Po wybraniu funkcjonalności „Rehabilitacja” z menu „Wizyty” funkcjonalności wyświetla się wyszukiwarka zabiegów rehabilitacyjnych zaplanowanych na dzień dzisiejszy w poradniach znajdujących się w przychodniach do których dostęp ma zalogowany użytkownik. W pierwszej kolejności należy wybrać poradnię i nacisnąć przycisk „Szukaj”. Jeżeli istnieją zabiegi rehabilitacyjne zaplanowane na dzień dzisiejszy zostaną one wyświetlone, jeśli nie – zostanie wyświetlony stosowny komunikat. Ponadto zostanie wyświetlony przycisk „Zaplanuj cykl zabiegów rehabilitacyjnych” którego kliknięcie rozpoczyna proces planowania cyklu zabiegowego.

W formularzu wyszukiwarki znajdują się dodatkowo następujące przyciski nawigacji:

• <<< - umożliwia wyświetlenie zaplanowanych cykli zabiegowych w dniu o miesiąc wcześniejszym od aktualnie prezentowanego
• << - umożliwia wyświetlenie zaplanowanych cykli zabiegowych w dniu o tydzień wcześniejszym od aktualnie prezentowanego
• < - umożliwia wyświetlenie zaplanowanych cykli zabiegowych w dniu poprzednim w stosunku aktualnie prezentowanego
• „Zmień datę” - umożliwia wyświetlenie dowolnego dnia, który należy wskazać w polu daty przed naciśnięciem przycisku „Zmień datę”
• „Dziś” - umożliwia wyświetlenie dzisiejszego dnia
• > - umożliwia wyświetlenie zaplanowanych cykli zabiegowych w dniu następnym w stosunku aktualnie prezentowanego
• >> - umożliwia wyświetlenie zaplanowanych cykli zabiegowych w dniu o tydzień późniejszym od aktualnie prezentowanego
• >>> - umożliwia wyświetlenie zaplanowanych cykli zabiegowych w dniu o miesiąc późniejszym od aktualnie prezentowanego

Kliknięcie na którykolwiek z opisanych powyżej przycisków zmienia widok zaplanowanych cykli zabiegowych na właściwy dla dnia do którego prowadzi dany przycisk.

Kliknięcie na przycisk „Zaplanuj cykl zabiegów rehabilitacyjnych” rozpoczyna proces planowania cyklu zabiegowego. W pierwszej kolejności pojawia się okno z formularzem pozwalającym określić podstawowe parametry wizyty (serii zabiegów). W przypadku gdy w konfiguracji aplikacji włączono ręczne obliczanie ceny za zabiegi parametrami jakie należy określić są: rodzaj wizyty, typ wizyty i warunki rehabilitacji.

W przypadku gdy w konfiguracji aplikacji włączono automatyczne obliczanie ceny za zabiegi parametrami jakie należy określić są: rodzaj wizyty, cennik (w przypadku wizyt komercyjnych), typ wizyty i warunki rehabilitacji.

Jeżeli w konfiguracji aplikacji ustawiono domyślne wartości dla rodzaju wizyty i warunków rehabilitacji wówczas są one domyślnie wybrane w formularzu. Jeżeli w słowniku typów wizyt istnieje domyślny typ wizyty wówczas jest on również domyślnie wybrany w formularzu. Jeśli w poradni zdefiniowano cennik domyślny wówczas jest on także domyślnie wybrany w formularzu (w przypadku zabiegów komercyjnych).

Po określeniu parametrów i naciśnięciu przycisku „Dalej” wyświetli się wyszukiwarka pacjentów, w której należy wprowadzić dane pacjenta do zapisania na cykl zabiegowy i kliknąć „Szukaj”. Jeśli kryteria wyszukiwania spełnia tylko jeden pacjent system wyświetli jego kartę z przyciskiem „Kontynuuj zapis” widocznym na dole karty, jeżeli zaś więcej niż jeden pacjent spełnia kryteria wyszukiwania, wówczas lista pacjentów spełniających kryteria wyszukiwania zostanie wyświetlona pod wyszukiwarką a przy każdym pacjencie oprócz przycisku „Edytuj” umożliwiającego przejście do edycji karty pacjenta pojawi się przycisk „Kontynuuj zapis”.

Kliknięcie przycisku „Kontynuuj zapis” przy pacjencie na liście wyników wyszukiwania lub w karcie pacjenta oznacza kontynuowanie procesu planowania cyklu zabiegowego na rzecz tego pacjenta.

Po wybraniu pacjenta w przypadku zabiegów komercyjnych system sprawdza czy pacjent ma uregulowane wszystkie płatności (w przypadku zabiegów NFZ-owych ten krok jest pomijany). Jeśli pacjent ma nieuregulowane płatności system wyświetla stosowną informację pozostawiając do decyzji użytkownika czy kontynuować proces planowania zabiegów czy przerwać go i przejść do modułu płatności w celu ich uregulowania.

W kolejnym kroku system prosi o wprowadzenie lub wybranie już wprowadzonego skierowania na podstawie którego zostanie zrealizowany cykl zabiegowy. W przypadku zabiegów NFZ-owych skierowanie jest wymagane wobec czego należy albo wprowadzić dane skierowania i kliknąć przycisk „Dodaj i kontynuuj zapis” albo wybrać jedno z już wprowadzonych skierowań (jeżeli istnieją jakiekolwiek wprowadzone skierowania ich lista jest widoczna pod formularzem dodawania skierowania a szczegóły każdego z nich wyświetlają się po kliknięciu na szarym pasku z podstawowymi informacjami ze skierowania) i kliknąć przy wybranym skierowaniu przycisk „Wybierz i kontynuuj zapis”.

W przypadku zabiegów komercyjnych krok wprowadzania / wyboru skierowania można pominąć klikając przycisk „Kontynuuj bez skierowania”.

Istnieje także możliwość umówienia cyklu zabiegowego na podstawie e-skierowania. W tym celu należy kliknąć przycisk „E-skierowanie”. Otworzy się wówczas nowe okno, w którym należy wpisać 4-cyfrowy PIN e-skierowania (a w przypadku środowisk testowych 44-cyfrowy klucz e-skierowania) i kliknąć przycisk „Pobierz”. Jeżeli dane e-skierowanie uda się pobrać z platformy P1, wówczas wyświetlą się jego dane. Kliknięcie przycisku „Akceptuj” spowoduje użycie tego e-skierowania do umówienia cyklu zabiegowego. Kliknięcie przycisku „Pomiń” spowoduje pominięcie kroku wyboru skierowania do zaplanowania cyklu zabiegowego.

Kolejnym krokiem procesu planowania cyklu zabiegowego jest wypełnianie dokumentów. Krok ten występuje wyłącznie w przypadku gdy wizyta jest umawiana na podstawie skierowania a ze skierowaniem są skojarzone dokumenty do wypełnienia i nie zostały one jeszcze wypełnione. W takim przypadku wyświetla się lista dokumentów których wypełnienie jest wymagane.

Przy każdym dokumencie niewypełnionym widoczny jest przycisk „Wypełnij” umożliwiający wyświetlenie formularza do wypełnienia dokumentu, zaś przy każdym wypełnionym przycisk „Zobacz” umożliwiający pobranie dokumentu w formie pliku PDF i jego wydrukowanie. Dopóki istnieje przynajmniej jeden dokument do wypełnienia dopóty pod listą dokumentów wyświetlany jest przycisk „Pomiń wypełnianie (do wypełnienia później) i kontynuuj” umożliwiający pominięcie kroku wypełniania dokumentów, jednak konieczne będzie uzupełnienie takich dokumentów po już zaplanowaniu cyklu aby cykl mógł być zrealizowany.

Aby wypełnić dokument należy kliknąć przy nim przycisk „Wypełnij”. Wyświetli się wówczas formularz wypełniania dokumentu, który po wprowadzeniu danych należy zapisać klikając przycisk „Zapisz”.

Po zapisaniu danych dokumentu ponownie wyświetla się lista dokumentów przy skierowaniu. Kiedy wszystkie dokumenty na liście zostaną wypełnione spod listy dokumentów znika przycisk „Pomiń wypełnianie (do wypełnienia później) i kontynuuj” a w jego miejsce pojawia się przycisk „Kontynuuj zapis”, po którego kliknięciu następuje przejście do następnego kroku procesu.

W kolejnym kroku system prosi o wskazanie zabiegów jakie mają być zrealizowane w ramach cyklu rehabilitacyjnego oraz ewentualnie pakietu zniżkowego (w przypadku zabiegów komercyjnych w poradniach z płatnością przed wizytą; wskazanie pakietu zniżkowego powoduje ograniczenie listy możliwych do wybrania zabiegów do tych, które obejmuje dany pakiet). W formularzu wyboru zabiegów widoczny jest jeden wiersz do wprowadzenia pojedynczego zabiegu. Aby wprowadzić więcej zabiegów należy skorzystać z przycisku „Więcej” który pozwala wyświetlić więcej wierszy do wprowadzenia większej ilości zabiegów (wiersze pozostawione puste są zignorowane). Formularz wyboru zabiegów różni się w zależności od ustawionego w konfiguracji trybu obliczania ceny za zabiegi. W przypadku trybu ręcznego w formularzu widoczne są same zabiegi.

W przypadku trybu automatycznego dla wizyt komercyjnych przy poszczególnych zabiegach widoczne są dodatkowo pola z cenami. Wybranie zabiegu sprawia że automatycznie wypełniane jest pole ceny przy tym zabiegu i automatycznie aktualizuje się łączna cena za wszystkie wybrane zabiegi (system wyświetla ceny nominalne a zniżkę z tytułu pakietu nalicza automatycznie po umówieniu cyklu rehabilitacyjnego).

Po wskazaniu planowanych zabiegów i naciśnięciu przycisku „Dalej” system wyświetli terminarz prezentujący dostępności terapeutów do realizacji wskazanych wcześniej zabiegów we wskazanych wcześniej warunkach realizacji (dostępności muszą być wcześniej utworzone w grafikach terapeutów). Kolejne kolumny terminarza odpowiadają kolejnym terapeutom pracującym w poradni, wiersze terminarza to kolejne godziny (co 5 minut). W terminarzu okresy w których terapeuci są dostępni są zaznaczone na zielono, zaś te w których nie są dostępni – na biało. W każdej zaznaczonej na zielono komórce widoczne jest pole radiowe umożliwiające rezerwację terminu zabiegów o danej godzinie – kliknięcie pola radiowego spowoduje zaznaczenie kolorem czerwonym danej komórki. Nad terminarzem widoczna jest data dnia z którego terminarz jest wyświetlany oraz przyciski:

• << - kliknięcie tego przycisku wyświetla terminarz na dzień o tydzień wcześniejszy
• < - kliknięcie tego przycisku wyświetla terminarz na dzień poprzedni
• > - kliknięcie tego przycisku wyświetla terminarz na dzień następny
• >> - kliknięcie tego przycisku wyświetla terminarz na dzień o tydzień późniejszy

Po zaznaczeniu terminów zabiegów należy korzystając z powyższych przycisków przejść do terminarza na kolejne dni i w taki sam sposób zaznaczyć terminy zabiegów rehabilitacyjnych z całego cyklu.

Po zaznaczeniu w terminarzu terminów wszystkich zabiegów rehabilitacyjnych we wszystkich dniach cyklu rehabilitacyjnego należy kliknąć przycisk „Wybór terminów zakończono” widoczny pod terminarzem. Wyświetli się wówczas podsumowanie z zestawieniem wybranych terminów. Jeżeli do planowania cyklu użyto pakietu wówczas system dodatkowo wyświetli informację czy wybrany pakiet dla danego zestawu terminów jest możliwy do wykorzystania czy też nie.

Jeżeli zachodzi potrzeba dokonania zmian wybranych terminów można skorzystać z przycisku „Wróć aby zmienić terminy”, którego kliknięcie wyświetli ponownie widok terminarza umożliwiając w ten sposób wprowadzenie zmian. Jeżeli zmiany nie są konieczne należy kliknąć przycisk „Kontynuuj”.

W przypadku zabiegów NFZ-owych w kolejnym kroku system wyświetli pytanie o wstawienie pacjenta do harmonogramu przyjęć / kolejki oczekujących (w przypadku zabiegów komercyjnych krok ten jest pomijany).

Użytkownik decyduje o wpisaniu bądź nie wpisywaniu pacjenta do harmonogramu przyjęć / kolejki oczekujących wypełniając formularz (jedynie w sytuacji gdy dokonuje wpisu pacjenta do harmonogramu przyjęć / kolejki oczekujących) i klikając odpowiedni przycisk. W przypadku dokonywania wpisu do harmonogramu przyjęć / kolejki oczekujących pierwszy zabieg jest wpisywany z danymi wprowadzonymi w formularzu, kolejne z kategorią świadczeniobiorcy "kontynuujący leczenie" i kategorią medyczną "nie dotyczy".

Jeśli w konfiguracji aplikacji ustawiono automatyczny tryb obliczania ceny za zabiegi wówczas w tym momencie proces zapisu zostaje zakończony. Jeżeli natomiast w konfiguracji aplikacji został ustawiony ręczny tryb obliczania ceny za zabiegi wówczas w przypadku zabiegów komercyjnych w kolejnym kroku system wyświetla formularz wyboru cennika według którego będą rozliczane usługi (w przypadku zabiegów NFZ-owych krok ten jest pomijany).

Po wybraniu cennika i kliknięciu przycisku „Dalej” system wyświetli cennik. W cenniku określona jest podstawowa cena brutto za wizytę (która w szczególności może być zerowa) oraz ceny poszczególnych usług. Rejestratorka może (choć nie musi) określić jakich usług w ramach wizyty oczekuje pacjent (zaznaczając pole przy nazwie usługi). W momencie zaznaczenia którejkolwiek z usług automatycznie aktualizowana jest łączna cena za zabieg a pole ilości przy danej usłudze staje się edytowalne - ilość usług można zmodyfikować i przy takiej modyfikacji również aktualizowana jest łączna cena za zabieg.

Po zaznaczeniu w cennikach usług właściwych dla poszczególnych zabiegów należy kliknąć przycisk „Dalej”. W tym momencie proces zapisu zostaje zakończony.

O zakończeniu procesu zapisu na zabiegi informuje stosowny komunikat pod którym wyświetla się przycisk „Pokaż podsumowanie” umożliwiający wydrukowanie pacjentowi listy terminów umówionych zabiegów.

W przypadku zabiegów komercyjnych wyświetla się dodatkowo przycisk „Płatności” umożliwiający przyjęcie płatności od pacjenta za zabiegi.

Przycisk „Zamknij” zamyka okno planowania cyklu rehabilitacyjnego. Po zamknięciu tego okna wyświetla się widok zaplanowanych na dany dzień zabiegów rehabilitacyjnych. W kolejnych wierszach widoczne są godziny zaplanowanych zabiegów a dla każdej godziny wyświetlany jest na zielonym, czerwonym lub szarym tle status zabiegów (zaplanowane, zrealizowane, niezrealizowane), imię i nazwisko pacjenta, lista rodzajów zabiegów, terapeuta realizujący zabiegi, przycisk „Pokaż podsumowanie całego cyklu” i ewentualnie przycisk „Rezygnuj z pakietu”. Zielone tło oznacza, że zabiegi zostały zaplanowane lub zrealizowane i wszystkie wymagania formalne związane z ich realizacją zostały spełnione. Czerwone tło oznacza, że zabiegi zostały zaplanowane lub zrealizowane ale nie wszystkie wymagania formalne związane z ich realizacją zostały spełnione (np. pacjent nie ma ubezpieczenia, nie wniesiono opłaty, nie wypełniono wszystkich wymaganych dokumentów). Szare tło oznacza, że zabiegi zostały oznaczone jako niezrealizowane.

Kliknięcie przycisku „Pokaż podsumowanie całego cyklu” umożliwia wydrukowanie pacjentowi listy terminów umówionych zabiegów.

Kliknięcie przycisku „Rezygnuj z pakietu” (dostępnego tylko w przypadku oczekujących na obsługę wizyt cyklu rehabilitacyjnego zaplanowanego z użyciem pakietu) skutkuje odwołaniem wszystkich oczekujących na obsługę wizyt cyklu rehabilitacyjnego i wygenerowaniem nadpłaty do zwrotu dla pacjenta.

Kliknięcie komórki reprezentującej zabiegi otwiera nowe okno ze szczegółami zapisanej wizyty zabiegowej, którego zawartość i funkcjonalność jest identyczna jak opisana na końcu rozdziału „Wizyty planowe w poradni”.