umawiania wizyty wówczas niniejsze pole formularza jest wypełniane automatycznie
• Data wpisu na listę oczekujących na podstawie karty DiLO (dla 5.01.28.0000002) – data wpisania pacjenta na listę oczekujących na podstawie karty Diagnostyki i Leczenia Onkologicznego (może być wprowadzana tylko dla usługi 5.01.28.0000002, jeśli nie zostanie wprowadzona jest traktowana jako brak wpisu na listę oczekujących)
• Kod sposobu kontynuacji leczenia (dla świadczeń pierwszorazowych) – kod określający zlecony sposób dalszego leczenia wykazywany w przypadku świadczeń pierwszorazowych
• Data wystawienia skierowania – data wystawienia skierowania które stanowiło podstawę realizacji wizyty (pole jest widoczne tylko w przypadku wizyt realizowanych na podstawie skierowania papierowego i wypełnione domyślnie datą jaka była wpisana na skierowaniu)
• NPWZ lekarza kierującego – numer prawa wykonywania zawodu lekarza kierującego na wizytę (pole jest widoczne tylko w przypadku wizyt realizowanych na podstawie skierowania papierowego i wypełnione domyślnie numerem jaki był wpisany na skierowaniu)
• REGON jednostki lekarza kierującego – numer REGON jednostki lekarza kierującego na wizytę (pole jest widoczne tylko w przypadku wizyt realizowanych na podstawie skierowania papierowego i wypełnione domyślnie numerem jaki był wpisany na skierowaniu)
• VII część kodu resortowego jednostki lekarza kierującego – VII część kodu resortowego jednostki lekarza kierującego na wizytę (pole jest widoczne tylko w przypadku wizyt realizowanych na podstawie skierowania papierowego i wypełnione domyślnie kodem jaki był wpisany na skierowaniu)
• VIII część kodu resortowego jednostki lekarza kierującego – VIII część kodu resortowego jednostki lekarza kierującego na wizytę (pole jest widoczne tylko w przypadku wizyt realizowanych na podstawie skierowania papierowego i wypełnione domyślnie kodem jaki był wpisany na skierowaniu)
• Typ świadczeniodawcy – typ świadczeniodawcy kierującego na wizytę (pole jest widoczne tylko w przypadku wizyt realizowanych na podstawie skierowania papierowego i wypełnione domyślnie typem jaki był wpisany na skierowaniu)
• Procedury ICD-9 - lista wykonanych procedur medycznych składających się na realizację danej usługi; każda procedura jest opisana dwiema wartościami: kodem i krotnością; przy wpisywaniu kodu procedury (można też wpisywać nazwę lub skrót procedury) wyświetla się lista podpowiedzi, właściwą procedurę należy wybrać klikając odpowiednią z listy podpowiedzi; po wybraniu procedury z listy podpowiedzi pole krotności procedury jest uzupełniane automatycznie wartością taką jak krotność usługi zaokrąglona w dół do wartości całkowitej; po wykasowaniu z pola kodu procedury pole krotności procedury jest również kasowane (automatycznie); pod listą procedur dostępny jest przycisk „Więcej” umożliwiający wyświetlenie większej ilości pól do wprowadzenia większej ilości procedur (pola puste są ignorowane przy zatwierdzaniu formularza); w przypadku świadczeń ambulatoryjnej opieki specjalistycznej pod listą procedur dostępny jest ponadto przycisk „Dopasuj usługę”, którego kliknięcie spowoduje automatyczne dopasowanie najwyżej punktowanej usługi do wprowadzonych procedur - automatycznie zostanie wypełnione pole „Kod usługi” oraz automatycznie zostaną wykonane wszystkie czynności jakie są wykonywane przy wypełnianiu pola „Kod usługi” (przy świadczeniach ambulatoryjnej opieki specjalistycznej wypełnianie formularza danych usługi rozpoczyna się od wprowadzenia procedur i użycia przycisku „Dopasuj usługę” w celu automatycznego dopasowania usługi do wskazanych procedur).
• Synchronizuj procedury przy wizycie z powyższymi - żądanie aktualizacji procedur przy wizycie (po zaznaczeniu tego pola, kody procedur przy wizycie będą identyczne jak wykazane przy usłudze); pole jest dostępne tylko dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia
• Kody efektów programu profilaktycznego – wykazywane w przypadku niektórych świadczeń Program Profilaktyki Chorób Odtytoniowych i Programu Profilaktyki Gruźlicy; opis dla każdego z kodów wyświetla się w postaci dymka po najechaniu kursorem myszy na pole zaznaczenia (checkbox) dla danego kodu
• Kod specjalnego rozliczenia - przy wybieraniu kodu specjalnego rozliczenia automatycznie wypełnia się mnożnik specjalnego rozliczenia (o ile dany kod specjalnego rozliczenia ma określony mnożnik, w przeciwnym razie wartość mnożnika należy wprowadzić ręcznie)
• Mnożnik specjalnego rozliczenia - pole wypełniane automatycznie przy wybraniu kodu specjalnego rozliczenia o ile dany kod specjalnego rozliczenia ma określony mnożnik (dla pozostałych kodów specjalnego rozliczenia pole jest wypełniane ręcznie); przycisk „Więcej kodów specjalnego rozliczenia” umożliwia wprowadzenie większej ilości kodów i mnożników specjalnego rozliczenia – każde kolejne kliknięcie tego przycisku wyświetla kolejną parę pól „Kod specjalnego rozliczenia” i „Mnożnik specjalnego rozliczenia”
• Dodatkowy personel realizujący - aby wprowadzić dane dodatkowego personelu realizującego usługę (m.in. w psychiatrii, leczeniu uzależnień, opiece koordynowanej w POZ) należy kliknąć przycisk "Dodaj dodatkowy personel realizujący" a wówczas wyświetli się trójka pól umożliwiająca wprowadzenie danych dodatkowego personelu realizującego usługę, jeżeli zachodzi potrzeba dodania większej ilości dodatkowego personelu realizującego usługę należy ponownie skorzystać z przycisku "Dodaj dodatkowy personel realizujący"
• Skorygowana ostrość wzroku (w skali Snellena) w przypadku zabiegu usunięcia zaćmy lewego oka – skorygowana ostrość wzroku dla lewego oka określana w specjalistyce w przypadku realizacji zabiegu zaćmy lewego oka
• Pęknięcie torebki tylnej w przypadku zabiegu usunięcia zaćmy lewego oka – określenie czy doszło do pęknięcia torebki stawowej tylnej lewego oka określana w specjalistyce w przypadku realizacji zabiegu zaćmy lewego oka
• Wystąpienie zapalenia wnętrza gałki ocznej w przypadku zabiegu usunięcia zaćmy lewego oka – określenie czy wystąpiło zapalenie wnętrza gałki lewego oka określana w specjalistyce w przypadku realizacji zabiegu zaćmy lewego oka
• Skorygowana ostrość wzroku (w skali Snellena) w przypadku zabiegu usunięcia zaćmy prawego oka – skorygowana ostrość wzroku dla prawego oka określana w specjalistyce w przypadku realizacji zabiegu zaćmy prawego oka
• Pęknięcie torebki tylnej w przypadku zabiegu usunięcia zaćmy prawego oka – określenie czy doszło do pęknięcia torebki stawowej tylnej prawego oka określana w specjalistyce w przypadku realizacji zabiegu zaćmy prawego oka
• Wystąpienie zapalenia wnętrza gałki ocznej w przypadku zabiegu usunięcia zaćmy prawego oka – określenie czy wystąpiło zapalenie wnętrza gałki prawego oka określana w specjalistyce w przypadku realizacji zabiegu zaćmy prawego oka
• Czucie bólu, Funkcje związane z tolerancją wysiłku, … - wyniki oceny funkcjonowania pacjenta przed rozpoczęciem i po zakończeniu cyklu rehabilitacyjnego według klasyfikacji ICF (wykazywane przy ostatniej wizycie cyklu rehabilitacyjnego)
• Świadczenie ratujące życie - służy do oznaczania świadczeń ratujących życie
• Pacjent jest studentem – służy do oznaczania czy w dniu wizyty pacjent był studentem
• Współczynnik korygujący – współczynnik korygujący krotność dla usług pierwszorazowych w specjalistyce
• Świadczenie niepodlegające rozliczeniu - służy do oznaczania świadczeń, które nie podlegają rozliczeniu z NFZ (np. w przypadku świadczeń ponadlimitowych lub świadczeń wprowadzanych informacyjnie na potrzeby wewnętrzne zakładu opieki zdrowotnej)
• Zapamiętaj dane - pole służy do zapamiętania danych wprowadzonych do formularza; jeżeli pole zostanie zaznaczone i usługa zostanie dodana, wówczas przy próbie dodawania kolejnej usługi system automatycznie wypełni formularz danych usługi zapamiętanymi danymi (mechanizm znajduje zastosowanie przy wprowadzaniu usług podobnych, gdy łatwiej zmienić zapamiętane dane niż wprowadzić dane od nowa)

Po wypełnieniu formularza i zatwierdzeniu danych przyciskiem system weryfikuje ich poprawność i jeśli są błędne wyświetla odpowiedni komunikat co należy poprawić a jeśli są poprawne przypisuje usługę do wizyty. Usługa wyświetla się na liście usług zrealizowanych w ramach wizyty i otrzymuje status "wprowadzona" z adnotacją „do wysłania”, co oznacza, że dane usługi powinny zostać ujęte w raporcie I fazy (pliku SWX) do przekazania do NFZ.

Przy każdej usłudze zrealizowanej w ramach wizyty dostępne mogą być trzy przyciski:

• Edytuj - przycisk wyświetla formularz danych usługi i umożliwia ich modyfikację; przycisk staje się niedostępny w momencie przekazania danych usługi do NFZ, zaś ponownie dostępny staje się po otrzymaniu z NFZ informacji zwrotnej dotyczącej danej usługi; po zmodyfikowaniu danych usługi i ich zatwierdzeniu usługa otrzymuje ponownie status "wprowadzona" z adnotacją „do wysłania” aby zmiany w danych usługi zostały przekazane do NFZ
• Usuń - przycisk umożliwia usunięcie danej usługi; jeżeli dane usługi nie były jeszcze przekazywane do NFZ usługa jest usuwana z systemu; jeżeli dane usługi były już przynajmniej raz przekazywane do NFZ, wówczas usługa nie jest usuwana tylko otrzymuje status „do usunięcia” (tak oznaczone usługi są przekazywane do NFZ aby mogły być usunięte z systemów NFZ, a dopiero po otrzymaniu z NFZ potwierdzenia o usunięciu danej usługi jest ona usuwana również z systemu jHIS - automatycznie); przycisk staje się niedostępny w momencie przekazania danych usługi do NFZ, zaś ponownie dostępny staje się po otrzymaniu z NFZ informacji zwrotnej dotyczącej danej usługi
• Zobacz - przycisk wyświetla podgląd formularza danych usługi bez możliwości edycji danych usługi

Przycisk „Dodaj” widoczny pod listą usług umożliwia dodawanie kolejnych usług według opisanego wcześniej procesu, przy czym w zależności od rodzajów świadczeń istnieją limity na ilość usług możliwych do wykazania w ramach jednej wizyty (np. w przypadku świadczeń ambulatoryjnej opieki specjalistycznej w ramach wizyty może być wykazana tylko jedna usługa w ramach umowy).

Przycisk „Zamknij” zamyka okno usług wykazanych w ramach wizyty. Przy wizytach gdzie zostały wykazane jakiekolwiek usługi przyciski „Usługi” zmieniają kolor z niebieskiego na zielony.

UWAGA!

Mechanizm Zdarzeń Medycznych wymaga zgodności listy rozpoznań i procedur wykazanych przez lekarza na wizycie i listy rozpoznań i procedur wykazanych przy usłudze zrealizowanej w ramach tej wizyty. Jeżeli przy próbie zapisania danych usługi system zgłasza błąd niezgodności rozpoznań / procedur przy usłudze i wizycie należy uspójnić te dane, przy czym w pierwszej kolejności lekarz realizujący wizytę musi poprawić dane rozpoznań / procedur przy wizycie a dopiero potem można dokonać analogicznej korekty przy usłudze zrealizowanej w ramach tej wizyty. Jeżeli zachodzi potrzeba zmiany rozpoznania przy wizycie, przy której wykazano tylko jedno rozpoznanie, wówczas lekarz najpierw powinien dodać do wizyty nowe (zmienione) rozpoznanie a potem usunąć dotychczasowe (wynika to z faktu że przy zrealizowanej wizycie musi istnieć rozpoznanie).