System jHIS obsługuje płatności za komercyjne wizyty, zabiegi rehabilitacyjne, operacje, nierefundowane badania diagnostyczne, szczepienia i cykle zabiegów rehabilitacyjnych umówione z użyciem pakietów.

W zależności od ustawień poradni / oddziału płatności za komercyjne wizyty, zabiegi rehabilitacyjne i operacje mogą być realizowane po wizycie / zabiegu / operacji (płatność z dołu) lub przed wizytą / zabiegiem / operacją (płatność z góry). Płatności za badania diagnostyczne naliczane są wraz z wystawieniem zlecenia na badania i są realizowane przed wykonaniem badań. Płatności realizowane są przez zakładkę „Płatności” w karcie pacjenta lub poprzez funkcjonalność „Płatności niezrealizowane”.

Płatność z dołu za wizyty / zabiegi / operacje może być zrealizowana gdy wizyta / zabieg / operacja otrzyma status „zrealizowana”. Wówczas w zakładce płatności pacjenta pojawia się niezrealizowana płatność. Płatność może być zrealizowana poprzez wystawienie paragonu lub faktury. Opłata może być przyjęta w całości lub w części od razu lub w późniejszym terminie. Jeśli płatność jest przyjmowana w późniejszym terminie wówczas rachunek (paragon lub faktura) jest widoczny na liście rachunków nieopłaconych z możliwością odnotowania wpływu opłaty.

Płatność z góry za wizyty / zabiegi / operacje jest realizowana po umówieniu wizyty / zabiegu / operacji przed jej realizacją. Po umówieniu wizyty /zabiegu / operacji w zakładce płatności pacjenta pojawia się niezrealizowana płatność. Płatność może być zrealizowana poprzez wystawienie paragonu lub faktury. Opłata może być przyjęta w całości lub w części od razu lub w późniejszym terminie. Jeśli płatność jest przyjmowana w późniejszym terminie wówczas rachunek (paragon lub faktura) jest widoczny na liście rachunków nieopłaconych z możliwością odnotowania wpływu opłaty. Jeżeli wizyta / zabieg / operacja zostanie zrealizowana bez żadnych zmian w planowanych do realizacji usługach wówczas proces realizacji płatności kończy się. Jeżeli personel realizujący wizytę / zabieg / operację wskaże, że zrealizował dodatkową usługę / usługi, które nie były planowane przy umawianiu wizyty / zabiegu / operacji, wówczas w zakładce płatności pacjenta pojawia się nowa niezrealizowana płatność za dodatkową usługę / usługi, która jest realizowana tak jak płatność z dołu. Jeżeli wizyta / zabieg / operacja nie została zrealizowana lub wizyta / zabieg / operacja została zrealizowana a niektóre zaplanowane usługi zostały zrealizowane w innych ilościach niż zaplanowano (lub nie zostały zrealizowane) wówczas w zakładce płatności pacjenta pojawia się niezrealizowana płatność (jeśli pacjent powinien dopłacić za wizytę / zabieg / operację) lub nadpłata (jeśli pacjent powinien otrzymać zwrot części lub całości opłaty dokonanej za wizytę / zabieg / operację). Przyjęcie dopłaty może być zrealizowane poprzez wystawienie paragonu korygującego lub faktury korygującej (zależnie od tego czy dokumentem pierwotnym był paragon czy faktura). Dopłata może być przyjęta w całości lub w części od razu lub w późniejszym terminie. Jeśli płatność jest przyjmowana w późniejszym terminie wówczas rachunek (paragon korygujący lub faktura korygująca) jest widoczny na liście rachunków nieopłaconych z możliwością odnotowania wpływu opłaty. Dokonanie zwrotu może być zrealizowane poprzez wystawienie paragonu korygującego lub faktury korygującej (zależnie od tego czy dokumentem pierwotnym był paragon czy faktura). Zwrot jest realizowany w całości (pełnej kwocie) w momencie wystawiania rachunku.

Płatność z góry za badania diagnostyczne jest realizowana po wystawieniu zlecenia i oznaczeniu wizyty jako zrealizowana a przed realizacją zlecenia. Po wystawieniu zlecenia w zakładce płatności pacjenta pojawia się niezrealizowana płatność. Płatność może być zrealizowana poprzez wystawienie paragonu lub faktury. Opłata może być przyjęta w całości lub w części od razu lub w późniejszym terminie. Jeśli płatność jest przyjmowana w późniejszym terminie wówczas rachunek (paragon lub faktura) jest widoczny jako nieopłacony z możliwością odnotowania wpływu opłaty. Jeżeli zlecenie zostanie zrealizowane w całości wówczas proces realizacji płatności kończy się. Jeżeli zlecenie zostało zrealizowane częściowo (niektóre badania ze zlecenia zostały przełożone do realizacji w przyszłości) wówczas w zakładce płatności pacjenta pojawia się nadpłata (pacjent powinien otrzymać zwrot opłaty dokonanej za zlecenie w kwocie odpowiadającej wartości niezrealizowanych badań). Dokonanie zwrotu może być zrealizowane poprzez wystawienie paragonu korygującego lub faktury korygującej (zależnie od tego czy dokumentem pierwotnym był paragon czy faktura). Zwrot jest realizowany w całości (pełnej kwocie) w momencie wystawiania rachunku.

Płatność z góry za szczepienia jest realizowana po wystawieniu zlecenia i oznaczeniu wizyty jako zrealizowana a przed realizacją zlecenia. Po wystawieniu zlecenia w zakładce płatności pacjenta pojawia się niezrealizowana płatność. Płatność może być zrealizowana poprzez wystawienie paragonu lub faktury. Opłata może być przyjęta w całości lub w części od razu lub w późniejszym terminie. Jeśli płatność jest przyjmowana w późniejszym terminie wówczas rachunek (paragon lub faktura) jest widoczny jako nieopłacony z możliwością odnotowania wpływu opłaty. Jeżeli zlecenie zostanie zrealizowane w całości wówczas proces realizacji płatności kończy się. Jeżeli zlecenie zostało zrealizowane częściowo (niektóre szczepienia ze zlecenia zostały przełożone do realizacji w przyszłości) wówczas w zakładce płatności pacjenta pojawia się nadpłata (pacjent powinien otrzymać zwrot opłaty dokonanej za zlecenie w kwocie odpowiadającej wartości niezrealizowanych szczepień). Dokonanie zwrotu może być zrealizowane poprzez wystawienie paragonu korygującego lub faktury korygującej (zależnie od tego czy dokumentem pierwotnym był paragon czy faktura). Zwrot jest realizowany w całości (pełnej kwocie) w momencie wystawiania rachunku.

Płatność za cykl rehabilitacyjny umówiony z użyciem pakietu może być realizowana tylko z góry po umówieniu cyklu a przed rozpoczęciem jego realizacji. Po umówieniu cyklu w zakładce płatności pacjenta pojawia się niezrealizowana płatność za cały cykl. Płatność może być zrealizowana poprzez wystawienie paragonu lub faktury. Opłata może być przyjęta w całości lub w części od razu lub w późniejszym terminie. Jeśli płatność jest przyjmowana w późniejszym terminie wówczas rachunek (paragon lub faktura) jest widoczny na liście rachunków nieopłaconych z możliwością odnotowania wpływu opłaty. Dokonywanie zmian w zabiegach zaplanowanych w cyklu (realizacja dodatkowych zabiegów, brak realizacji zaplanowanych zabiegów) nie powoduje implikacji finansowych – nie są generowane korekty oznaczające konieczność dopłaty przez pacjenta ani zwrotu nadpłaty dla pacjenta. Jeżeli natomiast pacjent rezygnuje z cyklu (a więc i pakietu) w trakcie jego realizacji, wówczas należność za wizyty które w momencie rezygnacji oczekiwały na obsługę podlega zwrotowi dla pacjenta (wizyty te są automatycznie odwoływane w momencie rezygnacji z cyklu), z tym że płacąc za cały cykl pacjent płacił cenę ze zniżką wynikającą z użycia pakietu natomiast rezygnacja z pakietu oznacza, że wizyty już obsłużone powinny zostać potraktowane tak jak by były obsłużone bez zastosowania pakietu a więc bez zniżki czyli zwrot przysługuje w kwocie równej różnicy między ceną pakietu a ceną nominalną (bez zniżki) wizyt już obsłużonych (oznaczonych jako zrealizowana / niezrealizowana / odwołana w trakcie korzystania z pakietu – przed rezygnacją). Sytuację tę obrazuje następujący przykład:

Pacjent umawia się na następujące zabiegi:

3 zabiegi x 100 zł, 3 zabiegi x 70 zł, 3 zabiegi x 50 zł (ceny nominalne)

Korzysta przy tym z pakietu ze zniżką:

10%

Kwota do zapłaty za pakiet to zatem:

3 * 100 zł * (100% - 10%) + 3 * 70 zł * (100% - 10%) + 3 * 50 zł * (100% - 10%) = 594 zł

W pewnym momencie pacjent rezygnuje z pakietu. Załóżmy że w momencie gdy pacjent rezygnuje z pakietu obsłużono (tzn. oznaczono już jako zrealizowane / niezrealizowane / odwołane) następujące zabiegi:

1 zabieg x 100 zł, 2 zabiegi x 70 zł, 2 zabiegi x 50 zł (ceny nominalne)

Oznacza to że w tym momencie jeszcze oczekują na obsługę następujące zabiegi:

2 zabiegi x 100 zł,

1 zabieg x 70 zł,

1 zabieg x 50 zł (ceny nominalne)

Cena nominalna obsłużonych zabiegów (po takich cenach płaciłby za nie pacjent bez zastosowania pakietu):

1 * 100 zł + 2 * 70 zł + 2 * 50 zł = 340 zł

Kwota do zwrotu dla pacjenta:

594 zł - 340 zł = 254 zł

Gdyby okazało się że kwota ta jest ujemna wówczas pacjentowi nie przysługuje żaden zwrot.

Kwotę do zwrotu rozdzielamy proporcjonalnie do nominalnych cen zabiegów oczekujących na realizację:

2 zabiegi x 100 zł / (100 zł + 100 zł + 70 zł + 50 zł) * 254 zł = 2 zabiegi x 79.38 zł

1 zabieg x 70 zł / (100 zł + 100 zł + 70 zł + 50 zł) * 254 zł = 1 zabieg x 55.56 zł

1 zabieg x 50 zł / (100 zł + 100 zł + 70 zł + 50 zł) * 254 zł = 1 zabieg x 39.69 zł

co daje razem

254.01 zł (wynik zaokrągleń).

Ponieważ pacjentowi nie przysługuje zwrot w kwocie wyższej niż 254 zł więc trzeba do wyliczonych kwot wprowadzać korekty tak żeby łączna kwota nie przekroczyła wartości podlegającej zwrotowi (254 zł).

Korekty są arbitralne – załóżmy wprowadzenie korekty -0.01 zł w przypadku trzeciej kwoty co daje:

2 zabiegi x 79.38 zł 1 zabieg x 55.56 zł

1 zabieg x 39.68 zł razem 254 zł.

Aby prawidłowo wystawić fakturę korygującą / paragon korygujący należy wprowadzić dla poszczególnych zabiegów sztuczne skorygowane zniżki wynoszące:

2 x (100 zł - 79.38 zł) = 2 x 20.62 zł

1 x (70 zł - 55.56 zł) = 1 x 14.44 zł

1 x (50 zł - 39.68 zł) = 1 x 10.32 zł

Przy zastosowaniu powyższych zniżek na fakturę korygującą / paragon korygujący trafią kwoty za zabiegi sumujące się do wartości podlegającej zwrotowi dla pacjenta. Powyższe zniżki to kwoty brutto. Kwoty netto niezbędne do wystawienia faktury korygującej / paragonu korygującego wylicza się według stawki VAT z cennika właściwego dla zabiegów. Jeśli w przypadku którejkolwiek kwoty brutto okaże się że dla danej kwoty brutto nie da się wyliczyć kwoty netto, wówczas należy zwiększać kwotę brutto kolejno o grosz, dwa grosze, trzy grosze, itd. za każdym razem próbując wyliczyć kwotę netto aż do uzyskania takiej kwoty brutto przy której kwotę netto da się wyliczyć (np. przy stawce VAT 23 % i kwocie brutto 113.03 zł nie da się wyliczyć kwoty netto ponieważ przy tej stawce VAT dla kwoty netto 91.89 zł kwota brutto wynosi 113.02 zł a dla kwoty netto 91.90 zł kwota brutto wynosi 113.04 zł, dlatego kwotę 113.03 zł trzeba zwiększyć o 1 grosz a wówczas kwota netto będzie wynosiła 91.90 zł).

Dla każdej wizyty która w momencie rezygnacji z pakietu oczekiwała na obsługę w zakładce płatności pacjenta pojawia się nadpłata. Dokonanie zwrotu może być zrealizowane poprzez wystawienie paragonu korygującego lub faktury korygującej (zależnie od tego czy dokumentem pierwotnym był paragon czy faktura). Zwrot jest realizowany w całości (pełnej kwocie) w momencie wystawiania rachunku.