Funkcjonalność „Deklaracje” w menu „Rejestracja” służy do zarządzania deklaracjami pacjentów. Po wybraniu tej funkcjonalności dostępna jest wyszukiwarka umożliwiająca wyszukiwanie deklaracji według następujących kryteriów:

• rodzaj deklaracji
• status deklaracji
• personel – w polu można wpisać NPWZ, PESEL, imię, nazwisko deklarowanego personelu
• REGON szkoły – w polu można zacząć wpisywać numer REGON lub nazwę szkoły jakiej dotyczy deklaracja i jeśli taki REGON lub szkoła zostały zdefiniowane w bazie numerów REGON system wyświetli listę podpowiedzi i pozwoli wybrać właściwy
• data złożenia deklaracji – w polu można wpisać okres z jakim zostały złożone interesujące użytkownika deklaracje; jeśli zostanie wprowadzona tylko data początkowa okresu wówczas system wyświetli wszystkie deklaracje złożone od danego dnia do chwili bieżącej; jeśli zostanie wprowadzona tylko data końcowa okresu wówczas system wyświetli deklaracje złożone od początku funkcjonowania systemu do danego dnia
• kod błędu deklaracji – pole umożliwia wyszukiwanie deklaracji z określonym kodem błędu zgłoszonym dla deklaracji przez NFZ
• miejsce przechowywania dokumentacji medycznej – przychodnia w której jest przechowywana papierowa dokumentacja medyczna pacjenta lub wyszukiwanie deklaracji pacjentów bez wskazanego miejsca przechowywania dokumentacji medycznej
• imię pacjenta – w polu można wpisać imię lub jego początek; wielkość liter nie ma znaczenia
• nazwisko pacjenta – w polu można wpisać nazwisko lub jego początek; wielkość liter nie ma znaczenia
• miejscowość pacjenta – w polu można wpisać nazwę miejscowości z adresu zamieszkania lub jej początek; wielkość liter nie ma znaczenia
• PESEL pacjenta – w polu można wpisać PESEL lub jego początek
• pacjenci bez PESELu – zaznaczenie tego pola spowoduje wyświetlenie wyłącznie deklaracji pacjentów nie posiadających numeru PESEL
• data urodzenia pacjenta – w polu można wpisać zakres dat urodzenia pacjentów
• deklaracje przeterminowane - zaznaczenie tego pola pozwala wyszukać deklaracje chłopców do położnej starsze niż dwa miesiące

Po wprowadzeniu kryteriów wyszukiwania i naciśnięciu przycisku „Szukaj” wyświetla się lista deklaracji spełniających kryteria wyszukiwania. Ponadto po wyszukaniu deklaracji pod wyszukiwarką pojawia się dodatkowy przycisk „Eksportuj (XLS)” którego kliknięcie umożliwia pobranie pliku XLS z listą deklaracji spełniających kryteria wyszukiwania.

Przy każdej deklaracji widoczny jest przycisk „Zobacz” którego kliknięcie otwiera w nowym oknie zakładkę „Deklaracje” w karcie pacjenta. Przy każdej deklaracji (z wyjątkiem deklaracji wycofanych i wysłanych) widoczne jest jeszcze pole zaznaczenia (domyślnie pole to jest zaznaczone przy wszystkich deklaracjach na liście wyników wyszukiwania z wyjątkiem deklaracji wycofanych i wysłanych) a pod listą deklaracji widnieje przycisk „Grupowa zmiana danych”. Przycisk ten umożliwia hurtową zmianę danych w zaznaczonych deklaracjach. Grupowa zmiana danych jest możliwa tylko w sytuacji gdy wszystkie zaznaczone deklaracje są tego samego rodzaju. Po kliknięciu tego przycisku wyświetla się formularz zmiany danych deklaracji. Formularz tej jest inny dla każdego rodzaju deklaracji, i tak:

• w przypadku deklaracji do lekarza możliwa jest zmiana lekarza i przychodni
• w przypadku deklaracji do pielęgniarki możliwa jest zmiana pielęgniarki i przychodni
• w przypadku deklaracji do położnej możliwa jest zmiana położnej i przychodni
• w przypadku deklaracji medycyny szkolnej możliwa jest zmiana pielęgniarki, przychodni, rodzaju szkoły według NFZ, rodzaju szkoły według MZ, numeru REGON szkoły, profilaktyki fluorkowej.

Aby zmienić lekarza / pielęgniarkę / położną i przychodnię należy kliknąć ikonkę kalendarza. Otworzy się wówczas nowe okno z wyszukiwarką personelu, w której należy wprowadzić kryteria wyszukiwania i kliknąć przycisk „Szukaj”. Wówczas pod wyszukiwarką wyświetli się lista personelu spełniającego kryteria wyszukiwania a przy każdej z osób przycisk „Wybierz”.

Kliknięcie przycisku „Wybierz” przy właściwej osobie spowoduje wstawienie jej do formularza grupowej zmiany danych deklaracji i zamknięcie okna wyszukiwania personelu.

Aby usunąć dane lekarza / pielęgniarki / położnej i przychodni z formularza należy kliknąć ikonkę szczotki-zmiotki.

Wprowadzone do formularza zmiany należy zatwierdzić klikając na przycisk „Zmień” - system poinformuje o dokonaniu zmiany wyświetlając stosowny komunikat. Pozostawienie którychkolwiek pól w formularzu pustych spowoduje brak zmiany odpowiadających im wartości w danych deklaracji.

Pod listą deklaracji widnieje także przycisk "Grupowe wycofanie" - po jego kliknięciu i potwierdzeniu zamiaru zaznaczone deklaracje zostaną wycofane z datą bieżącą.