Funkcjonalność „Grafiki aparatury” służy do planowania grafików pracy aparatury w poszczególnych poradniach / oddziałach zakładu opieki zdrowotnej. Grafiki aparatury planowane są w sytuacji gdy nie jest istotne kto będzie dane urządzenie (np. aparat rentgenowski) obsługiwał, ale kiedy będzie można wykonać zabieg na tym urządzeniu. Grafiki planowane są w każdej poradni / oddziale osobno. Wyróżniamy następujące rodzaje grafików:

• grafik wzorcowy - tygodniowy schematu pracy aparatury medycznej w poradni / oddziale
• wersja grafiku wzorcowego - zapis stanu (snapshot) grafiku wzorcowego z określonej chwili
• grafik bieżący - rzeczywisty grafik pracy aparatury medycznej

Grafiki wzorcowe służą do planowania powtarzających się (cyklicznie w kolejnych tygodniach) terminów pracy aparatury medycznej. Stan grafiku wzorcowego w dowolnym momencie może być zapamiętany w postaci wersji grafiku wzorcowego. Terminy pracy z dowolnej wersji grafiku wzorcowego można skopiować do grafiku bieżącego powielając niejako to co zostało zaplanowane w danej wersji grafiku wzorcowego na kolejne tygodnie pracy aparatury. W ten sposób powstaje rzeczywisty grafik pracy aparatury w zadanym okresie. Wyjątki w pracy aparatury (niedostępności z powodu konserwacji czy naprawy, zmiany godzin pracy w konkretnych dniach) wprowadzane są już na grafiku bieżącym.

Po wybraniu funkcjonalności „Grafiki aparatury” z menu „Personel” wyświetla się wyszukiwarka aparatury medycznej. Wyszukiwanie możliwe jest za pomocą dowolnej kombinacji następujących kryteriów:

• nazwa przychodni - fragment nazwy przychodni (wielkość liter nie ma znaczenia)
• adres przychodni - fragment adresu przychodni (wielkość liter nie ma znaczenia)
• nazwa poradni / oddziału - fragment nazwy poradni / oddziału (wielkość liter nie ma znaczenia)
• adres poradni / oddziału - fragment adresu poradni / oddziału (wielkość liter nie ma znaczenia)
• nazwa aparatury - fragment nazwy aparatury (wielkość liter nie ma znaczenia)

Po wprowadzeniu kryteriów i naciśnięciu przycisku „Szukaj” wyświetlana jest lista aparatur spełniających kryteria wyszukiwania a przy każdej z nich:

• lista wyboru grafiku wzorcowego lub jednej z jego wersji umożliwiająca wyświetlenie takiego grafiku/wersji (o ile dla danej aparatury w danej poradni / oddziale został już utworzony grafik)
• przycisk „Przejdź” umożliwiający wyświetlenie grafiku bieżącego (o ile dla danej aparatury w danej poradni / oddziale został już utworzony grafik)
• przycisk „Utwórz grafik” umożliwiający utworzenie grafiku pracy aparatury w danej poradni / oddziale (o ile dla danej aparatury w danej poradni / oddziale nie został jeszcze utworzony grafik)
• przycisk „Usuń grafik” umożliwiający usunięcie grafiku pracy aparatury w danej poradni / oddziale (jeżeli na jakikolwiek z usuwanych terminów była zaplanowana wizyta, wówczas taka wizyta otrzyma status „do odwołania”) (o ile dla danej aparatury w danej poradni / oddziale został już utworzony grafik)

Jeżeli dla danej aparatury nie istnieje jeszcze grafik pracy w danej poradni / oddziale wówczas wystarczy kliknąć przycisk „Utwórz grafik” przy tej aparaturze aby taki grafik został utworzony. Analogicznie można usunąć już utworzony grafik klikając na przycisk „Usuń grafik” przy danej aparaturze.

Po wybraniu z listy rozwijanej widocznej w kolumnie „Grafik wzorcowy” pozycji o tej samej nazwie system wyświetla siatkę do planowania grafiku wzorcowego. Siatka ma siedem kolumn odpowiadających kolejnym dniom tygodnia (od poniedziałku do niedzieli). Wiersze odpowiadają możliwym godzinom pracy (siatka jest ograniczona do godzin pracy poradni / oddziału a każda godzina podzielona jest na 12 części po 5 minut).

Nad siatką znajduje się formularz a w nim dostępne są następujące opcje:

• Zmień grafik - umożliwia przełączanie się pomiędzy grafikiem wzorcowym a wersjami grafiku wzorcowego (o ile jakiekolwiek zostały utworzone)
• Zmień poradnię - umożliwia wyświetlenie wzorcowego grafiku pracy aparatury w innej poradni (jeśli aparatura funkcjonuje w kilku poradniach)
• Zatwierdź wzorzec - umożliwia zapisanie aktualnego stanu grafiku wzorcowego jako wersji grafiku wzorcowego
• Powrót do wyszukiwania aparatury - umożliwia powrót do wyszukiwarki aparatury
• Pomoc - umożliwia wyświetlenia okienka objaśniającego znaczenie poszczególnych kolorów na grafiku

Tworzenie grafiku wzorcowego odbywa się na zasadzie przeciągania kursora myszy (z wciśniętym lewym przyciskiem myszy) nad siatką grafiku. W momencie zwolnienia lewego przycisku myszy pojawia się okno z parametrami slotu (zestawu planowanych terminów wizyt, okresu dostępności aparatury do obsługiwania pacjentów / przeprowadzania operacji lub przerwy w działaniu aparatury):

• godzina rozpoczęcia - wypełniona wartością gdzie na siatce zaczyna się planowany slot, godzinę tę można zmienić
• godzina zakończenia - wypełniona wartością gdzie na siatce kończy się planowany slot, godzinę tę można zmienić
• typ - określa czy jest to czas przewidziany na wizytę, czy jest to czas dostępności aparatury (do obsługiwania pacjentów / przeprowadzania operacji przy jej użyciu / realizowania zabiegów rehabilitacyjnych przy jej użyciu), czy też jest to przerwa w działaniu aparatury (domyślnie wybrana jest wizyta)
• dostępność dla rehabilitacji – jeśli jako typ slotu wybrano dostępność wówczas pojawia się pole „dostępność dla rehabilitacji” umożliwiające określenie jakich warunków realizacji zabiegów rehabilitacyjnych dana dostępność dotyczy (o ile dostępność ma dotyczyć realizacji zabiegów rehabilitacyjnych); tylko dostępności dla których wypełniono pole „dostępność dla rehabilitacji” będą widoczne przy planowaniu zabiegów rehabilitacyjnych
• typ wizyty - określa typ wizyty możliwy do wybrania spośród typów zdefiniowanych dla danej poradni (jeżeli poradnia ma określony domyślny typ wizyty wówczas jest on od razu wybrany)
• rodzaj wizyty (NFZ-owa, komercyjna) - określa jak będzie wyglądał proces zapisu na wizytę; opcje wyboru dostępne w zależności od rodzaju wizyty przypisanego do danej poradni: ◦ jeżeli poradnia ma przypisany rodzaj wizyty NFZ-owa lub komercyjna wówczas dostępny jest tylko ten rodzaj wizyty ◦ jeżeli poradnia ma przypisany rodzaj wizyty mieszana wówczas dostępne są obydwa rodzaje NFZ-owa i komercyjna
• widoczność w rejestracji internetowej - określa czy dany termin / zestaw terminów ma być widoczny w portalu internetowym dla pacjentów (pacjenci będą mogli sami przez internet umawiać się na wizyty w takich terminach)
• ilość wizyt - określa ile wizyt zostanie zaplanowanych w danym przedziale czasu (jeżeli dany przedział czasu da się podzielić na części po tyle minut ile wynosi domyślny czas trwania wizyty w danej poradni, wówczas taka ilość wizyt zostanie domyślnie wybrana)

Po uzupełnieniu / weryfikacji parametrów slotu należy je zatwierdzić przyciskiem „Dodaj”. Wówczas okno z parametrami znika a na siatce pojawia się zaplanowany slot. Jeżeli dla typu wizyty wybranego przy dodawaniu slotu został zdefiniowany kolor wyróżnienia, wówczas w prawym górnym rogu slotu pojawia się plamka w tym kolorze.

Zaplanowane w grafiku sloty można modyfikować, wydłużać, skracać, przenosić, kopiować i usuwać. Aby zmodyfikować lub usunąć slot należy kliknąć na nim myszą - pojawi się wówczas okienko z parametrami slotu - wówczas można zmodyfikować parametry i zapisać je przyciskiem „Zapisz” lub usunąć slot przyciskiem „Usuń”. Jeżeli umieścimy kursor myszy na dolnej krawędzi slotu wówczas przytrzymując wciśnięty lewy przycisk myszy można zmienić długość slotu (wydłużyć go lub skrócić) - zmiana zostanie zatwierdzona po zwolnieniu lewego przycisku myszy (slot można wydłużyć lub skrócić jedynie o wielokrotność czasu trwania wizyty określonego w parametrach slotu). Jeżeli umieścimy kursor myszy na nagłówku slotu wówczas przytrzymując wciśnięty lewy przycisk myszy można przesunąć slot w inne miejsce siatki (inna godzina, inny dzień) - zmiana zostanie zatwierdzona po zwolnieniu lewego przycisku myszy. Jeżeli zaś umieścimy kursor myszy na nagłówku slotu i przytrzymamy na klawiaturze wciśnięty przycisk Shift wówczas przytrzymując równocześnie wciśnięty lewy przycisk myszy można skopiować slot w inne miejsce siatki (na inną godzinę, na inny dzień) - zmiana zostanie zatwierdzona po zwolnieniu lewego przycisku myszy.

Aby na postawie grafiku wzorcowego utworzyć grafik bieżący należy zatwierdzić grafik wzorcowy przyciskiem widocznym w formularzu nad grafikiem (zostanie wówczas utworzona wersja grafiku wzorcowego opatrzona datą i godziną utworzenia), a następnie z listy „Zmień grafik” w tym samym formularzu wybrać utworzoną wersję. Zostanie wówczas wyświetlona wybrana wersja grafiku wzorcowego a nad nią formularz umożliwiający skopiowanie danych z tej wersji do grafiku bieżącego. Sloty w wersjach grafiku wzorcowego nie mogą być modyfikowane ani usuwane - można jedynie uzyskać podgląd parametrów slotu klikając na takim slocie lewym przyciskiem myszą. Formularz nad wersją grafiku wzorcowego pozwala skopiować (powielić) sloty zaplanowane w tej wersji do grafiku bieżącego na wskazany okres (pełnymi tygodniami), z możliwością kopiowania co tydzień, co dwa tygodnie, co trzy tygodnie, itd. Kopiowanie co określoną ilość tygodni może być użyteczne jeśli pracownik ma różne schematy czasu pracy używane naprzemiennie w kolejnych tygodniach - należy wówczas stworzyć różne wersje grafiku wzorcowego i każdą skopiować na inne tygodnie.

Aby skopiować dane z wersji grafiku wzorcowego do grafiku bieżącego należy w formularzu na górze strony wskazać zakres tygodni (i ewentualnie zaznaczyć co ile tygodni ma się odbywać kopiowanie) a następnie nacisnąć przycisk „Kopiuj”. System poprosi jeszcze o potwierdzenie - prośba o potwierdzenie zostanie wyświetlona nad formularzem kopiowania (należy zatwierdzić kopiowanie korzystając z przycisku „Tak” lub zrezygnować z kopiowania korzystając przycisku „Nie”). Po zakończeniu kopiowania system poinformuje o tym stosownym komunikatem.

Konsekwencje kopiowania są następujące:

• we wszystkich tygodniach w grafiku bieżącym gdzie nie było wykonywanych żadnych ręcznych zmian (dodawania/modyfikacji/usuwania pojedynczych slotów w konkretnych dniach, dodawania niedostępności) w okresie na który następowało kopiowanie wszystkie wcześniej istniejące terminy są usuwane a tworzone są nowe takie jak w kopii grafiku wzorcowego
  • jeżeli w wyniku kopiowania z grafiku bieżącego jest usuwany jakiś termin a w jego miejsce pojawia się nowy nie ma to wpływu na umówione wizyty
  • jeżeli w wyniku kopiowania z grafiku bieżącego jest usuwany jakiś termin a w jego miejsce nie pojawia się nowy, wówczas wizyty zaplanowane w tym terminie są oznaczane „do odwołania” - zadaniem pracowników rejestracji jest powiadomić pacjentów i odwołać tak oznaczone wizyty
• we wszystkich tygodniach w grafiku bieżącym gdzie były wykonywane ręczne zmiany (dodawanie/modyfikacja/usuwanie pojedynczych slotów w konkretnych dniach, dodawanie niedostępności) przy kopiowaniu nie są wprowadzane żadne zmiany - takie tygodnie są przy kopiowaniu pomijane z tego względu, że ręcznie wykonane zmiany (zwykle są to sytuacje wyjątkowe) mają wyższy priorytet niż powtarzalny schemat

Widok grafiku bieżącego jest zbliżony do widoku grafiku wzorcowego z tą różnicą, że mamy tu do czynienia już z konkretnymi datami a nad siatką grafiku wyświetla się informacja na temat danego tygodnia - czy został on skopiowany z wersji grafiku wzorcowego czy też był tworzony / modyfikowany ręcznie. Inny jest także formularz nad grafikiem.

W formularzu nad grafikiem dostępne są następujące opcje:

• Przejdź do poradni - umożliwia wyświetlenie wzorcowego grafiku pracy aparatury w innej poradni (jeśli aparatura funkcjonuje w kilku poradniach)
• Niedostępność (z przyciskami „Dodaj”, „Usuń”, „Lista”) - umożliwia dodawanie, usuwanie i podgląd niedostępności aparatury (w przeciwieństwie do przerw niedostępności dotyczą całych dni)
• Zmień tydzień - umożliwia poruszanie się pomiędzy różnymi tygodniami grafiku bieżącego (aby przejść do innego tygodnia należy kliknąć w polu daty, wskazać w kalendarzu dowolny dzień z tygodnia do którego chcemy przejść i nacisnąć przycisk „Przejdź”; aby przejść do poprzedniego tygodnia względem aktualnie wyświetlanego należy nacisnąć przycisk „Poprzedni”; aby przejść do następnego tygodnia względem aktualnie wyświetlanego należy nacisnąć przycisk „Następny”)
• Powrót do wyszukiwania aparatury - umożliwia powrót do wyszukiwarki aparatury
• Pomoc - umożliwia wyświetlenia okienka objaśniającego znaczenie poszczególnych kolorów na grafiku

Aby dodać niedostępność należy wskazać dzień rozpoczęcia niedostępności i dzień zakończenia niedostępności (w jednym i drugim przypadku klikając w polu i wybierając datę z kalendarza) i potwierdzić przyciskiem „Dodaj”. Niedostępność pojawi się na grafiku jako jasnożółte podświetlenie kolumn odpowiadających dniom niedostępności. Aby usunąć niedostępność należy wskazać dzień rozpoczęcia niedostępności i dzień zakończenia niedostępności (w jednym i drugim przypadku klikając w polu i wybierając datę z kalendarza) i potwierdzić przyciskiem „Usuń”. Usuwać można także część niedostępności w przypadku niedostępności kilkudniowej wskazując w formularzu krótszy okres. Aby zobaczyć listę zaplanowanych niedostępności aparatury należy kliknąć przycisk „Lista” - otworzy się wówczas w nowym oknie lista zaplanowanych niedostępności aparatury w danej poradni.

Zasady dodawania, edycji, usuwania, wydłużania, skracania, przesuwania i kopiowania slotów w grafiku bieżącym są identyczne jak w grafiku wzorcowym.

Sloty w grafikach mogą mieć następujące kolory:

• niebieski – sloty w tym kolorze oznaczają prawidłowo zaplanowane terminy przyjęć
• zielony – sloty w tym kolorze oznaczają zaplanowane okresy dostępności
• żółty – sloty w tym kolorze oznaczają zaplanowane przerwy w użytkowaniu aparatury

Tło kolumn w grafiku może mieć następujące kolory:

• fioletowy – tło w tym kolorze oznacza dzień bieżący (dzisiejszy)
• brzoskwiniowy – tło w tym kolorze oznacza dzień wolny
• jasnożółty – tło w tym kolorze oznacza niedostępność aparatury
• szary – tło w tym kolorze jest stosowane w poradniach POZ i oznacza że w tym czasie w danej poradni nie ma zaplanowanych żadnych slotów wśród personelu pracującego w tej poradni i aparatury działającej w danej poradni
• ciemnozielony – tło w tym kolorze jest stosowane w poradniach POZ i oznacza że w tym czasie w danej poradni jest zaplanowany przynajmniej jeden slot wśród personelu pracującego w tej poradni i aparatury działającej w danej poradni