Funkcjonalność „Szablony formularzy” z menu „Gabinet” służy do tworzenia szablonów formularzy używanych w gabinetach lekarskich tak jak opisano to w rozdziale „Gabinet lekarski / pielęgniarski”. Formularze mogą być definiowane zarówno przez administratora systemu jak również przez lekarzy. Formularze zdefiniowane przez administratora dla określonych poradni są widoczne dla wszystkich lekarzy pracujących w tych poradniach. Formularze zdefiniowane przez lekarza są widoczne tylko dla niego samego. Lekarz na własne potrzeby może także modyfikować formularze zdefiniowane przez administratora, przy czym zmiany nie są wprowadzane do oryginalnego formularza zdefiniowanego przez administratora lecz do jego kopii widocznej dla lekarza.

Po wybraniu funkcjonalności „Szablony formularzy” z menu „Gabinet” wyświetlana jest lista wszystkich szablonów formularzy dostępnych dla zalogowanego użytkownika (administratora lub lekarza). Przy każdym szablonie widoczne są przyciski eksportu, edycji i usuwania danego szablonu. Pod listą szablonów widoczne są przyciski importowania szablonu i tworzenia nowego szablonu. Przyciski edycji i tworzenia szablonu kierują do formularza umożliwiającego zdefiniowanie szablonu lub wprowadzenie zmian do istniejącego szablonu. Przycisk usuwania pozwala usunąć szablon (po potwierdzeniu).

Po naciśnięciu przycisku edycji lub tworzenia nowego szablonu wyświetlany jest formularz szablonu (w pierwszym przypadku pusty, w drugim przypadku wypełniony danymi szablonu).

Dla każdego szablonu określa się nazwę szablonu, ewentualny opis i język oraz rodzaj szablonu (szablon może być szablonem wywiadu, szablonem badania, szablonem dokumentacji pacjenta, szablonem skierowania szablonem pobytu szpitalnego lub szablonem zaleceń – w tym szablonem kilku rodzajów jednocześnie) i oznacza czy jest to szablon jednorazowy (ma znaczenie tylko dla szablonów w rodzaju „dokumentacja pacjenta” – formularz wypełniony podczas wizyty na podstawie szablonu oznaczonego jako jednorazowy nie będzie widoczny na innych wizytach danego pacjenta u danego lekarza w danej poradni, formularz wypełniony podczas jednej wizyty na podstawie szablonu nie oznaczonego jako jednorazowy będzie widoczny na kolejnych wizytach i będzie mógł być na nich wypełniany kolejnymi danymi). Administrator ma dodatkowo możliwość wskazania poradni, w których zdefiniowany przez niego szablon będzie widoczny dla lekarzy. Zaznaczenie pola „Wyświetl automatycznie w oknie wizyty” spowoduje że szablon będzie automatycznie wybierany i wyświetlany w gabinecie w oknie wizyty w momencie podejmowania jej obsługi (dotyczy to szablonów wywiadów, badań i zaleceń). Zasadniczą zaś część definicji szablonu jest jego wygląd i treść. Wskazanie rodzaju informacji w polu „Historia pacjenta” spowoduje że kopie wszystkich dokumentów stworzonych w gabinecie na podstawie tak oznaczonego szablonu będą automatycznie trafiać do zakładki „Historia” w karcie pacjenta i będą skojarzone z wybranym rodzajem informacji. Wygląd i treść szablonu tworzy się się za pomocą edytora podobnego do edytorów typu Microsoft Word czy OpenOffice Writer, umożliwiającego formatowanie treści, tworzenie tabel, wstawianie pól do wypełnienia, odnośników, grafik i multimediów. W miejscach, w których w szablonie mają się znajdować pola do wprowadzania treści należy wstawić odpowiednie znaczniki ustawiając kursor w miejscu, w którym ma się znaleźć pole i wybierając rodzaj pola z podmenu „Elementy meta języka” znajdującego się w menu „Wstaw” edytora. Dostępne są następujące pola:

• checkbox – pole zaznaczenia „✓”
• pole wyboru daty – pole do wprowadzania daty
• pole tekstowe – pole do wprowadzania pojedynczej linii tekstu
• długie pole tekstowe – pole do wprowadzania wielu linii tekstu
• pole wyboru – lista z opcjami do wyboru

Po wybraniu rodzaju pola wyświetla się okno parametrów tego pola:

• nazwa – nazwa pola
• grupa – nieużywane (do przyszłych zastosowań)
• opis – opis znaczenia danego pola
• powiązania – nieużywane (do przyszłych zastosowań)
• format – nieużywane (do przyszłych zastosowań)
• maksymalna długość – maksymalna ilość znaków jakie mogą być wpisane w danym polu
• wartości – lista oddzielonych przecinkami opcji jakie mają pojawiać się w polu wyboru
• wielokrotny – opcja wskazujące czy w polu wyboru można wybrać więcej niż jedną opcję
• wartość domyślna – domyślna wartość jaka powinna wyświetlać się lub być wybrana w danym polu w chwili wyświetlania formularza
• wyświetlaj wszystkie opcje listy wyboru – opcja wskazująca na sposób prezentacji listy rozwijanej – jej zaznaczenie sprawi że zamiast domyślnego wyświetlania jednej opcji a dopiero po rozwinięciu listy wszystkich opcji od razu wyświetlane są wszystkie opcje
• liczba wierszy – liczba wierszy tekstu jakie mogą być wpisane w długim polu tekstowym
• liczba kolumn – liczba znaków (o przeciętnej szerokości) jakie mogą być wpisane w pojedynczym wierszu w długim polu tekstowym
• krotność – nieużywane (do przyszłych zastosowań)

Po wprowadzeniu parametrów danego pola i zatwierdzeniu przyciskiem „OK” znacznik reprezentujący to pole jest wstawiany w treści szablonu w miejscu kursora. Jeśli pole posiada wartość domyślną wówczas w znaczniku reprezentującym to pole pojawia się wprowadzona wartość domyślna, w przeciwnym razie pojawia się rodzaj pola pomiędzy podwójnymi wykrzyknikami (np. „!!pole tekstowe!!”).

Po wprowadzeniu danych szablonu i stworzeniu jego treści należy zatwierdzić wprowadzone informacje klikając przycisk „Zapisz” widoczny w dolnej części edytora.

Przycisk eksportu szablonu pozwala zapisać szablon zdefiniowany w systemie jHIS™ na dysk komputera. Po kliknięciu tego przycisku przeglądarka zapisuje plik szablonu na dysku komputera.

Przycisk importu szablonu pozwala wczytać do systemu jHIS™ szablon zapisany na dysku komputera. Po kliknięciu tego przycisku wyświetla się formularz w którym należy wskazać plik szablonu i kliknąć przycisk „Importuj”.

Mechanizm eksportowania i importowania szablonów umożliwia łatwe i wygodne przenoszenie raz zdefiniowanych szablonów pomiędzy różnymi instancjami systemu jHIS™.