Funkcjonalność „Deklaracje” w menu „Rejestracja” służy do zarządzania deklaracjami pacjentów. Po wybraniu tej funkcjonalności dostępna jest wyszukiwarka umożliwiająca wyszukiwanie deklaracji według następujących kryteriów:

• rodzaj deklaracji
• status deklaracji
• personel – w polu można wpisać NPWZ, PESEL, imię, nazwisko deklarowanego personelu
• REGON szkoły – w polu można zacząć wpisywać numer REGON lub nazwę szkoły jakiej dotyczy deklaracja i jeśli taki REGON lub szkoła zostały zdefiniowane w bazie numerów REGON system wyświetli listę podpowiedzi i pozwoli wybrać właściwy
• data złożenia deklaracji – w polu można wpisać okres z jakim zostały złożone interesujące użytkownika deklaracje; jeśli zostanie wprowadzona tylko data początkowa okresu wówczas system wyświetli wszystkie deklaracje złożone od danego dnia do chwili bieżącej; jeśli zostanie wprowadzona tylko data końcowa okresu wówczas system wyświetli deklaracje złożone od początku funkcjonowania systemu do danego dnia
• kod błędu deklaracji – pole umożliwia wyszukiwanie deklaracji z określonym kodem błędu zgłoszonym dla deklaracji przez NFZ
• grupa pacjentów – grupa do której został przypisany pacjent lub wyszukiwanie deklaracji pacjentów bez wskazanej grupy
• imię pacjenta – w polu można wpisać imię lub jego początek; wielkość liter nie ma znaczenia
• nazwisko pacjenta – w polu można wpisać nazwisko lub jego początek; wielkość liter nie ma znaczenia
• miejscowość pacjenta – w polu można wpisać nazwę miejscowości z adresu zamieszkania lub jej początek; wielkość liter nie ma znaczenia
• PESEL pacjenta – w polu można wpisać PESEL lub jego początek
• pacjenci bez PESELu – zaznaczenie tego pola spowoduje wyświetlenie wyłącznie deklaracji pacjentów nie posiadających numeru PESEL
• data urodzenia pacjenta – w polu można wpisać zakres dat urodzenia pacjentów
• deklaracje przeterminowane - zaznaczenie tego pola pozwala wyszukać deklaracje chłopców do położnej starsze niż dwa miesiące

Po wprowadzeniu kryteriów wyszukiwania i naciśnięciu przycisku „Szukaj” wyświetla się lista deklaracji spełniających kryteria wyszukiwania. Ponadto po wyszukaniu deklaracji pod wyszukiwarką pojawia się dodatkowy przycisk „Eksportuj (XLS)” którego kliknięcie umożliwia pobranie pliku XLS z listą deklaracji spełniających kryteria wyszukiwania.

Przy każdej deklaracji widoczny jest przycisk „Zobacz” którego kliknięcie otwiera w nowym oknie zakładkę „Deklaracje” w karcie pacjenta. Przy każdej deklaracji (z wyjątkiem deklaracji wycofanych i wysłanych) widoczne jest jeszcze pole zaznaczenia (domyślnie pole to jest zaznaczone przy wszystkich deklaracjach na liście wyników wyszukiwania z wyjątkiem deklaracji wycofanych i wysłanych) a pod listą deklaracji widnieje przycisk „Grupowa zmiana danych”. Przycisk ten umożliwia hurtową zmianę danych w zaznaczonych deklaracjach. Grupowa zmiana danych jest możliwa tylko w sytuacji gdy wszystkie zaznaczone deklaracje są tego samego rodzaju. Po kliknięciu tego przycisku wyświetla się formularz zmiany danych deklaracji. Formularz tej jest inny dla każdego rodzaju deklaracji, i tak:

• w przypadku deklaracji do lekarza możliwa jest zmiana lekarza i przychodni
• w przypadku deklaracji do pielęgniarki możliwa jest zmiana pielęgniarki i przychodni
• w przypadku deklaracji do położnej możliwa jest zmiana położnej i przychodni
• w przypadku deklaracji medycyny szkolnej możliwa jest zmiana pielęgniarki, przychodni, rodzaju szkoły według NFZ, rodzaju szkoły według MZ, numeru REGON szkoły, profilaktyki fluorkowej.

Aby zmienić lekarza / pielęgniarkę / położną i przychodnię należy kliknąć ikonkę kalendarza. Otworzy się wówczas nowe okno z wyszukiwarką personelu, w której należy wprowadzić kryteria wyszukiwania i kliknąć przycisk „Szukaj”. Wówczas pod wyszukiwarką wyświetli się lista personelu spełniającego kryteria wyszukiwania a przy każdej z osób przycisk „Wybierz”.

Kliknięcie przycisku „Wybierz” przy właściwej osobie spowoduje wstawienie jej do formularza grupowej zmiany danych deklaracji i zamknięcie okna wyszukiwania personelu.

Aby usunąć dane lekarza / pielęgniarki / położnej i przychodni z formularza należy kliknąć ikonkę szczotki-zmiotki.

Wprowadzone do formularza zmiany należy zatwierdzić klikając na przycisk „Zmień” - system poinformuje o dokonaniu zmiany wyświetlając stosowny komunikat. Pozostawienie którychkolwiek pól w formularzu pustych spowoduje brak zmiany odpowiadających im wartości w danych deklaracji.

Pod listą deklaracji widnieje także przycisk "Grupowe wycofanie" - po jego kliknięciu i potwierdzeniu zamiaru zaznaczone deklaracje zostaną wycofane z datą bieżącą.

Pod listą deklaracji widnieje ponadto czerwony przycisk "Grupowe oznaczanie kart pacjentów jako nieaktywnych". Jego kliknięcie skutkuje uczynieniem nieaktywnymi wszystkich kart pacjentów, dla których zaznaczono deklaracje na liście wyników wyszukiwania. z uwagi na fakt, że operacja może być nieodwracalna (m.in. wycofywane są deklaracje takich pacjentów bez możliwości przywrócenia nawet w przypadku reaktywacji karty pacjenta, jeżeli zostanie zarejestrowany aktywny pacjent o danym numerze PESEL wówczas nie będzie możliwości reaktywacji karty pacjenta o tym samym numerze PESEL), system wymaga dwukrotnego potwierdzenia zamiaru oznaczenia kart pacjentów jako nieaktywnych.