Po wybraniu z menu „Wizyty” funkcjonalności „Wizyty planowe w poradni” wyświetla się wyszukiwarka wolnych terminów i zaplanowanych wizyt w dniu dzisiejszym w poradniach znajdujących się w przychodniach, do których dostęp ma zalogowany użytkownik. W pierwszej kolejności należy wybrać poradnię i nacisnąć przycisk „Szukaj”. Jeżeli istnieją jakiekolwiek grafiki pracy personelu lub aparatury w danej poradni wówczas na stronie wyświetla się siatka terminarza (w przeciwnym razie wyświetla się stosowny komunikat) a nad siatką nazwa i adres przychodni w której znajduje się wybrana w wyszukiwarce poradnia oraz przyciski „Wcześniejsze wolne terminy” i „Późniejsze wolne terminy”. Siatka ma kolumny odpowiadające wszystkim pracownikom i aparaturom dla których istnieją grafiki pracy w danej poradni, z wyłączeniem tych osób z personelu dla których w danej poradni na dany czas zdefiniowano okres nieczynności. Wiersze odpowiadają z kolei możliwym godzinom przyjęć (siatka jest ograniczona do godzin pracy poradni a każda godzina podzielona jest na 12 części po 5 minut). Na siatkę naniesione są wszystkie wolne terminy i umówione wizyty według schematu:

• zarezerwowane terminy wyświetlane są na czarno
• wolne terminy przyszłe są wyświetlane na niebiesko
• wolne terminy przeszłe są wyświetlane na szaro
• dostępności personelu / aparatury do obsługiwania pacjentów / przeprowadzania operacji przyszłe są wyświetlane na żółto
• dostępności personelu / aparatury do obsługiwania pacjentów / przeprowadzania operacji przeszłe są wyświetlane na brązowo
• umówione wizyty, które nie wymagają uzupełnienia informacji ani weryfikacji są wyświetlane na zielono; w przypadku wizyt realizowanych wspólnie przez kilka osób z personelu wizyta wyświetla się na zielono przy tej osobie z personelu przy której była planowana a na szmaragdowo przy pozostałych osobach współrealizujących wizytę; w przypadku wizyt komercyjnych dla których płatność realizowana jest po wizycie ale już przed wizytą znana jest przynajmniej częściowa kwota do zapłaty nagłówek wizyty wyświetlany jest w postaci zielono-czerwonego gradientu (a w przypadku współrealizacji wizyty szmaragdowo-wiśniowego gradientu)
• umówione wizyty, które wymagają uzupełnienia informacji lub weryfikacji (dołączenie skierowania, dołączenie dokumentu ubezpieczeniowego, uregulowanie płatności, dopisanie większej ilości pacjentów w przypadku sesji grupowych na które nie ma zapisanego kompletu pacjentów, odwołanie wizyty z powodu zmiany grafiku pracy lekarza lub aparatury, wypełnienie niezbędnych dokumentów) są wyświetlane na czerwono; w przypadku wizyt realizowanych wspólnie przez kilka osób z personelu wizyta wyświetla się na czerwono przy tej osobie z personelu przy której była planowana a na wiśniowo przy pozostałych osobach współrealizujących wizytę
• jeżeli typ wizyty właściwy dla danego wolnego terminu lub umówionej wizyty ma zdefiniowany kolor wyróżnienia, wówczas w prawym górnym rogu terminu / wizyty pojawia się plamka w tym kolorze.
• jeżeli wizyta została oznaczona jako zrealizowana wówczas przy tytule slotu pojawia się znak ✓ na zielonym tle
• jeżeli wizyta została oznaczona jako niezrealizowana wówczas przy tytule slotu pojawia się znak ✗ na czerwonym tle
• jeżeli wizyta jest wizytą medycyny pracy wówczas przy tytule slotu pojawia się znak ✻ na fioletowym tle
• jeśli wizyta wymaga wniesienia opłaty a nie została opłacona lub nie została w pełni opłacona wówczas przy tytule slotu pojawia się znak € na brązowym tle
• jeśli wizyta wymaga deklaracji a pacjent jej nie posiada wówczas przy tytule slotu pojawia się znak ∅ na granatowym tle
• jeżeli wizyta została umówiona za pośrednictwem serwisu ZnanyLekarz, wówczas przy tytule slotu pojawia się znak ★ na pomarańczowym tle
• jeżeli do wizyty została przypisana usługa NFZ-owa (w przypadku wizyty zaplanowanej – przypisana wstępnie przez rejestrację, w przypadku wizyty zrealizowanej – przypisana finalnie przy kodowaniu wizyty), i dla tej usługi w słowniku usług NFZ-owych zdefiniowano kolor wyróżnienia, wówczas przy tytule slotu pojawia się znak ⊙ na tle takiego koloru jak kolor wyróżnienia przypisanej usługi NFZ-owej

Po najechaniu kursorem myszy na wolny termin, dostępność lub umówioną wizytę w dymku (tooltipie) wyświetlają się szczegółowe informacje o danym terminie, dostępności lub wizycie odpowiednio (szybki podgląd).

Przycisk „Wcześniejsze wolne terminy” pozwala na wyświetlenie jednym kliknięciem najbliższego dnia poprzedzającego aktualnie wyświetlany, w którym istnieje jakikolwiek wolny termin (wyszukiwanie wolnego terminu dotyczy wyłącznie terminów przyszłych; terminy sesji grupowych z niepełną obsadą nie są traktowane jako wolne). W przypadku gdy wcześniejszy wolny termin nie istnieje, po kliknięciu przycisku wyświetlany jest stosowny komunikat poniżej przycisku.

Przycisk „Późniejsze wolne terminy” pozwala na wyświetlenie jednym kliknięciem najbliższego dnia następującego po aktualnie wyświetlanym, w którym istnieje jakikolwiek wolny termin (wyszukiwanie wolnego terminu dotyczy wyłącznie terminów przyszłych; terminy sesji grupowych z niepełną obsadą nie są traktowane jako wolne). W przypadku gdy późniejszy wolny termin nie istnieje, po kliknięciu przycisku wyświetlany jest stosowny komunikat poniżej przycisku.

W formularzu nad siatką znajdują się dodatkowo następujące przyciski nawigacji:

• <<< - umożliwia wyświetlenie terminarza w dniu o miesiąc wcześniejszym od aktualnie prezentowanego 354
• << - umożliwia wyświetlenie terminarza w dniu o tydzień wcześniejszym od aktualnie prezentowanego
• < - umożliwia wyświetlenie terminarza w dniu poprzednim w stosunku aktualnie prezentowanego
• „Zmień datę” - umożliwia wyświetlenie dowolnego dnia, który należy wskazać w polu daty przed naciśnięciem przycisku „Zmień datę”
• „Dziś” - umożliwia wyświetlenie dzisiejszego dnia
• > - umożliwia wyświetlenie terminarza w dniu następnym w stosunku aktualnie prezentowanego
• >> - umożliwia wyświetlenie terminarza w dniu o tydzień późniejszym od aktualnie prezentowanego
• >>> - umożliwia wyświetlenie terminarza w dniu o miesiąc późniejszym od aktualnie prezentowanego

Kliknięcie na którykolwiek z opisanych powyżej przycisków zmienia widok terminarza na właściwy dla dnia do którego prowadzi dany przycisk.

Kliknięcie na wolnym terminie na siatce terminarza rozpoczyna proces umawiania wizyty na ten termin. W pierwszej kolejności pojawia się okno z podstawowymi informacjami o wizycie oraz dwoma lub trzema przyciskami:

• Zmień rodzaj wizyty - przed rozpoczęciem zapisu na wizytę istnieje możliwość zmiany rodzaju wizyty (na NFZ-ową jeśli wizyta jest komercyjna lub na komercyjną jeśli wizyta jest NFZ-owa)
• Kontynuuj zapis na wizytę - pozwala rozpocząć proces zapisu na wizytę
• Kontynuuj zapis na wizytę (użyj domyślnego cennika) - pozwala rozpocząć proces zapisu na wizytę z automatycznym wyborem domyślnego cennika (przycisk jest dostępny tylko dla wizyt komercyjnych i tylko w poradniach w których został utworzony domyślny cennik)

Kontynuując proces zapisu na wizytę wyświetla się wyszukiwarka pacjentów, za pomocą której należy wyszukać pacjenta, dla którego będzie umawiana wizyta. Wyszukiwanie odbywa się na zasadach opisanych w rozdziale „Pacjenci (karty aktywne)”, dodatkowo przy każdym z pacjentów na liście pacjentów spełniających kryteria wyszukiwania a także w każdej zakładce karty pacjenta pojawia się dodatkowy przycisk „Kontynuuj zapis na wizytę”, który pozwala kontynuować proces zapisu na wizytę dla wskazanego pacjenta. Tu również jest możliwość edycji danych w karcie pacjenta.

Po wybraniu pacjenta (naciśnięciu przycisku „Kontynuuj zapis na wizytę”) system sprawdza czy dana wizyta może być umówiona na rzecz danego pacjenta (np. na wizyty w poradniach ginekologiczno-położniczych mogą być zapisywane tylko kobiety, na wizyty w poradniach dla dzieci mogą być zapisywane tylko osoby do ukończenia 18 roku życia lub posiadające specjalną zgodę, itp.). Jeżeli wizyta nie może być umówiona informuje o tym stosowny komunikat a system prosi o wskazanie innego pacjenta. Jeżeli pacjent może być zapisany na wizytę proces zapisu jest kontynuowany.

Jeżeli wizyta jest komercyjna a pacjent posiada nieuregulowane płatności wówczas system wyświetla zaległości pacjenta w płatnościach. Osoba rejestrująca pacjenta na wizytę decyduje w tym momencie czy pacjenta zapisać na kolejną wizytę (mimo zaległości w płatnościach) czy przerwać proces zapisu na wizytę i przejść do modułu obsługi płatności pacjenta. W przypadku wizyt NFZ-owych oraz wizyt komercyjnych dla pacjentów nie zalegających z opłatami powyższy krok jest pomijany.

Kolejnym krokiem jest wskazywanie skierowania na wizytę (w przypadku kiedy na wizytę w danej poradni nie jest wymagane skierowanie krok ten jest pomijany). W tym kroku wyświetlany jest formularz dodawania skierowania z przyciskami zależnymi od rodzaju wizyty:

• w przypadku wizyt NFZ-owych
  • Dodaj i kontynuuj zapis na wizytę - przycisk dodaje do karty pacjenta skierowanie z danymi wprowadzonymi przez rejestratorkę, sprawdza czy może ono być wykorzystane do umówienia pacjenta na wizytę (data wystawienia skierowania musi być wcześniejsza niż data umawianej wizyty, skierowanie musi być adresowane do poradni do której umawiamy wizytę) i jeśli tak to przechodzi do kolejnego kroku a jeśli nie to zgłasza błąd i pozostaje nadal przy kroku wyboru skierowania
  • Pomiń skierowanie (do uzupełnienia później) i kontynuuj - przycisk pozwala pominąć dodawanie skierowania w tym miejscu i kontynuować zapis na wizytę (np. jeśli rejestratorka umawia pacjenta na wizytę podczas rozmowy telefonicznej, wówczas będzie w stanie wprowadzić dane ze skierowania dopiero gdy pacjent je przyniesie zgłaszając się na wizytę), jednak lekarz nie będzie mógł przyjąć tak zapisanego pacjenta dopóki nie doniesie on skierowania, które rejestratorka wprowadzi do systemu
  • Wizyta nagła - przycisk pozwala pominąć dodawanie skierowania w sytuacji gdy jest to wizyta nagła, ratująca życie - taka wizyta będzie realizowana bez skierowania i pacjent zostanie przyjęty mimo braku skierowania
  • E-skierowanie – przycisk pozwala pobrać z platformy P1 e-skierowanie na podstawie którego zostanie umówiona wizyta
• w przypadku wizyt komercyjnych
  • Dodaj i kontynuuj zapis na wizytę - przycisk dodaje do karty pacjenta skierowanie z danymi wprowadzonymi przez rejestratorkę, sprawdza czy może ono być wykorzystane do umówienia pacjenta na wizytę (data wystawienia skierowania musi być wcześniejsza niż data umawianej wizyty, skierowanie musi być adresowane do poradni do której umawiamy wizytę) i jeśli tak to przechodzi do kolejnego kroku a jeśli nie to zgłasza błąd i pozostaje nadal przy kroku wyboru skierowania
  • Kontynuuj bez skierowania - przycisk pozwala pominąć krok wprowadzania skierowania (gdy wizyta komercyjna jest realizowana bez skierowania) i kontynuować proces zapisu na wizytę
  • E-skierowanie – przycisk pozwala pobrać z platformy P1 e-skierowanie na podstawie którego zostanie umówiona wizyta

Zasady obowiązujące przy dodawaniu skierowania zostały opisane w podrozdziale „Skierowania” rozdziału „Pacjenci (karty aktywne)”.

Z kolei aby umówić wizytę na podstawie e-skierowania (jeszcze nie pobranego z platformy P1) należy kliknąć przycisk „E-skierowanie”. Otworzy się wówczas nowe okno, w którym należy wpisać 4-cyfrowy PIN e-skierowania (a w przypadku środowisk testowych 44-cyfrowy klucz eskierowania) i kliknąć przycisk „Pobierz”. Jeżeli dane e-skierowanie uda się pobrać z platformy P1, wówczas wyświetlą się jego dane. Kliknięcie przycisku „Akceptuj” spowoduje użycie tego eskierowania do umówienia wizyty. Kliknięcie przycisku „Pomiń” spowoduje pominięcie kroku wyboru skierowania na wizytę.

Ponadto pod formularzem dodawania skierowania wyświetla się lista wszystkich skierowań wprowadzonych do karty danego pacjenta (w tym e-skierowań pobranych wcześniej z platformy P1). Kliknięcie na informacji o którymkolwiek ze skierowań rozwija formularz z danymi takiego skierowania (e-skierowania są wyróżnione wyraźnym napisem „E-SKIEROWANIE”). Nad formularzem pojawia się informacja czy jest to skierowanie dostępne do wykorzystania na umawianą wizytę czy też nie. Skierowanie jest dostępne jeśli data wystawienia skierowania jest wcześniejsza niż data umawianej wizyty, skierowanie jest adresowane do poradni do której umawiamy wizytę i typ wizyty pozwala na ponowne wykorzystanie skierowania na wizytę jeśli było już wcześniej użyte. Ponadto nad formularzem skierowania może pojawić się informacja o zestawach narzędzi / pacjenta potrzebnych do realizacji zabiegu / operacji w przypadku skierowań na zabieg / operację (należy zwracać szczególną uwagę na tę informację, aby na wybierać skierowanie właściwe dla umawianego zabiegu / operacji ponieważ umówienie zabiegu / operacji będzie się wiązać z koniecznością przygotowania właściwych zestawów narzędzi / pacjenta!). Pod formularzem znajduje się przycisk „Wybierz i kontynuuj zapis na wizytę”, który pozwala kontynuować proces zapisu na wizytę na podstawie danego skierowania.

Kolejnym krokiem procesu umawiania wizyty jest wypełnianie dokumentów. Krok ten występuje wyłącznie w przypadku gdy wizyta jest umawiana na podstawie skierowania a ze skierowaniem są skojarzone dokumenty do wypełnienia i nie zostały one jeszcze wypełnione. W takim przypadku wyświetla się lista dokumentów których wypełnienie jest wymagane.

Przy każdym dokumencie niewypełnionym widoczny jest przycisk „Wypełnij” umożliwiający wyświetlenie formularza do wypełnienia dokumentu, zaś przy każdym wypełnionym przycisk „Zobacz” umożliwiający pobranie dokumentu w formie pliku PDF i jego wydrukowanie. Dopóki istnieje przynajmniej jeden dokument do wypełnienia dopóty pod listą dokumentów wyświetlany jest przycisk „Pomiń wypełnianie (do wypełnienia później) i kontynuuj” umożliwiający pominięcie kroku wypełniania dokumentów (np. przy umawianiu wizyty przez telefon), jednak konieczne będzie uzupełnienie takich dokumentów po już umówieniu wizyty aby wizyta mogła być zrealizowana.

Aby wypełnić dokument należy kliknąć przy nim przycisk „Wypełnij”. Wyświetli się wówczas formularz wypełniania dokumentu, który po wprowadzeniu danych należy zapisać klikając przycisk „Zapisz”.

Po zapisaniu danych dokumentu ponownie wyświetla się lista dokumentów przy skierowaniu. Kiedy wszystkie dokumenty na liście zostaną wypełnione spod listy dokumentów znika przycisk „Pomiń wypełnianie (do wypełnienia później) i kontynuuj” a w jego miejsce pojawia się przycisk „Kontynuuj zapis na wizytę”, po którego kliknięciu następuje przejście do następnego kroku procesu.

Kolejnym krokiem procesu umawiania wizyty jest weryfikacja deklaracji pacjenta. Sprawdzanie czy pacjent ma złożoną deklarację w przychodni do której próbuje się zapisać ma miejsce tylko w przypadku wizyt NFZ-owych przy zapisach do poradni POZ (we wszystkich pozostałych przypadkach krok ten jest pomijany). Jeśli pacjent posiada odpowiednią deklarację wówczas system automatycznie przechodzi do kolejnego kroku procesu. Jeśli pacjent takiej deklaracji nie posiada wówczas system wyświetla formularz dodawania deklaracji i prosi o jej wprowadzenie. Zasady obowiązujące przy dodawaniu deklaracji zostały opisane w podrozdziale „Deklaracje” rozdziału „Pacjenci (karty aktywne)”.

W uzasadnionych przypadkach (np. wizyta ratująca życie lub pacjent z innego województwa) istnieje możliwość pominięcia deklaracji i przyjęcia pacjenta mimo jej braku. Wówczas zamiast wypełniać formularz danych deklaracji i zatwierdzać go przyciskiem „Dodaj i kontynuuj zapis na wizytę” należy skorzystać z przycisku „Pomiń i kontynuuj zapis na wizytę” bez wypełniania formularza.

W przypadku wizyt NFZ-owych w POZ w sytuacji gdy w karcie pacjenta brakuje wymaganych upoważnień, kolejnym krokiem procesu umawiania wizyty staje się wprowadzenie takich upoważnień. Wyświetla się wówczas formularz do wprowadzenia upoważnień. Jeżeli zachodzi potrzeba umówienia wizyty bez wprowadzania upoważnień wówczas należy skorzystać z przycisku „Pomiń i kontynuuj zapis na wizytę” pozostawiając formularz pusty. W przypadku wprowadzania upoważnień po wypełnieniu formularza należy go zatwierdzić klikając przycisk „Dodaj i kontynuuj zapis na wizytę”. System będzie wyświetlał formularz do wprowadzania upoważnień tak długo aż wszystkie wymagane rodzaje upoważnień zostaną wprowadzone.

Jeżeli zostaną wprowadzone wymagane upoważnienia, wówczas po kliknięciu przycisku „Dodaj i kontynuuj zapis na wizytę” system wyświetli przycisk umożliwiający ich pobranie w formie pliku PDF i wydrukowanie („Drukuj wystawione upoważnienia”) oraz przycisk umożliwiający przejście do kolejnego kroku procesu („Dalej”).

Kolejnym krokiem procesu umawiania wizyty jest wpisanie pacjenta do harmonogramu przyjęć / kolejki oczekujących. Krok ten występuje tylko w przypadku wizyt NFZ-owych w poradniach specjalistycznych w których zdefiniowano harmonogramy / kolejki (we wszystkich pozostałych przypadkach krok ten jest pomijany). W tym kroku wyświetlany jest formularz i dwa przyciski:

• Wpisz - przycisk wpisuje pacjenta do harmonogramu / kolejki zgodnie z danymi wprowadzonymi do formularza
• Nie wpisuj - przycisk pomija wpisanie pacjenta do harmonogramu / kolejki

Zależnie od użytego przycisku system dokonuje lub nie dokonuje wpisu pacjenta do kolejki oczekujących i przechodzi do kolejnego kroku procesu umawiania wizyty, którym jest wyświetlenie cennika usług w poradni. Krok ten występuje wyłącznie w przypadku wizyt komercyjnych. Za wyjątkiem sytuacji gdy proces umawiania wizyty rozpoczęto przy użyciu przycisku "Kontynuuj zapis na wizytę (użyj domyślnego cennika)", w pierwszej kolejności wyświetla się lista dostępnych cenników (obowiązujących w poradni w dniu umawianej wizyty), z której należy wybrać właściwy po czym nacisnąć przycisk „Dalej” w celu wyświetlenia zawartości cennika.

W cenniku określona jest podstawowa cena brutto za wizytę (która w szczególności może być zerowa) oraz ceny poszczególnych usług. Rejestratorka może (choć nie musi) określić jakich usług w ramach wizyty oczekuje pacjent (zaznaczając pole przy nazwie usługi). W momencie zaznaczenia którejkolwiek z usług automatycznie aktualizowana jest łączna cena za wizytę a pole ilości przy danej usłudze staje się edytowalne - ilość usług można zmodyfikować i przy takiej modyfikacji również aktualizowana jest łączna cena za wizytę.

Jeżeli wizyta ma być (współ)finansowana przez płatnika, wówczas w polu „Płatnik”, widocznym nad listą usług, należy wskazać cennik płatnika. Formularz cennika zmieni wtedy wygląd – pojawią się w nim dodatkowe pola:

• rozlicz według cennika poradni - jeżeli dana usługa nie występuje w cenniku płatnika, wówczas będzie rozliczana według cennika poradni, jeżeli występuje w cenniku płatnika, wówczas będzie rozliczana według cennika płatnika, jeżeli zaś pojawi się sytuacja, że usługa ma być rozliczana według cennika poradni mimo że występuje w cenniku płatnika, wówczas przy takiej usłudze należy zaznaczyć pole "rozlicz według cennika poradni"
• cena płatnika - cena danej usługi zdefiniowana w cenniku płatnika (widoczna tylko przy tych usługach, które są zdefiniowane w cenniku płatnika i mają w cenniku płatnika tę samą stawkę VAT co w cenniku poradni)
• dopłata pacjenta – kwota jaką musi dopłacić pacjent (płatnik może nie pokrywać kosztów w 100%); zaznaczenie usługi, która jest zdefiniowana w cenniku płatnika powoduje, że system domyślnie wpisuje wartość dopłaty pacjenta równą zero (wartość tę można zmienić ręcznie; jeżeli zaznaczona usługa jest zdefiniowana w cenniku płatnika, to pole dopłaty pacjenta nie może być puste – wartość może być zerowa ale nie może być pusta)
• zniżka pacjenta – pole informacyjne gdzie można wpisać jaka zniżka przysługuje pacjentowi na daną usługę u danego płatnika
• kod zlecenia – pole umożliwiające wpisanie kodu zlecenia nadanego przez płatnika; pole jest opcjonalne ale jeśli płatnik podaje kod zlecenia to należy go wpisać w związku z tym, że płatnik będzie wymagał tego kodu w rozliczeniu; jeśli z cennika wybrano kilka usług a kod zlecenia jest jeden to należy ten sam kod wpisać przy każdej wybranej usłudze (może się zdarzyć sytuacja, że przed wizytą pacjent „domówi” kolejną usługę i ta dostanie inny kod zlecenia, stąd oddzielny kod zlecenia przy każdej usłudze zamiast jednego kodu zlecenia przy wizycie)

Kolejnym krokiem procesu umawiania wizyty jest wstępny wybór usługi NFZ-owej. Krok ten występuje tylko w przypadku wizyt NFZ-owych w poradniach podstawowej opieki zdrowotnej (we wszystkich pozostałych przypadkach krok ten jest pomijany). W tym kroku można wskazać domyślny kod usługi z umowy z NFZ jaki powinien być wykazany przy danej wizycie. Jeżeli wskazana usługa jest poradą związaną z wydaniem karty DiLO wówczas pojawia się dodatkowe pole umożliwiające wprowadzenie numeru karty DiLO.

Jeżeli w systemie został zdefiniowany słownik usług wewnętrznych i dana wizyta jest wizytą NFZową, wówczas kolejnym krokiem jest możliwość wskazania usługi wewnętrznej jaka powinna zostać zrealizowana w ramach wizyty.

Naciśnięcie przycisku „Dalej” kończy proces zapisu na wizytę. Wyświetlane jest podsumowanie z informacjami o umówionej wizycie wraz z przyciskiem „Pokaż podsumowanie” umożliwiającym wydrukowanie podsumowania dla pacjenta. Jeżeli w procesie umawiania wizyty pacjent został wpisany do harmonogramu / kolejki dla której mechanizmem rozliczeń jest AP-KOLCE, wówczas po umówieniu wizyty system wysyła komunikat z danymi pacjenta do AP-KOLCE.

Po kliknięciu przycisku „Pokaż podsumowanie” otwierane jest podsumowanie w formacie PDF do wydrukowania na papierze formatu recepty (96 mm × 203 mm).

Naciśnięcie przycisku „Zakończ” zamyka okno umawiania wizyty a w widoku terminarza aktualizowany jest kolor slotu na właściwy dla umówionej wizyty.

W zależności od konfiguracji systemu umówione wizyty w terminarzu mają nagłówek „UMÓWIONA WIZYTA” lub imię nazwisko pacjenta. Ponadto na slotach umówionych wizyt mogą wyświetlać się różnego rodzaju ikonki informacyjne.

Kliknięcie na dostępności na siatce terminarza rozpoczyna proces umawiania wizyty o godzinie widocznej w miejscu kliknięcia. W pierwszej kolejności pojawia się okno z podstawowymi informacjami o wizycie oraz przyciskiem „Kontynuuj zapis na wizytę”, który pozwala rozpocząć proces zapisu na wizytę.

Po kliknięciu przycisku „Kontynuuj zapis na wizytę” wyświetla się formularz podstawowych danych wizyty, gdzie wskazuje się:

• czas wizyty – lista dostępnych czasów trwania wizyty uzależniona od długości okresu dostępności personelu / aparatury
• rodzaj wizyty – określa czy jest to wizyta NFZ-owa czy komercyjna; domyślnie wybrany jest rodzaj wizyty właściwy dla danej poradni
• typ wizyty – określa typ wizyty możliwy do wybrania spośród typów zdefiniowanych dla danej poradni; domyślnie wybrany jest główny typ wizyty właściwy dla specjalności danej poradni
• gabinet w jakim jest realizowana wizyta (w przypadku wizyt na aparaturę pole to nie jest widoczne, w przypadku wizyt nie wymagających gabinetu, jak np. wizyty domowe, pole to należy pozostawić puste); jeśli istnieje tylko jeden gabinet w danej poradni a główny typ wizyty właściwy dla specjalności danej poradni wymaga wskazania gabinetu wówczas gabinet jest domyślnie wybrany

Na dole formularza znajduje się przycisk „Dalej” umożliwiający kontynuację procesu planowania wizyty a w przypadku wizyt komercyjnych w poradniach w których został zdefiniowany domyślny cennik, dodatkowo wyświetla się przycisk "Dalej (użyj domyślnego cennika)" umożliwiający kontynuację procesu planowania wizyty z automatycznym wyborem domyślnego cennika. Po kliknięciu przycisku „Dalej” wyświetla się formularz wyboru personelu realizującego wizytę. W przypadku wizyt na aparaturę jest on na początku pusty, w przypadku wizyt do personelu wskazany jest w nim personel do którego umawiana jest wizyta (tego personelu nie da się usunąć ani zmienić).

Jeżeli wizyta ma być współrealizowana przez kilka osób z personelu, wówczas należy skorzystać z przycisku „Więcej” aby wyświetlić więcej pól umożliwiających wprowadzenie kolejnych osób z personelu.

Aby wprowadzić do pustego pola personel należy kliknąć na ikonkę z zieloną strzałką skierowaną w dół przy tym polu. Otworzy się wówczas okno wyszukiwania personelu, w którym po wskazaniu kryteriów wyszukiwania można odnaleźć personel dostępny w czasie trwania wizyty (dostępność personelu musi być zaplanowana w grafikach pracy).

Przy każdej osobie z personelu widoczny jest przycisk „Wybierz” po kliknięciu na który okno wyszukiwania personelu znika a wybrany personel pojawia się w formularzu wyboru personelu realizującego wizytę.

Dla każdej osoby z personelu można wskazać rolę jaką ta osoba pełni przy realizacji wizyty. Jedną z osób z personelu należy oznaczyć jako główny personel realizujący wizytę zaznaczając okrągłe pole (radio) z prawej strony formularza (w przypadku wizyt umawianych do personelu domyślnie pole to zaznaczone jest przy personelu do którego umawiana jest wizyta). Jeżeli personel został wstawiony omyłkowo można go usunąć klikając na ikonkę z białym znakiem minusa w czerwonym kole. Pola przeznaczone do wprowadzania personelu a pozostawione puste są ignorowane.

Po zakończeniu wyboru personelu realizującego wizytę należy kliknąć przycisk „Dalej”. Po kliknięciu tego przycisku wyświetlana jest wyszukiwarka pacjentów, umożliwiająca wyszukanie pacjenta do zapisania na wizytę. Ciąg dalszy procesu umawiania wizyty wygląda identycznie jak proces umawiania wizyty opisany powyżej w niniejszym rozdziale.

Po umówieniu wizyty, w widoku terminarza okres dostępności w jakim została umówiona wizyta jest zastępowany blokiem odpowiadającym umówionej wizycie z kolorem właściwym dla tej wizyty (w przypadku wizyt realizowanych przez dodatkowy personel odpowiednie bloki pojawiają się przy każdej z osób realizujących wizytę).

Z poziomu tego samego terminarza odbywa się również obsługa umówionych wizyt. Po kliknięciu na umówioną wizytę w terminarzu (z wyjątkiem wizyt koloru wiśniowego i szmaragdowego po kliknięciu na które pojawia się komunikat „Współrealizacja wizyty”) otwiera się okno ze szczegółami tej wizyty, w którym pod podstawowymi informacjami o wizycie pojawia się informacja o zapisanym pacjencie lub zapisanych pacjentach (w przypadku sesji grupowych). Przy każdym pacjencie prezentowana jest informacja o statusie wizyty, brakach dotyczących wizyty, kto i kiedy dokonał zapisu na wizytę oraz przyciski akcji. Przy nazwisku pacjenta może też wyświetlać się informacja o przebywaniu tej osoby na kwarantannie / w izolacji w związku z COVID-19.

Wizyty mogą mieć następujące statusy:

• Wizyta zapisana - podstawowy status umówionej wizyty
• Wizyta do odwołania - wizyta która została umówiona, po czym zmienił się grafik pracy personelu / aparatury i termin na który wizyta była umówiona przestał być dostępny w związku z czym wizyta musi być odwołana
• Wizyta zrealizowana - wizyta na którą pacjent się stawił, lekarz przyjął pacjenta i zaznaczył informację o tym w systemie
• Wizyta niezrealizowana - wizyta na którą pacjent się nie stawił lub która z innych przyczyn nie odbyła się i lekarz zaznaczył informację o tym w systemie

Przy wizytach mogą pojawiać się ponadto następujące informacje o brakach (prezentowane na czerwono):

• Brak skierowania na wizytę - jeżeli na wizytę jest wymagane skierowanie ale nie zostało ono wskazane na etapie umawiania wizyty
• Niewypełnione dokumenty - jeżeli wizyta jest realizowana na podstawie skierowania z którym są skojarzone dokumenty niezbędne do wypełnienia przez pacjenta i przynajmniej jeden z tych dokumentów nie został jeszcze wypełniony
• Brak upoważnień – w przypadku wizyt NFZ-owych do POZ jeśli system został skonfigurowany w taki sposób żeby wymagać upoważnień a w karcie pacjenta brakuje stosownych upoważnień
• Nieuregulowana płatność za wizytę - jeżeli dana wizyta powinna być opłacona z góry a opłata nie została pobrana od pacjenta
• Brak ubezpieczenia na dzień wizyty - jeżeli w systemie nie ma dokumentu ubezpieczeniowego pacjenta ważnego na dzień wizyty
• Przypisany do wizyty terapeuta nie jest już dostępny - jeżeli do wizyty (zabiegu rehabilitacyjnego) został przypisany terapeuta któremu potem zmienił się grafik pracy w wyniku czego przestał on być dostępny i nie będzie mógł zrealizować wizyty

Przy (każdym) pacjencie zapisanym na wizytę dostępne mogą być następujące przyciski:

• Oznacz wizytę jako zrealizowaną - przycisk umożliwiający zmianę statusu wizyty na „Wizyta zrealizowana” (przycisk dostępny wyłącznie dla wizyt na aparaturę które nie mają przypisanego personelu głównego realizującego wizytę; jeżeli wizyta ma przypisany realizujący ją personel wówczas to ta osoba z personelu odpowiada za zmianę statusu wizyty na „Wizyta zrealizowana”)
• Oznacz wizytę jako niezrealizowaną - przycisk umożliwiający zmianę statusu wizyty na „Wizyta niezrealizowana” (przycisk dostępny wyłącznie dla wizyt na aparaturę które nie mają przypisanego personelu głównego realizującego wizytę; jeżeli wizyta ma przypisany realizujący ją personel wówczas to ta osoba z personelu odpowiada za zmianę statusu wizyty na „Wizyta niezrealizowana”); jeżeli wizyta została umówiona na podstawie eskierowania które nie było używane do umówienia innej wizyty ani do wpisania pacjenta do harmonogramu / kolejki, to takie e-skierowanie jest odblokowywane na platformie P1, odłączane od wizyty i usuwane z karty pacjenta
• Odwołaj wizytę - przycisk umożliwiający odwołanie danej wizyty, czy to na prośbę pacjenta czy to ze względu na zmianę grafiku pracy personelu / aparatury; przy odwoływaniu wizyty system prosi o podanie powodu odwołania wizyty i informacji o żądającym jej odwołania, a jeżeli przy umawianiu danej wizyty pacjent był wstawiany do kolejki oczekujących wówczas przy odwoływaniu wizyty system poprosi dodatkowo o określenie powodu skreślenia z kolejki; jeżeli wizyta została umówiona na podstawie e-skierowania które nie było używane do umówienia innej wizyty ani do wpisania pacjenta do harmonogramu / kolejki, to takie e-skierowanie jest odblokowywane na platformie P1, odłączane od wizyty i usuwane z karty pacjenta
  
  
  
  Po określeniu powodu (o ile system tego wymaga) wizyta jest odwoływana a termin zwalniany, aby możliwe było zapisanie innego pacjenta na ten termin.
• Karta pacjenta - przycisk umożliwiający wgląd do karty pacjenta (otwieranej w nowym oknie) i uzupełnienie w niej danych (struktura karty pacjenta i zasady jej wypełniania zostały opisane w rozdziale „Pacjenci (karty aktywne)”); szybki dostęp do karty pacjenta ułatwia uzupełnienie informacji o ubezpieczeniu na dzień wizyty oraz wypełnienie dokumentów jeśli takie są wymagane do realizacji wizyty
  
  UWAGA!
  Jeżeli pacjent jest ubezpieczony w NFZ i posiada numer PESEL a dzień wizyty jest przyszły wówczas komunikat o braku ubezpieczenia można zignorować aż do dnia wizyty - system jHIS w dniu wizyty automatycznie połączy się z systemem eWUŚ i pobierze dokument elektroniczny potwierdzający ubezpieczenie pacjenta na dzień wizyty; jeżeli taki dokument elektroniczny nie potwierdzi ubezpieczenia pacjenta konieczne będzie w dniu wizyty wprowadzenie w karcie pacjenta informacji o ubezpieczeniu - przycisk „Oświadczenia o ubezpieczeniu pacjenta” w zakładce „Pacjent” lub zakładka „Ubezpieczenia”)
  
  
• Przypisz skierowanie - przycisk umożliwia wprowadzenie przy wizycie danych skierowania pacjenta jeżeli na wizytę jest wymagane skierowanie a nie zostało wprowadzone na etapie umawiania wizyty; przypisywanie skierowania do wizyty na tym etapie wygląda dokładnie tak samo jak krok wskazywania skierowania opisany przy omawianiu procesu umawiania wizyty (z tą różnicą że znika tu możliwość pobrania e-skierowania z platformy P1 – patrz: opis kolejnego przycisku)
• Przypisz e-skierowanie – przycisk umożliwia pobranie z platformy P1 e-skierowania i powiązania go z umówioną wizytą; pobieranie e-skierowania z platformy P1 na tym etapie wygląda dokładnie tak samo jak opisano przy omawianiu procesu umawiania wizyty
• Podgląd skierowania – przycisk umożliwia podgląd danych skierowania papierowego / podgląd e-skierowania
• Odłącz skierowanie – przycisk umożliwia odłączenie (za potwierdzeniem) skierowania od wizyty; jeżeli wizyta została umówiona na podstawie e-skierowania które nie było używane do umówienia innej wizyty ani do wpisania pacjenta do harmonogramu / kolejki, to takie eskierowanie dodatkowo jest odblokowywane na platformie P1 i usuwane z karty pacjenta
• Wpisz do harmonogramu / kolejki (NFZ) – przycisk umożliwia wpisanie pacjenta do harmonogramu przyjęć / kolejki oczekujących jeżeli przy umawianiu wizyty nie wpisano pacjenta do harmonogramu / kolejki; formularz wpisywania pacjenta do harmonogramu / kolejki na tym etapie wygląda dokładnie tak samo jak opisano przy omawianiu procesu umawiania wizyty
• Usługi - przycisk umożliwia podgląd / modyfikację (w nowym oknie) usług komercyjnych przypisanych do wizyty pacjenta.
  Jeżeli wizyta nie została rozliczona ani nie rozpoczęła się jeszcze jej obsługa gabinetowa, wówczas możliwa jest modyfikacja usług przypisanych do wizyty, w tym także wskazania płatnika (współ)finansującego wizytę. Mechanizm jest tu identyczny jak opisano w procesie umawiania wizyty przy omawianiu kroku wyboru usług z cennika, z tym że tu dla uprawnionych użytkowników dodatkowo istnieje możliwość zmiany ceny usługi w stosunku do obowiązującej ceny z cennika poradni np. w celu przyznania pacjentowi zniżki na daną usługę (aby zmienić cenę usługi należy kliknąć ikonkę różowego ołówka przy danej cenie i w monicie jaki się pojawi wpisać nową cenę).
  
  
  
  
  
  
  Jeżeli wizyta (współ)finansowana przez płatnika nie została jeszcze rozliczona ani nie zaczęła się jej obsługa gabinetowa, a zmieniły się ceny w cenniku płatnika i / lub cenniku poradni w stosunku do cen obowiązujących w dniu, w którym wizyta była umawiana, wówczas przy odpowiednich cenach wyświetlane są na czerwono komunikaty informujące o tych powstałych zmianach. Przy każdym takim komunikacie znajduje się ikonka z symbolem „⦿” - kliknięcie tej ikonki skutkuje aktualizacją ceny w danym polu (komunikat informujący o zmianie wówczas znika). W ten sposób zapewniona jest pełna kontrola użytkownika nad tym co się zmieniło i co powinien on w danej sytuacji zrobić.
  
  
  
  Ponadto może się zdarzyć, że pomiędzy dniem, w którym wizyta była umawiana a dniem wizyty pewna usługa została usunięta z cennika płatnika – wówczas stosowny komunikat wyświetla się przy nazwie usługi a kliknięcie ikonki z symbolem „⦿” przy tym komunikacie usuwa zawartość pól „cena płatnika”, „dopłata pacjenta”, „zniżka pacjenta” i „kod zlecenia” przy tej usłudze, jako że na dzień wizyty płatnik już danej usługi nie finansuje.
  Może się też zdarzyć, że pomiędzy dniem w którym wizyta była umawiana a dniem wizyty pewna usługa została usunięta z cennika poradni – wówczas stosowny komunikat wyświetla się przy nazwie usługi a kliknięcie ikonki z symbolem „⦿” przy tym komunikacie odznacza pole zaznaczenia przy tej usłudze, jako że usługi nie ma już w cenniku poradni, więc nie powinna być zaznaczona (wybrana do realizacji).
  Gdyby się zdarzyło, że w cenniku płatnika i / lub cenniku poradni przy pewnej usłudze została zmieniona stawka VAT i po tej zmianie stawka VAT w cenniku płatnika jest inna niż w cenniku poradni, to taka sytuacja oznacza, że znika powiązanie usługi z cennika poradni z usługą z cennika płatnika – stosowny komunikat wyświetli się wówczas przy nazwie usługi a kliknięcie ikonki z symbolem „ ” przy tym komunikacie ⦿ usunie zawartość pól „cena płatnika”, „dopłata pacjenta”, „zniżka pacjenta” i „kod zlecenia” przy tej usłudze i zaktualizuje stawkę VAT w danych usługi. Jeżeli z kolei zmieniona stawka VAT jest taka sama w cenniku płatnika i cenniku poradni, wówczas przy nazwie usługi wyświetli się stosowny komunikat a kliknięcie ikonki z symbolem „⦿” przy tym komunikacie zaktualizuje stawkę VAT w danych usługi. W obu omawianych przypadkach aktualizacja stawki VAT w danych usługi jest niewidoczna dla użytkownika (odbywa się w tle, więc wygląd formularza się nie zmienia poza tym że znika czerwony komunikat przy którym kliknięto ikonkę z symbolem „⦿”), jednak istotne jest to aby użytkownik był świadomy, że taka aktualizacja ma miejsce.
  Jeżeli wizyta została rozliczona, wówczas (zasadniczo) formularza usług nie da się edytować (poza pewnymi wyjątkami, które zostaną tu wyszczególnione). W takiej sytuacji czerwone komunikaty nadal w formularzu się wyświetlają, z tym że już bez ikonek z symbolem „⦿”, jako że przy rozliczonych usługach nie da się już wprowadzać zmian. Istnieją jednak pewne szczególne sytuacje, kiedy takich zmian można dokonać: gdy lekarz na wizycie dopisze dodatkową usługę z cennika lub gdy usługa ma cenę zerową - w obu tych przypadkach po zakończeniu wizyty dopóki usługa nie zostanie rozliczona, dopóty może być modyfikowana a ewentualne czerwone komunikaty przy niej zachowują aktywną ikonkę z symbolem „⦿”. Gdyby zdarzyła się sytuacja, że lekarz wykonał na wizycie dodatkową usługę, za którą pacjent musi po wizycie dopłacić, a okazałoby się że taką usługę mógłby (współ)finansować płatnik, wówczas istnieje możliwość wprowadzenia stosownych danych przed przyjęciem opłaty za tę dodatkową usługę. W formularzu usług przypisanych do wizyty przy tej dodatkowej usłudze zrealizowanej przez lekarza i jeszcze nie rozliczonej pojawia się stosowny komunikat w kolorze zielonym. Dla takiej usługi można więc wprowadzić dopłatę pacjenta, określić zniżkę pacjenta i kod zlecenia (o ile ta usługa w cenniku płatnika istnieje) i dopiero po wprowadzeniu tych danych przyjąć za tę usługę ewentualną opłatę (dopłatę pacjenta) jeśli będzie ona niezerowa.
  
  
  
  UWAGA!
  Jeśli lekarz dopisał dodatkową usługę na wizycie ale wizyta w momencie jej umawiania nie była zaplanowana jako (współ)finansowana przez płatnika, to taka dodatkowa usługa również nie będzie mogła być (współ)finansowana przez płatnika, a zatem nie będzie możliwości jej modyfikowania w formularzu usług przypisanych do wizyty.
  Ze względu na stopień komplikacji używanych mechanizmów, po zapisaniu danych usług, oprócz zdawkowego komunikatu o pomyślnym zakończeniu operacji prezentowane są informacje jakie dane usług zostały zapisane w bazie danych systemu.
  
  
  
  
• Płatności - przycisk umożliwia wyświetlenie nieuregulowanych płatności pacjenta z możliwością zarządzania nimi; jest to dokładnie funkcjonalność zakładki „Płatności” opisanej w rozdziale „Pacjenci (karty aktywne)”.
• Usługa NFZ – przycisk umożliwia przypisanie / zmianę domyślnej usługi NFZ po umówieniu wizyty a przed rozpoczęciem jej obsługi gabinetowej
  
  
  
  
• Usługa wewnętrzna – przycisk umożliwia przypisanie / zmianę usługi wewnętrznej po umówieniu wizyty a przed rozpoczęciem jej obsługi gabinetowej
  
  
  
  
• Istotne załączniki – przycisk umożliwia wskazanie, które załączniki z zakładki „Historia” w karcie pacjenta powinny wyświetlić się lekarzowi na danej wizycie – aby załącznik wyświetlił się na danej wizycie należy wskazać zakładkę w której powinien on się wyświetlić i zapisać ustawienia
  
  
  

• Uwagi – przycisk umożliwia wyświetlenie formularza do dopisania uwag do wizyty (dopisane uwagi wyświetlają się na czerwono przy informacjach o wizycie pacjenta)
  
  

• Pomyłki – przycisk umożliwia korygowanie pomyłek w rozliczeniach za wizyty komercyjne. Należy mieć na uwadze, że korygowanie pomyłek niejednokrotnie wiąże się z modyfikowaniem wystawionych dokumentów finansowych i posiada szereg ograniczeń.
  
  Na początku należy wybrać kategorię pomyłki do skorygowania.
  
  
  
  Pierwszą kategorią jest zmiana cennika i / lub usługi / usług przy wizycie. Po wybraniu tej kategorii wyświetla się lista możliwych do wybrania cenników z domyślnie wybranym tym cennikiem, który jest przypisany do danej wizyty (jeżeli korekta pomyłki dotyczy zmiany usługi / usług w obrębie cennika przypisanego do wizyty, wówczas cennika nie należy zmieniać) oraz wyświetlany jest aktualny stan usług przy wizycie i formularz do wprowadzenia docelowego stan usług przy wizycie. Widok jest inny dla wizyty zaplanowanej a inny dla wizyty zrealizowanej. Dla wizyty zrealizowanej oprócz zaplanowanych ilości usług podane są także ilości zrealizowane i one także mogą podlegać korekcie (zerowa ilość zaplanowana oznacza, że usługa nie była zaplanowana przed wizytą a została dopisana przez lekarza w trakcie wizyty jako zrealizowana; zerowa ilość zrealizowana oznacza, że usługa była zaplanowana ale nie została zrealizowana). Dla każdej usługi z cennika źródłowego automatycznie wskazywana jest ta sama usługa z cennika docelowego, o ile istnieje ona w cenniku docelowym - w przeciwnym przypadku to użytkownik musi wskazać na jaką usługę z cennika docelowego system ma zamienić daną usługę źródłową. Przy zmianie cennika / usługi można pozostawić ceny usług takie jakie zostały zapisane przy wizycie w momencie jej planowania lub można zmienić ceny usług na aktualnie obowiązujące w cenniku docelowym, przy czym tryb postępowania wskazać określić niezależnie dla każdej usługi. Zmiana cennika / usługi jest możliwa dla każdej wizyty, w sytuacji gdy nie następuje zmiana cen żadnej z usług oraz dla następujących przypadków wizyt gdy następuje zmiana choćby jednej z cen: przy wizycie nie może istnieć dokument finansowy korygujący, każdy dokument finansowy przy wizycie musi być albo nieopłacony albo opłacony w pełni w ramach jednej transakcji, przy zmianie cennika / usługi nie może następować zmiana stawki VAT. Przy wykonywaniu operacji zmiany cennika / usługi, zmiana cen / ilości dotknie dokument finansowy wystawiony za wizytę i wpłatę zarejestrowaną za wizytę jeśli takowe istnieją (nazwy i ceny usług zostaną zmienione na dokumencie finansowym a wpłata zostanie skorygowana stosownie do należności za usługi)! Jeżeli ponadto istnieje dofinansowanie do wizyty, to zostanie ono wycofane!
  
  
  
  
  
  Druga kategoria pomyłki to dodanie do wizyty usługi, której użytkownik rejestracji zapomniał dodać planując wizytę lub lekarz zapomniał dodać realizując wizytę. Po wybraniu tej kategorii wyświetla się formularz dodawania usługi. Występuje on w dwóch wariantach: pierwszy - z podstawowymi danymi usługi w przypadku gdy wizyta nie jest (współ)finansowana przez płatnika lub gdy wizyta jest (współ)finansowana przez płatnika ale dodawana usługa nie istnieje w cenniku płatnika, drugi - z możliwością wskazania, że dodawana usługa ma być (współ)finansowana przez płatnika i możliwością wprowadzenia danych specyficznych dla rozliczeń z płatnikiem. Istotne jest określenie trybu dodawania usługi - czy ma być dodana w taki sposób jakby zapomniał ją dodać użytkownik rejestracji czy w taki sposób jak by zapomniał ją dodać lekarz - w zależności od wybranego trybu usługa może trafić na dokument finansowy wystawiony przed wizytą lub na dokument finansowy wystawiony po wizycie na dodatkową (nieplanowaną) usługę. Operacja dodawania usługi dotknie dokument finansowy wystawiony za wizytę i wpłatę zarejestrowaną za wizytę jeśli takowe istnieją (usługa zostanie dopisana do dokumentu finansowego a wpłata zostanie powiększona o należność za tę usługę)! Jeżeli ponadto istnieje dofinansowanie do wizyty, to zostanie ono wycofane! Operacja dodania usługi jest możliwa tylko dla następujących przypadków wizyt: brak dokumentów finansowych korygujących przy wizycie, każdy dokument finansowy pierwotny przy wizycie nieopłacony lub w pełni opłacony w ramach jednej transakcji.
  
  
  
  
  
  Trzecia kategoria pomyłki to usunięcie z wizyty usługi, która została dodana przez pomyłkę. Po wybraniu tej kategorii wyświetla się formularz usuwania usługi. Operacja usuwania usługi dotknie dokument finansowy wystawiony za wizytę i wpłatę zarejestrowaną za wizytę jeśli takowe istnieją (usługa zostanie usunięta z dokumentu finansowego a wpłata zostanie pomniejszona o należność za tę usługę, w szczególności jeśli usuwana usługa jest jedyną usługą na dokumencie finansowym, wówczas wraz z usługą zostaną usunięte wpłata jak i dokument finansowy)! Wskazówka: jeżeli zamierzamy usunąć z wizyty jedyną usługę dla której wystawiono dokument finansowy a następnie dodać inną usługę to należy w pierwszej kolejności dodać nową usługę a dopiero potem usunąć tę która miała zostać usunięta (gdyby zastosować kolejność z usunięciem a potem dodaniem, wówczas przy usuwaniu usługi usunięty zostałby również dokument finansowy, a przy dodawaniu nowej usługi nie zostałby on odtworzony). Jeżeli ponadto istnieje dofinansowanie do wizyty, to zostanie ono wycofane! Operacja dodania usługi jest możliwa tylko dla następujących przypadków wizyt: brak dokumentów finansowych korygujących przy wizycie, każdy dokument finansowy pierwotny przy wizycie nieopłacony lub w pełni opłacony w ramach jednej transakcji lub opłacony w ramach dowolnej ilości transakcji w przypadku gdy wraz z usunięciem usługi następuje usunięcie wpłat i dokumentu.
  
  
  
  Czwarta kategoria pomyłki to usunięcie omyłkowo zarejestrowanej wpłaty za wizytę z możliwością usunięcia także dokumentu finansowego. W celu zachowania spójności z mechanizmami systemu płatności, kiedy wizyta zostanie zrealizowana, wówczas znika możliwość usunięcia dokumentu finansowego wystawionego przed wizytą i wpłat dokonanych z tytułu tego dokumentu. Nie da się usunąć dokumentu finansowego bez usuwania wpłat dokonanych z jego tytułu. Nie da się usunąć nadpłaty bez usuwania dokumentu finansowego, ponieważ w systemie płatności obowiązuje reguła, że nie mogą istnieć dokumenty finansowe z kwotą ujemną (nadpłatą), dla których nie dokonano zwrotu tejże kwoty. Wskazówka: ponieważ opisanych wcześniej kategorii pomyłek nie da się skorygować gdy przy wizycie istnieje dokument finansowy korygujący, można skorzystać z niniejszej funkcjonalności w celu usunięcia opłaty z tytułu dokumentu finansowego korygującego wraz z tym dokumentem w celu skorygowania pomyłek z pozostałych kategorii.
  
  

Piąta kategoria pomyłki to dołączenie do wizyty cennika płatnika jeśli omyłkowo nie został dołączony lub odłączenie od wizyty cennika płatnika jeśli omyłkowo został dołączony. Obydwie te operacje są możliwe jedynie w sytuacji, gdy nie wystawiono jeszcze żadnego dokumentu finansowego za wizytę. Jeżeli zaś istnieje dofinansowanie do wizyty, to zostanie ono wycofane!

W przypadku sesji grupowych do których można jeszcze dopisać pacjentów pod listą zapisanych pacjentów pojawia się dodatkowo przycisk „Dopisz pacjenta na wizytę”, który rozpoczyna proces zapisu kolejnego pacjenta na daną wizytę (sesję grupową). Proces ten wygląda identycznie jak przy umawianiu pierwszego pacjenta.

W przypadku wizyt NFZ-owych posiadających status „wizyta zapisana” i nie będących sesjami grupowymi pod listą zapisanych pacjentów pojawia się dodatkowo przycisk „Zmień wizytę na komercyjną”. Jeśli pacjent zgłaszający się na wizytę NFZ-ową nie posiada wymaganych dokumentów przez co nie może być przyjęty ale zgadza się zapłacić za wizytę, wówczas korzystając z przycisku „Zmień wizytę na komercyjną” można wizytę przekształcić w komercyjną.

Jeśli przy wizycie NFZ-owej było wskazane skierowanie, wówczas po kliknięciu przycisku „Zmień wizytę na komercyjną” pojawi się prośba o decyzję czy skierowanie ma pozostać przy wizycie (mimo zmiany wizyty na komercyjną) czy też należy je odłączyć od wizyty. W zależności od podjętej decyzji należy kliknąć odpowiedni przycisk. Jeżeli wizyta została umówiona na podstawie e-skierowania, które nie było używane do umówienia innej wizyty ani do wpisania pacjenta do harmonogramu / kolejki i użyto przycisku żądania odłączenia skierowania od wizyty, to takie eskierowanie jest odblokowywane na platformie P1, odłączane od wizyty i usuwane z karty pacjenta. Jeśli wizyta jest realizowana bez skierowania wówczas krok ten jest pomijany.

W dalszej kolejności system prosi o wskazanie cennika według którego będzie rozliczana wizyta komercyjna.

Po wybraniu cennika i kliknięciu przycisku „Dalej” wyświetla się cennik z usługami możliwymi do realizacji w ramach wizyty. Funkcjonuje on w taki sam sposób jak opisano wcześniej przy omawianiu procesu umawianiu wizyty.

Po wybraniu usług z cennika i kliknięciu przycisku „Dalej” wizyta jest przekształcana na komercyjną o czym system informuje stosownym komunikatem.

System umożliwia także przenoszenie zaplanowanych wizyt na inny termin z zastrzeżeniem, że:

• wizytę można przenieść na inny termin i do innego lekarza ale tylko w obrębie poradni w której wizyta została umówiona
• przenoszenie jest możliwe tylko w przypadku wizyt w stanie „wizyta zapisana”, czyli oczekujących na obsługę
• ze względu na kwestie rozliczeń, zestawień i raportów nie jest możliwe przenoszenie wizyt z przeszłych dni ani przenoszenie wizyt na przeszłe dni
• ze względu na różnice w procesach umawiania wizyt, wizyta zaplanowana w slocie może być przeniesiona tylko do innego slotu (długość slotu docelowego może być inna niż długość slotu źródłowego) a wizyta zaplanowana na dostępności może być przeniesiona tylko do innej dostępności (system przenosząc wizytę do docelowej dostępności zachowuje czas trwania wizyty jeśli docelowa dostępność na to pozwala lub odpowiednio ten czas skraca jeśli docelowa dostępność jest krótsza)

W dolnej części okna ze szczegółami każdej wizyty, jakie otwiera się po kliknięciu na wizytę w terminarzu, widoczny jest czarny przycisk „Dokonaj przeniesienia tej wizyty”.

Po kliknięciu przycisku „Dokonaj przeniesienia tej wizyty” system zapamiętuje daną wizytę jako wizytę do przeniesienia a napis na przycisku zmienia się na „Rezygnuj z przenoszenia tej wizyty”.

Kliknięcie przycisku „Rezygnuj z przenoszenia tej wizyty” oznacza powrót do punktu wyjścia – system przestaje pamiętać daną wizytę jako wizytę do przeniesienia.

Jeżeli wizyta została zapamiętana jako wizyta do przeniesienia wówczas należy zamknąć okno szczegółów wizyty, wyszukać w terminarzu slot / dostępność gdzie wizyta ma być przeniesiona i kliknąć na nim. Wówczas (tak jak to zostało opisane już wcześniej w niniejszym rozdziale) otworzy się okno umożliwiające umówienie wizyty w danym slocie / danej dostępności z dodatkowymi czarnymi przyciskami „Przenieś tu wizytę z RRRR-MM-DD gg:mm” oraz „Zrezygnuj z przenoszenia wizyty z RRRR-MM-DD gg:mm” w dolnej części tego okna, gdzie w miejscu „RRRR-MM-DD gg:mm” pojawia się data i godzina wizyty zapamiętanej do przeniesienia. Jeżeli podczas umawiania przenoszonej wizyty pacjent został wpisany do harmonogramu przyjęć / kolejki oczekujących (NFZ), wówczas nad przyciskiem „Przenieś tu wizytę z RRRR-MM-DD gg:mm” wyświetla się dodatkowo formularz umożliwiający wskazanie powodu zmiany terminu w harmonogramie / kolejce.

Kliknięcie przycisku „Przenieś tu wizytę z RRRR-MM-DD gg:mm” powoduje przeniesienie zapamiętanej wcześniej wizyty do niniejszego slotu / niniejszej dostępności o czym informuje stosowny komunikat wraz z którym wyświetlają się szczegółowe dane przeniesionej wizyty. Jeżeli przy umawianiu danej wizyty pacjent był wpisany do harmonogramu przyjęć / kolejki oczekujących (NFZ) rozliczanej przez AP-KOLCE, wówczas po dokonaniu przeniesienia system automatycznie wysyła do AP-KOLCE komunikat z informacją o zmianie terminu wizyty.

Kliknięcie zaś przycisku „Zrezygnuj z przenoszenia wizyty z RRRR-MM-DD gg:mm” oznacza powrót do punktu wyjścia - powoduje że system przestaje pamiętać zapamiętaną wcześniej wizytę jako wizytę do przeniesienia, a więc z okna umawiania wizyty znikają przyciski „Przenieś tu wizytę z RRRR-MM-DD gg:mm” oraz „Zrezygnuj z przenoszenia wizyty z RRRR-MM-DD gg:mm”.

Jeżeli nie podjęto jeszcze obsługi wizyty i wizyta nie jest sesją grupową a w systemie jHIS włączony jest moduł medycyny pracy, wówczas pod listą pacjentów zapisanych na wizytę pojawia się fioletowy przycisk „Medycyna pracy” umożliwiający przekształcenie danej wizyty w główną wizytę medycyny pracy.

Po kliknięciu tego przycisku wyświetla się formularz wyboru instytucji i stanowiska. Wybór stanowiska jest możliwy dopiero po wybraniu instytucji.

Po wybraniu instytucji i stanowiska i kliknięciu przycisku „Dalej” wyświetla się formularz do wprowadzania parametrów medycyny pracy.

Po określeniu parametrów medycyny pracy i kliknięciu przycisku „Dalej” wyświetla się formularz wyboru badań do wykonania. Badania podzielone są na cztery grupy:

• badania lekarskie – badania lekarskie właściwe dla czynników szkodliwych i uciążliwych występujących na danym stanowisku pracy / kierunku kształcenia; wszystkie badania są zaznaczone, nie mogą być zmieniane i wszystkie muszą być wykonane
• badania pomocnicze – badania pomocnicze właściwe dla czynników szkodliwych i uciążliwych występujących na danym stanowisku pracy / kierunku kształcenia; wszystkie badania są zaznaczone, nie mogą być zmieniane ale nie wszystkie muszą być wykonane (pole zaznaczenia pozwala odznaczyć badania do pominięcia)
• konsultacje specjalistyczne – konsultacje specjalistyczne jakie mają być wykonane w ramach medycyny pracy; domyślnie wyświetlone jest pole umożliwiające wskazanie jednej konsultacji specjalistycznej, jeśli istnieje potrzeba wskazania większej ilości konsultacji specjalistycznych wówczas należy skorzystać z przycisku „Więcej” aby wyświetlić większą ilość pól do wprowadzenia większej ilości konsultacji, pola pozostawione puste zostaną zignorowane przez system
• badania dodatkowe – badania dodatkowe jakie mają być wykonane w ramach medycyny pracy; domyślnie wyświetlone jest pole umożliwiające wskazanie jednego badania dodatkowego, jeśli istnieje potrzeba wskazania większej ilości badań dodatkowych wówczas należy skorzystać z przycisku „Więcej” aby wyświetlić większą ilość pól do wprowadzenia większej ilości badań, pola pozostawione puste zostaną zignorowane przez system

W kolejnym kroku system prosi o wskazani, które spośród wybranych badań medycyny pracy mają zostać zrealizowane na danej (głównej) wizycie medycyny pracy (pozostałe zostaną zrealizowane na nie głównych wizytach medycyny pracy).

Jeżeli dana wizyta jest wizytą komercyjną, która nie została jeszcze rozliczona i której obsługa gabinetowa jeszcze się nie rozpoczęła, wówczas po zaznaczeniu badań do realizacji w ramach wizyty wyświetla się cennik umożliwiając doliczenie do ceny wizyty cen usług odpowiadających badaniom medycyny pracy. Usługi, które były przypisane do wizyty na etapie jej planowania są w cenniku zaznaczone i pogrubione. Usługi odpowiadające badaniom medycyny pracy wybranym do realizacji na danej wizycie są w cenniku zaznaczone i podkreślone. Ostatecznie decyzja co do zakresu usług należy do użytkownika przekształcającego wizytę planową w wizytę medycyny pracy.

Wizyta medycyny pracy może również być (współ)finansowana przez płatnika – w tej sytuacji należy wybrać cennik płatnika w polu „Płatnik” widocznym nad listą usług a następnie postępować tak samo jak opisano przy omawianiu kroku wyboru usług z cennika w procesie planowania wizyty.

Po kliknięciu przycisku „Dalej” system informuje stosownym komunikatem o zakończeniu operacji przekształcania wizyty w wizytę medycyny pracy.

W ramach obsługi wizyt planowych została przewidziana możliwość rezerwowania terminów.

Po kliknięciu na wolnym terminie w nowym oknie widoczny jest czerwony przycisk "Zarezerwuj termin".

Po kliknięciu tego przycisku wyświetla się formularz, w którym należy określić jakie jest przeznaczenie danej rezerwacji (opisowo i/lub poprzez wybór ze słownika) i ją zatwierdzić klikając przycisk "Zatwierdź".

Gdy dany termin zostanie zarezerwowany, przycisk "Zarezerwuj termin" znika. Pojawia się natomiast czytelny komunikat że dany termin został zarezerwowany wraz z informacją o przeznaczeniu rezerwacji oraz przycisk "Zrezygnuj z rezerwacji" (umożliwiający zrezygnowanie z zaplanowanej rezerwacji).

Termin, który został zarezerwowany zmienia kolor w terminarzu na czarny i zmienia się jego nagłówek na "REZERWACJA". Ponadto jeżeli przeznaczenie rezerwacji zostało wybrane ze słownika, wówczas na slocie pojawia się symbol wyróżnienia zdefiniowany w słowniku przeznaczeń rezerwacji slotów.

Zarezerwowany termin nie jest w żaden sposób blokowany - jest wyróżniony w grafiku i zawiera informację o przeznaczeniu rezerwacji. Wizyta na zarezerwowany termin jest więc umawiana w taki sam sposób jak na wolny termin, z tym że umawiając wizytę na zarezerwowany termin należy respektować przeznaczenie rezerwacji.