Funkcjonalność „Grafiki personelu” służy do planowania grafików pracy personelu w poszczególnych poradniach / oddziałach zakładu opieki zdrowotnej. Grafiki planowane są w każdej poradni / oddziale osobno. Wyróżniamy następujące rodzaje grafików:

• grafik wzorcowy - tygodniowy schematu pracy pracownika medycznego w poradni / oddziale
• wersja grafiku wzorcowego - zapis stanu (snapshot) grafiku wzorcowego z określonej chwili
• grafik bieżący - rzeczywisty grafik pracy pracownika medycznego

Grafiki wzorcowe reprezentują schematy pracy personelu medycznego (powtarzające się cyklicznie w kolejnych tygodniach terminy przyjęć). W grafikach wzorcowych nie ma określenia dat a tylko dni tygodnia. Stan grafiku wzorcowego w dowolnym momencie może być zapamiętany w postaci wersji grafiku wzorcowego. Terminy przyjęć z dowolnej wersji grafiku wzorcowego można kopiować do grafiku bieżącego powielając niejako to co zostało zaplanowane w danej wersji grafiku wzorcowego na kolejne tygodnie pracy personelu. W ten sposób powstaje rzeczywisty grafik pracy personelu w zadanym okresie. Wyjątki w pracy personelu (nieobecności, urlopy, zmiany godzin pracy w konkretnych dniach) wprowadzane są już na grafiku bieżącym.

Po wybraniu funkcjonalności „Grafiki personelu” z menu „Personel” wyświetla się wyszukiwarka personelu medycznego. Wyszukiwanie możliwe jest za pomocą dowolnej kombinacji następujących kryteriów:

• imię - początek imienia pracownika medycznego (wielkość liter nie ma znaczenia)
• nazwisko - początek nazwiska pracownika medycznego (wielkość liter nie ma znaczenia)
• PESEL - PESEL pracownika medycznego
• numer prawa wykonywania zawodu - numer PWZ pracownika medycznego

Po wprowadzeniu kryteriów i naciśnięciu przycisku „Szukaj” wyświetlana jest lista pracowników spełniających kryteria wyszukiwania a przy każdym z nich przycisk „Lista grafików” umożliwiający wyświetlenie listy grafików danej osoby.

Po naciśnięciu przycisku „Lista grafików” przy wybranym personelu wyświetla się lista poradni / oddziałów w których dana osoba pracuje a przy każdej z nich:

• lista wyboru grafiku wzorcowego lub jednej z jego wersji umożliwiająca wyświetlenie takiego grafiku/wersji
• przycisk „Przejdź” umożliwiający wyświetlenie grafiku bieżącego
• przycisk „Wyczyść od podanej daty” umożliwiający usunięcie wszystkich zaplanowanych w grafiku terminów od dowolnie wskazanej daty w przyszłość (jeżeli na którykolwiek z usuwanych terminów była zaplanowana wizyta, wówczas taka wizyta otrzyma status „do odwołania”)
• przycisk „Usuń” umożliwiający usunięcie grafików (wzorcowego, wersji i bieżącego) w danej poradni / oddziale (jeżeli na jakikolwiek z usuwanych terminów była zaplanowana wizyta, wówczas taka wizyta otrzyma status „do odwołania”)

Po wybraniu z listy rozwijanej widocznej w kolumnie „Grafik wzorcowy” pozycji „Grafik wzorcowy” system wyświetla siatkę do planowania grafiku wzorcowego. Siatka ma siedem kolumn odpowiadających kolejnym dniom tygodnia (od poniedziałku do niedzieli). Wiersze odpowiadają możliwym godzinom przyjęć (siatka jest ograniczona do godzin pracy poradni / oddziału a każda godzina podzielona jest na 12 części po 5 minut).

Nad siatką znajduje się formularz a w nim dostępne są następujące opcje:

• Podświetlaj gabinet - umożliwia wybranie gabinetu z listy gabinetów funkcjonujących w danej poradni po czym zaznacza na grafiku (kolorem jasnopomarańczowym) godziny w których dany gabinet jest już zajęty - jest to wskazówką dla planującego grafik kiedy z danego gabinetu można skorzystać a kiedy nie
• Zmień grafik - umożliwia przełączanie się pomiędzy grafikiem wzorcowym a wersjami grafiku wzorcowego (o ile jakiekolwiek zostały utworzone)
• Zmień poradnię - umożliwia wyświetlenie wzorcowego grafiku pracy personelu w innej poradni (jeśli pracownik pracuje w kilku poradniach)
• Zatwierdź wzorzec - umożliwia zapisanie aktualnego stanu grafiku wzorcowego jako wersji grafiku wzorcowego
• Powrót do listy grafików personelu - umożliwia powrót do listy grafików danego pracownika
• Pomoc - umożliwia wyświetlenia okienka objaśniającego znaczenie poszczególnych kolorów na grafiku

Tworzenie grafiku wzorcowego odbywa się na zasadzie przeciągania kursora myszy (z wciśniętym lewym przyciskiem myszy) nad siatką grafiku. W momencie zwolnienia lewego przycisku myszy pojawia się okno z parametrami slotu (zestawu planowanych terminów wizyt, okresu dostępności personelu do przyjmowania pacjentów / prowadzenia operacji lub przerwy w pracy personelu):

• godzina rozpoczęcia - wypełniona wartością gdzie na siatce zaczyna się planowany slot, godzinę tę można zmienić
• godzina zakończenia - wypełniona wartością gdzie na siatce kończy się planowany slot, godzinę tę można zmienić
• typ - określa czy jest to czas przewidziany na wizytę, czy jest to czas dostępności personelu (do przyjmowania pacjentów / prowadzenia operacji / realizowania zabiegów rehabilitacyjnych), czy też jest to przerwa w pracy personelu (domyślnie wybrana jest wizyta)
• dostępność dla rehabilitacji – jeśli jako typ slotu wybrano dostępność wówczas pojawia się pole „dostępność dla rehabilitacji” umożliwiające określenie jakich warunków realizacji zabiegów rehabilitacyjnych dana dostępność dotyczy (o ile dostępność ma dotyczyć realizacji zabiegów rehabilitacyjnych); tylko dostępności dla których wypełniono pole „dostępność dla rehabilitacji” będą widoczne przy planowaniu zabiegów rehabilitacyjnych
• typ wizyty - określa typ wizyty możliwy do wybrania spośród typów zdefiniowanych dla danej poradni (jeżeli poradnia ma określony domyślny typ wizyty wówczas jest on od razu wybrany)
• rodzaj wizyty (NFZ-owa, komercyjna) - określa jak będzie wyglądał proces zapisu na wizytę; opcje wyboru dostępne w zależności od rodzaju wizyty przypisanego do danej poradni:
  • jeżeli poradnia ma przypisany rodzaj wizyty NFZ-owa lub komercyjna wówczas dostępny jest tylko ten rodzaj wizyty 280
  • jeżeli poradnia ma przypisany rodzaj wizyty mieszana wówczas dostępne są obydwa rodzaje NFZ-owa i komercyjna
• gabinet - gabinet w którym ma się odbyć wizyta (jeżeli jest tylko jeden gabinet w poradni a domyślny typ wizyty wymaga określenia gabinetu wówczas ten gabinet jest domyślnie wybrany)
• widoczność w rejestracji internetowej - określa czy dany termin / zestaw terminów ma być widoczny w portalu internetowym dla pacjentów (pacjenci będą mogli sami przez internet umawiać się na wizyty w takich terminach)
• widoczność w serwisie ZnanyLekarz – określa czy dany termin / zestaw terminów ma być widoczny w serwisie ZnanyLekarz (pacjenci będą mogli sami za pośrednictwem serwisu ZnanyLekarz umawiać się na wizyty w takich terminach)
• ilość wizyt - określa ile wizyt zostanie zaplanowanych w danym przedziale czasu (jeżeli dany przedział czasu da się podzielić na części po tyle minut ile wynosi domyślny czas trwania wizyty w danej poradni, wówczas taka ilość wizyt zostanie domyślnie wybrana)

UWAGA!

Sloty z zaznaczonym polem „widoczność w rejestracji internetowej” będą widoczne w portalu dla pacjentów wyłącznie w sytuacji gdy wskazany przy slocie typ wizyty będzie miał w słowniku typów wizyt wskazane przeznaczenie „wizyta” i nie będzie oznaczony jako „sesja grupowa”. Ponadto jeżeli przy slocie wskazano, że jest on przeznaczony na wizyty komercyjne wówczas należy zadbać o to aby w danej poradni istniał domyślny aktualnie obowiązujący cennik. W portalu wyświetlane są tylko sloty z terminami począwszy od dnia jutrzejszego (terminy przeszłe i z dnia dzisiejszego nie są wyświetlane).

Po uzupełnieniu / zweryfikowaniu parametrów slotu należy je zatwierdzić przyciskiem „Dodaj”. Wówczas okno z parametrami znika a na siatce pojawia się zaplanowany slot. Jeżeli dla typu wizyty wybranego przy dodawaniu slotu został zdefiniowany kolor wyróżnienia, wówczas w prawym górnym rogu slotu pojawia się plamka w tym kolorze.

Zaplanowane w grafiku sloty można modyfikować, wydłużać, skracać, przenosić, kopiować i usuwać. Aby zmodyfikować lub usunąć slot należy kliknąć na nim myszą - pojawi się wówczas okienko z parametrami slotu - wówczas można zmodyfikować parametry i zapisać je przyciskiem „Zapisz” lub usunąć slot przyciskiem „Usuń”. Jeżeli umieścimy kursor myszy na dolnej krawędzi slotu wówczas przytrzymując wciśnięty lewy przycisk myszy można zmienić długość slotu (wydłużyć go lub skrócić) - zmiana zostanie zatwierdzona po zwolnieniu lewego przycisku myszy (slot można wydłużyć lub skrócić jedynie o wielokrotność czasu trwania wizyty określonego w parametrach slotu). Jeżeli umieścimy kursor myszy na nagłówku slotu wówczas przytrzymując wciśnięty lewy przycisk myszy można przesunąć slot w inne miejsce siatki (na inną godzinę, na inny dzień) - zmiana zostanie zatwierdzona po zwolnieniu lewego przycisku myszy. Jeżeli zaś umieścimy kursor myszy na nagłówku slotu i przytrzymamy na klawiaturze wciśnięty przycisk Shift wówczas przytrzymując równocześnie wciśnięty lewy przycisk myszy można skopiować slot w inne miejsce siatki (na inną godzinę, na inny dzień) - zmiana zostanie zatwierdzona po zwolnieniu lewego przycisku myszy.

Aby na postawie grafiku wzorcowego utworzyć grafik bieżący należy zatwierdzić grafik wzorcowy przyciskiem widocznym w formularzu nad grafikiem (zostanie wówczas utworzona wersja grafiku wzorcowego opatrzona datą i godziną utworzenia), a następnie z listy „Zmień grafik” w tym samym formularzu wybrać utworzoną wersję. Zostanie wówczas wyświetlona wybrana wersja grafiku wzorcowego a nad nią formularz umożliwiający skopiowanie danych z tej wersji do grafiku bieżącego. Sloty w wersjach grafiku wzorcowego nie mogą być modyfikowane ani usuwane - można jedynie uzyskać podgląd parametrów slotu klikając na takim slocie lewym przyciskiem myszy. Formularz nad wersją grafiku wzorcowego pozwala skopiować (powielić) sloty zaplanowane w tej wersji do grafiku bieżącego na wskazany okres (pełnymi tygodniami), z możliwością kopiowania co tydzień, co dwa tygodnie, co trzy tygodnie, itd. Kopiowanie co określoną ilość tygodni może być użyteczne jeśli pracownik ma różne schematy czasu pracy używane naprzemiennie w kolejnych tygodniach - należy wówczas stworzyć różne wersje grafiku wzorcowego i każdą skopiować na inne tygodnie.

Aby skopiować dane z wersji grafiku wzorcowego do grafiku bieżącego należy w formularzu na górze strony wskazać zakres tygodni (i ewentualnie zaznaczyć co ile tygodni ma się odbywać kopiowanie) a następnie nacisnąć przycisk „Kopiuj”. System poprosi jeszcze o potwierdzenie - prośba o potwierdzenie zostanie wyświetlona nad formularzem kopiowania (należy zatwierdzić kopiowanie korzystając z przycisku „Tak” lub zrezygnować z kopiowania korzystając przycisku „Nie”). Po zakończeniu kopiowania system poinformuje o tym stosownym komunikatem. Ponadto jeżeli w trakcie kopiowania pojawiły się jakieś konflikty pomiędzy poszczególnymi grafikami bieżącymi danego personelu / aparatury z różnych poradni, wówczas system wyświetli także informację o zaistniałych konfliktach – takie konflikty należy usunąć ręcznie w grafikach bieżących.

Konsekwencje kopiowania są następujące:

• we wszystkich tygodniach w grafiku bieżącym gdzie nie było wykonywanych żadnych ręcznych zmian (dodawania/modyfikacji/usuwania pojedynczych slotów w konkretnych dniach, dodawania nieobecności) w okresie na który następowało kopiowanie wszystkie wcześniej istniejące terminy są usuwane a tworzone są nowe takie jak w wersji grafiku wzorcowego
  • jeżeli w wyniku kopiowania z grafiku bieżącego jest usuwany jakiś termin a w jego miejsce pojawia się nowy nie ma to wpływu na umówione wizyty
  • jeżeli w wyniku kopiowania z grafiku bieżącego jest usuwany jakiś termin a w jego miejsce nie pojawia się nowy, wówczas wizyty zaplanowane w tym terminie są oznaczane „do odwołania” - zadaniem pracowników rejestracji jest powiadomić pacjentów i odwołać tak oznaczone wizyty
• we wszystkich tygodniach w grafiku bieżącym gdzie były wykonywane ręczne zmiany (dodawanie/modyfikacja/usuwanie pojedynczych slotów w konkretnych dniach, dodawanie nieobecności) przy kopiowaniu nie są wprowadzane żadne zmiany - takie tygodnie są przy kopiowaniu pomijane z tego względu, że wykonane ręcznie zmiany na grafiku bieżącym (zwykle są to sytuacje wyjątkowe) mają wyższy priorytet niż powtarzalny schemat

Widok grafiku bieżącego jest zbliżony do widoku grafiku wzorcowego z tą różnicą, że mamy tu do czynienia już z konkretnymi datami a nad siatką grafiku wyświetla się informacja na temat danego tygodnia - czy został on skopiowany z wersji grafiku wzorcowego czy też był tworzony / modyfikowany ręcznie. Inny jest także formularz nad grafikiem.

W formularzu nad grafikiem dostępne są następujące opcje:

• Podświetlaj gabinet - umożliwia wybranie gabinetu z listy gabinetów funkcjonujących w danej poradni po czym zaznacza na grafiku (kolorem jasnopomarańczowym) godziny k których dany gabinet jest już zajęty - jest to wskazówką dla planującego grafik kiedy z danego gabinetu można skorzystać a kiedy nie
• Przejdź do poradni - umożliwia wyświetlenie bieżącego grafiku pracy personelu w innej poradni (jeśli pracownik pracuje w kilku poradniach) 284
• Nieobecność (z przyciskami „Dodaj”, „Usuń”, „Lista”) - umożliwia dodawanie, usuwanie i podgląd nieobecności personelu (w przeciwieństwie do przerw nieobecności dotyczą całych dni)
• Zmień tydzień - umożliwia poruszanie się pomiędzy różnymi tygodniami grafiku bieżącego (aby przejść do innego tygodnia należy kliknąć w polu daty, wskazać w kalendarzu dowolny dzień z tygodnia do którego chcemy przejść i nacisnąć przycisk „Przejdź”; aby przejść do poprzedniego tygodnia względem aktualnie wyświetlanego należy nacisnąć przycisk „Poprzedni”; aby przejść do następnego tygodnia względem aktualnie wyświetlanego należy nacisnąć przycisk „Następny”)
• Powrót do listy grafików personelu - umożliwia powrót do listy grafików danego pracownika
• Pomoc - umożliwia wyświetlenia okienka objaśniającego znaczenie poszczególnych kolorów na grafiku

Aby dodać nieobecność należy wskazać dzień rozpoczęcia nieobecności, dzień zakończenia nieobecności (w jednym i drugim przypadku klikając w polu i wybierając datę z kalendarza), rodzaj nieobecności (z listy rozwijanej) i potwierdzić przyciskiem „Dodaj”. Nieobecność pojawi się na grafiku jako jasnożółte podświetlenie kolumn odpowiadających dniom nieobecności. Aby usunąć nieobecność należy wskazać dzień rozpoczęcia nieobecności, dzień zakończenia nieobecności (w jednym i drugim przypadku klikając w polu i wybierając datę z kalendarza) i potwierdzić przyciskiem „Usuń”. Usuwać można także część nieobecności w przypadku nieobecności kilkudniowej wskazując w formularzu krótszy okres. Aby zobaczyć listę zaplanowanych nieobecności lekarza należy kliknąć przycisk „Lista” - otworzy się wówczas w nowym oknie lista zaplanowanych nieobecności lekarza w danej poradni.

Zasady dodawania, edycji, usuwania, wydłużania, skracania, przesuwania i kopiowania slotów w grafiku bieżącym są identyczne jak w grafiku wzorcowym.

Sloty w grafikach mogą mieć następujące kolory:

• niebieski – sloty w tym kolorze oznaczają prawidłowo zaplanowane terminy przyjęć
• czerwony – sloty w tym kolorze oznaczają zaplanowane terminy przyjęć ale gabinet w którym zaplanowano przyjęcie jest w tym samym czasie już zajmowany przez inny personel
• zielony – sloty w tym kolorze oznaczają zaplanowane okresy dostępności
• żółty – sloty w tym kolorze oznaczają zaplanowane przerwy w pracy personelu
• różowy – sloty w tym kolorze oznaczają pracę personelu w innych poradniach oraz czas niezbędny na przemieszczenie się personelu pomiędzy poradniami / placówkami, sloty takie są wyświetlane tylko informacyjnie (wynikają z innych zaplanowanych grafików pracy personelu więc nie mogą być dodawane, edytowane ani usuwane), po kliknięciu na takim slocie pojawia się okienko z informacją o miejscu pracy personelu w tym czasie lub z informacją że jest to czas potrzebny przemieszczenie się personelu pomiędzy poradniami / placówkami, jeżeli poradnia której odpowiada różowy slot znajduje się pod innym adresem wówczas przed różowym slotem odpowiadającym czasowi pracy w innej poradni / placówce pojawia się dodatkowy różowy slot o czasie trwania takim jak czas potrzebny na przemieszczenie się personelu z do tej poradni / placówki (z poradni / placówki dla której grafik jest wyświetlany) i po różowym slocie odpowiadającym czasowi pracy w innej poradni / placówce pojawia się dodatkowy różowy slot o czasie trwania takim jak czas potrzebny na przemieszczenie się personelu z tej poradni / placówki (do poradni / placówki dla której grafik jest wyświetlany), czasy te są definiowane zgodnie z opisami w rozdziałach „Dystans komórek” i „Dystans placówek”, przy czym obowiązuje tu zasada, że jeśli został zdefiniowany czas potrzebny na przemieszczenie pomiędzy poradniami, wówczas ten czas jest brany pod uwagę w grafiku, jeśli nie został zdefiniowany czas potrzebny na przemieszczenie pomiędzy poradniami ale został zdefiniowany czas potrzebny na przemieszczenie pomiędzy placówkami w których te poradnie się znajdują, wówczas pod uwagę brany jest czas potrzebny na przemieszczenie pomiędzy placówkami, jeśli nie został zdefiniowany czas potrzebny na przemieszczenie pomiędzy poradniami ani czas potrzebny na przemieszczenie pomiędzy placówkami, wówczas system przyjmuje że czas potrzebny na przemieszczenie pomiędzy poradniami / placówkami jest zerowy.

Tło kolumn w grafiku może mieć następujące kolory:

• fioletowy – tło w tym kolorze oznacza dzień bieżący (dzisiejszy)
• brzoskwiniowy – tło w tym kolorze oznacza dzień wolny
• jasnożółty – tło w tym kolorze oznacza nieobecność personelu
• jasnopomarańczowy – tło w tym kolorze oznacza zajętość gabinetu wybranego w formularzu nad grafikiem
• szary – tło w tym kolorze jest stosowane w poradniach POZ i oznacza że w tym czasie w danej poradni nie ma zaplanowanych żadnych slotów wśród personelu pracującego w tej poradni i aparatury działającej w danej poradni
• ciemnozielony – tło w tym kolorze jest stosowane w poradniach POZ i oznacza że w tym czasie w danej poradni jest zaplanowany przynajmniej jeden slot wśród personelu pracującego w tej poradni i aparatury działającej w danej poradni