Po wybraniu funkcjonalności „Rehabilitacja” z menu „Wizyty” funkcjonalności wyświetla się wyszukiwarka zaplanowanych cykli rehabilitacyjnych, w których przynajmniej jeden zabieg został zaplanowany na dzień dzisiejszy w poradniach znajdujących się w przychodniach do których dostęp ma zalogowany użytkownik. W pierwszej kolejności należy wybrać poradnię i nacisnąć przycisk „Szukaj”. Jeżeli istnieją zaplanowane cykle rehabilitacyjne, w których przynajmniej jeden zabieg został zaplanowany na dzień dzisiejszy zostaną one wyświetlone, jeśli nie – zostanie wyświetlony stosowny komunikat. Ponadto zostanie wyświetlony przycisk „Zaplanuj cykl zabiegów rehabilitacyjnych” którego kliknięcie rozpoczyna proces planowania cyklu zabiegowego.

W formularzu wyszukiwarki znajdują się dodatkowo następujące przyciski nawigacji:

• <<< - umożliwia wyświetlenie zaplanowanych cykli zabiegowych w dniu o miesiąc wcześniejszym od aktualnie prezentowanego
• << - umożliwia wyświetlenie zaplanowanych cykli zabiegowych w dniu o tydzień wcześniejszym od aktualnie prezentowanego
• < - umożliwia wyświetlenie zaplanowanych cykli zabiegowych w dniu poprzednim w stosunku aktualnie prezentowanego
• „Zmień datę” - umożliwia wyświetlenie dowolnego dnia, który należy wskazać w polu daty przed naciśnięciem przycisku „Zmień datę”
• „Dziś” - umożliwia wyświetlenie dzisiejszego dnia
• > - umożliwia wyświetlenie zaplanowanych cykli zabiegowych w dniu następnym w stosunku aktualnie prezentowanego
• >> - umożliwia wyświetlenie zaplanowanych cykli zabiegowych w dniu o tydzień późniejszym od aktualnie prezentowanego
• >>> - umożliwia wyświetlenie zaplanowanych cykli zabiegowych w dniu o miesiąc późniejszym od aktualnie prezentowanego

Kliknięcie na którykolwiek z opisanych powyżej przycisków zmienia widok zaplanowanych cykli zabiegowych na właściwy dla dnia do którego prowadzi dany przycisk.

Kliknięcie na przycisk „Zaplanuj cykl zabiegów rehabilitacyjnych” rozpoczyna proces planowania cyklu zabiegowego. W pierwszej kolejności pojawia się okno z przyciskami umożliwiającymi wybór rodzaju przyjęcia – zabiegi mogą być realizowane jako NFZ-owe lub komercyjne.

Po kliknięciu przycisku właściwego dla wybranego rodzaju przyjęcia system prosi o wskazanie typu wizyty dla zabiegów w cyklu zabiegowym

Po wybraniu typu wizyty i kliknięciu przycisku „Dalej” system prosi o wskazanie warunków realizacji zabiegów rehabilitacyjnych.

W zależności w jakich warunkach mają być realizowane zabiegi należy kliknąć odpowiedni przycisk. Wyświetli się wówczas wyszukiwarka pacjentów, w której należy wprowadzić dane pacjenta do zapisania na cykl zabiegowy i kliknąć „Szukaj”. Jeśli kryteria wyszukiwania spełnia tylko jeden pacjent system wyświetli jego kartę z przyciskiem „Kontynuuj zapis” widocznym na dole karty, jeżeli zaś więcej niż jeden pacjent spełnia kryteria wyszukiwania, wówczas lista pacjentów spełniających kryteria wyszukiwania zostanie wyświetlona pod wyszukiwarką a przy każdym pacjencie oprócz przycisku „Edytuj” umożliwiającego przejście do edycji karty pacjenta pojawi się przycisk „Kontynuuj zapis”.

Kliknięcie przycisku „Kontynuuj zapis” przy pacjencie na liście wyników wyszukiwania lub w karcie pacjenta oznacza kontynuowanie procesu planowania cyklu zabiegowego na rzecz tego pacjenta.

Po wybraniu pacjenta w przypadku zabiegów komercyjnych system sprawdza czy pacjent ma uregulowane wszystkie płatności (w przypadku zabiegów NFZ-owych ten krok jest pomijany). Jeśli pacjent ma nieuregulowane płatności system wyświetla stosowną informację pozostawiając do decyzji użytkownika czy kontynuować proces planowania zabiegów czy przerwać go i przejść do modułu płatności w celu ich uregulowania.

W kolejnym kroku system prosi o wprowadzenie lub wybranie już wprowadzonego skierowania na podstawie którego zostanie zrealizowany cykl zabiegowy. W przypadku zabiegów NFZ-owych skierowanie jest wymagane wobec czego należy albo wprowadzić dane skierowania i kliknąć przycisk „Dodaj i kontynuuj zapis” albo wybrać jedno z już wprowadzonych skierowań (jeżeli istnieją jakiekolwiek wprowadzone skierowania ich lista jest widoczna pod formularzem dodawania skierowania a szczegóły każdego z nich wyświetlają się po kliknięciu na szarym pasku z podstawowymi informacjami ze skierowania) i kliknąć przy wybranym skierowaniu przycisk „Wybierz i kontynuuj zapis”.

W przypadku zabiegów komercyjnych krok wprowadzania / wyboru skierowania można pominąć klikając przycisk „Kontynuuj bez skierowania”.

Istnieje także możliwość umówienia cyklu zabiegowego na podstawie e-skierowania. W tym celu należy kliknąć przycisk „E-skierowanie”. Otworzy się wówczas nowe okno, w którym należy wpisać 4-cyfrowy PIN e-skierowania (a w przypadku środowisk testowych 44-cyfrowy klucz e-skierowania) i kliknąć przycisk „Pobierz”. Jeżeli dane e-skierowanie uda się pobrać z platformy P1, wówczas wyświetlą się jego dane. Kliknięcie przycisku „Akceptuj” spowoduje użycie tego e-skierowania do umówienia cyklu zabiegowego. Kliknięcie przycisku „Pomiń” spowoduje pominięcie kroku wyboru skierowania do zaplanowania cyklu zabiegowego.

Kolejnym krokiem procesu planowania cyklu zabiegowego jest wypełnianie dokumentów. Krok ten występuje wyłącznie w przypadku gdy wizyta jest umawiana na podstawie skierowania a ze skierowaniem są skojarzone dokumenty do wypełnienia i nie zostały one jeszcze wypełnione. W takim przypadku wyświetla się lista dokumentów których wypełnienie jest wymagane.

Przy każdym dokumencie niewypełnionym widoczny jest przycisk „Wypełnij” umożliwiający wyświetlenie formularza do wypełnienia dokumentu, zaś przy każdym wypełnionym przycisk „Zobacz” umożliwiający pobranie dokumentu w formie pliku PDF i jego wydrukowanie. Dopóki istnieje przynajmniej jeden dokument do wypełnienia dopóty pod listą dokumentów wyświetlany jest przycisk „Pomiń wypełnianie (do wypełnienia później) i kontynuuj” umożliwiający pominięcie kroku wypełniania dokumentów, jednak konieczne będzie uzupełnienie takich dokumentów po już zaplanowaniu cyklu aby cykl mógł być zrealizowany.

Aby wypełnić dokument należy kliknąć przy nim przycisk „Wypełnij”. Wyświetli się wówczas formularz wypełniania dokumentu, który po wprowadzeniu danych należy zapisać klikając przycisk „Zapisz”.

Po zapisaniu danych dokumentu ponownie wyświetla się lista dokumentów przy skierowaniu. Kiedy wszystkie dokumenty na liście zostaną wypełnione spod listy dokumentów znika przycisk „Pomiń wypełnianie (do wypełnienia później) i kontynuuj” a w jego miejsce pojawia się przycisk „Kontynuuj zapis”, po którego kliknięciu następuje przejście do następnego kroku procesu.

W kolejnym kroku system prosi o określenie trybu wyszukiwania terminów – możliwe jest wyszukiwanie ręczne (kiedy to użytkownik sam wybiera terminy) lub automatyczne (kiedy terminy wybiera system na podstawie zadanych kryteriów).

W kolejnym kroku system prosi o wskazanie zabiegów jakie mają być zrealizowane w ramach cyklu rehabilitacyjnego. W formularzu wyboru zabiegów w trybie ręcznym widoczny jest jeden wiersz do wprowadzenia pojedynczego zabiegu. Aby wprowadzić więcej zabiegów należy skorzystać z przycisku „Więcej” który pozwala wyświetlić więcej wierszy do wprowadzenia większej ilości zabiegów (wiersze pozostawione puste są zignorowane). Dla każdego zabiegu wskazuje się aparaturę na której ma być zrealizowany zabieg oraz rodzaj zabiegu.

W trybie automatycznym oprócz wskazania aparatur i zabiegów w formularzu określa się dodatkowe kryteria wyszukiwania.

Po wskazaniu planowanych zabiegów i naciśnięciu przycisku „Dalej” w przypadku trybu ręcznego system wyświetli terminarz prezentujący dostępności aparatury do realizacji wskazanych wcześniej zabiegów we wskazanych wcześniej warunkach realizacji (dostępności muszą być wcześniej utworzone w grafikach aparatury). Kolejne kolumny terminarza odpowiadają kolejnym wskazanym wcześniej zabiegom rehabilitacyjnym, wiersze terminarza to kolejne godziny (co 5 minut). W terminarzu okresy w których aparatura jest dostępna są zaznaczone na zielono, zaś te w których nie jest dostępna – na biało. W każdej zaznaczonej na zielono komórce widoczne jest pole radiowe umożliwiające rezerwację terminu zabiegu o danej godzinie – kliknięcie pola radiowego spowoduje zaznaczenie kolorem czerwonym danej komórki oraz ewentualnie kolejnych komórek pod nią stosownie do czasu trwania zabiegu (np. jeśli zabieg trwa 20 minut wówczas kliknięcie pola radiowego w komórce o godzinie 8:00 spowoduje zaznaczenie kolorem czerwonym czterech kolejnych komórek o 8:00, 8:05, 8:10, 8:15 co oznacza rezerwację 20 minut na realizację zabiegu). Zabiegi nie mogą być realizowane równolegle wobec czego przy próbie zaznaczenia terminu zabiegu zazębiającego się z już zaznaczonym terminem innego zabiegu system usunie zazębiającą się rezerwację (np. jeśli dla pierwszego zabiegu zostanie zaznaczona godzina 8:00 i zabieg trwa 15 minut to przy próbie zaznaczenia drugiego zabiegu o godzinie 8:00, 8:05 lub 8:10 zaznaczenie dla pierwszego zabiegu zostanie usunięte – zaznaczone na czerwono komórki przy pierwszym zabiegu zmienią kolor na zielony w związku z czym użytkownik będzie musiał zaznaczyć inny termin dla pierwszego zabiegu). Każdy okres dostępności zdefiniowany w grafiku aparatury jest w terminarzu otoczony czarną ramką. Nie jest też możliwe zarezerwowanie terminu zabiegu o godzinie takiej, gdy czas od tej godziny do końca okresu dostępności jest krótszy niż czas wymagany do realizacji zabiegu (np. jeśli w grafiku aparatury został zdefiniowany okres dostępności od 8:00 do 9:00 to zabiegu trwającego 15 minut nie da się zarezerwować o 8:50 i 8:55 ponieważ w czasie od 8:50 do 9:00 ani w czasie od 8:55 do 9:00 nie da się zrealizować zabiegu trwającego 15 minut). Nawet jeśli dwa okresy dostępności zdefiniowane w grafiku aparatury następują bezpośrednio po sobie nie jest możliwe zarezerwowanie terminu zabiegu który zaczynałby się w pierwszym z tych okresów dostępności a kończył w drugim (np. jeśli w grafiku aparatury zostały zdefiniowane okresy dostępności od 8:00 do 9:00 i od 9:00 do 10:00 to zabiegu trwającego 15 minut nie da się zarezerwować o 8:50 i 8:55 ponieważ w czasie od 8:50 do 9:00 ani w czasie od 8:55 do 9:00 nie da się zrealizować zabiegu trwającego 15 minut a zabieg nie może się rozciągnąć na sąsiedni okres dostępności). Nad terminarzem widoczna jest data dnia z którego terminarz jest wyświetlany oraz przyciski:

• << - kliknięcie tego przycisku wyświetla terminarz na dzień o tydzień wcześniejszy
• < - kliknięcie tego przycisku wyświetla terminarz na dzień poprzedni
• > - kliknięcie tego przycisku wyświetla terminarz na dzień następny
• >> - kliknięcie tego przycisku wyświetla terminarz na dzień o tydzień późniejszy

Po zaznaczeniu terminów zabiegów należy korzystając z powyższych przycisków przejść do terminarza na kolejne dni i w taki sam sposób zaznaczyć terminy zabiegów rehabilitacyjnych z całego cyklu.

Po zaznaczeniu w terminarzu terminów wszystkich zabiegów rehabilitacyjnych we wszystkich dniach cyklu rehabilitacyjnego należy kliknąć przycisk „Wybór terminów zakończono” widoczny pod terminarzem. Wyświetli się wówczas podsumowanie z zestawieniem wybranych terminów. W przypadku zaś trybu automatycznego krok wyboru terminów z terminarza jest pomijany (system wybiera terminy automatycznie) i od razu pojawia się podsumowanie (lub informacja o braku terminów spełniających kryteria wyszukiwania).

Jeżeli zachodzi potrzeba dokonania zmian w aparaturze / zabiegach / kryteriach wyszukiwania należy skorzystać z przycisku „Wróć aby zmienić kryteria” by wyświetlić formularz wyboru zabiegów. Jeżeli zachodzi potrzeba dokonania zmian wybranych terminów należy skorzystać z przycisku „Wróć aby zmienić terminy”, którego kliknięcie wyświetli widok terminarza umożliwiając w ten sposób wprowadzenie zmian (jeżeli terminy w podsumowaniu zostały znalezione automatycznie, wówczas kliknięcie przycisku „Wróć aby zmienić terminy” przełącza mechanizm wyszukiwania w tryb ręczny). Jeżeli zmiany nie są konieczne należy kliknąć przycisk „Kontynuuj”.

W przypadku trybu automatycznego jeżeli algorytm nie odnalazł zestawu terminów spełniających kryteria wyszukiwania, wówczas pojawia się stosowny komunikat oraz przyciski „Wróć aby zmienić kryteria” (o działaniu jak opisano powyżej) oraz „Przejdź do trybu ręcznego” umożliwiający ręczny wybór terminów zabiegów.

W przypadku zabiegów NFZ-owych w kolejnym kroku system wyświetli pytanie o wstawienie pacjenta do harmonogramu przyjęć / kolejki oczekujących (w przypadku zabiegów komercyjnych krok ten jest pomijany).

Użytkownik decyduje o wpisaniu bądź nie wpisywaniu pacjenta do harmonogramu przyjęć / kolejki oczekujących wypełniając formularz (jedynie w sytuacji gdy dokonuje wpisu pacjenta do harmonogramu przyjęć / kolejki oczekujących) i klikając odpowiedni przycisk. W przypadku dokonywania wpisu do harmonogramu przyjęć / kolejki oczekujących pierwszy zabieg jest wpisywany z danymi wprowadzonymi w formularzu, kolejne z kategorią świadczeniobiorcy "kontynuujący leczenie" i kategorią medyczną "nie dotyczy".

W przypadku zabiegów komercyjnych w kolejnym kroku system wyświetla formularz wyboru cennika według którego będą rozliczane usługi (w przypadku zabiegów NFZ-owych krok ten jest pomijany).

Po wybraniu cennika i kliknięciu przycisku „Dalej” system wyświetli dla każdego zaplanowanego zabiegu cennik. W cenniku określona jest podstawowa cena brutto za wizytę (która w szczególności może być zerowa) oraz ceny poszczególnych usług. Rejestratorka może (choć nie musi) określić jakich usług w ramach wizyty oczekuje pacjent (zaznaczając pole przy nazwie usługi). W momencie zaznaczenia którejkolwiek z usług automatycznie aktualizowana jest łączna cena za zabieg a pole ilości przy danej usłudze staje się edytowalne - ilość usług można zmodyfikować i przy takiej modyfikacji również aktualizowana jest łączna cena za zabieg.

Po zaznaczeniu w cennikach usług właściwych dla poszczególnych zabiegów należy kliknąć przycisk „Dalej”. W tym momencie proces zapisu zostaje zakończony i wyświetla się przycisk „Pokaż podsumowanie” umożliwiający wydrukowanie pacjentowi listy terminów umówionych zabiegów.

W przypadku zabiegów komercyjnych wyświetla się dodatkowo przycisk „Płatności” umożliwiający przyjęcie płatności od pacjenta za zabiegi.

Przycisk „Zamknij” zamyka okno planowania cyklu rehabilitacyjnego. Po zamknięciu tego okna wyświetla się widok zaplanowanych cykli rehabilitacyjnych.

Każdy cykl jest prezentowany w formie tabeli której kolumny oznaczają zabiegi, wiersze oznaczają daty a komórki odpowiadają poszczególnym zaplanowanym zabiegom. W każdej komórce widoczna jest godzina zabiegu, status zabiegu (zaplanowany, zrealizowany, niezrealizowany), informacja o terapeucie realizującym zabieg a w przypadku zabiegów zaplanowanych także przycisk umożliwiający przypisanie terapeuty do zabiegu lub zmianę (w tym usunięcie) terapeuty przypisanego do zabiegu. Komórki w tabeli mogą mieć kolor biały (jeśli dany zabieg danego dnia nie został zaplanowany lub został odwołany), zielony (jeśli zabieg został zaplanowany lub zrealizowany i wszystkie wymagania formalne związane z jego realizacją zostały spełnione), czerwony (jeśli zabieg został zaplanowany lub zrealizowany ale nie wszystkie wymagania formalne związane z jego realizacją zostały spełnione), szary (jeśli zabieg został oznaczony jako niezrealizowany). Przycisk „Zmień terapeutę” może mieć kolor niebieski (jeśli terapeuta który został przypisany do zabiegu jest nadal dostępny) lub różowy (jeśli terapeuta który został przypisany do zabiegu przestał być dostępny na skutek zmian w jego grafiku pracy). Nad tabelą widoczny jest przycisk z nazwiskiem pacjenta na rzecz którego został zaplanowany cykl zabiegów – kliknięcie na tym przycisku otwiera w nowym oknie kartę pacjenta. Jeżeli wszystkie zabiegi w cyklu są przyszłe i wszystkie mają status zaplanowanych wówczas nad tabelą dodatkowo widoczny jest przycisk „Odwołaj cały cykl” umożliwiający odwołanie wszystkich zabiegów w cyklu rehabilitacyjnym.

Kliknięcie przycisku „Odwołaj cały cykl” otwiera nowe okno w którym pojawia się pojawia się prośba o wprowadzenie żądającego i powodu odwołania a także prośba o wskazanie powodu skreślenia z kolejki oczekujących (jeśli podczas planowania cyklu pacjent został wpisany do kolejki oczekujących). Odwołanie cyklu następuje po naciśnięciu przycisku „Dalej”.

Kliknięcie przycisku „Przypisz terapeutę” przy danym zabiegu otwiera nowe okno z listą terapeutów dostępnych do zrealizowania danego zabiegu (lub informacją o braku dostępnych terapeutów). Przy każdym terapeucie widoczny jest przycisk „Wybierz” którego kliknięcie przypisuje terapeutę do zabiegu i zamyka okno wyboru terapeuty.

Kliknięcie przycisku „Zmień terapeutę” przy danym zabiegu otwiera nowe okno z listą terapeutów dostępnych do zrealizowania danego zabiegu (lub informacją o braku dostępnych terapeutów). Przy każdym terapeucie widoczny jest przycisk „Wybierz” którego kliknięcie przypisuje terapeutę do zabiegu i zamyka okno wyboru terapeuty. Pod listą dostępnych terapeutów wyświetlany jest przycisk „Usuń terapeutę przypisanego do zabiegu” którego kliknięcie usuwa terapeutę przypisanego do zabiegu i zamyka okno wyboru terapeuty.

Kliknięcie w tabeli reprezentującej cykl zabiegowy komórki reprezentującej dany zabieg (poza przyciskiem „Przypisz terapeutę” / „Zmień terapeutę”) otwiera nowe okno ze szczegółami zapisanego zabiegu, którego zawartość i funkcjonalność jest identyczna jak opisana na końcu rozdziału „Wizyty planowe w poradni”.