W zakładce „Deklaracje” znajduje się formularz dodawania nowej/nowych deklaracji pacjenta a pod nim lista wszystkich deklaracji złożonych przez pacjenta (o ile jakiekolwiek zostały złożone) z dostępem do danych każdej z nich po kliknięciu na pasku informacji o danej deklaracji.

Formularz dodawania nowej/nowych deklaracji umożliwia wprowadzenie jednocześnie czterech deklaracji (do lekarza rodzinnego, do pielęgniarki, do położnej, do pielęgniarki medycyny szkolnej) jeżeli różnią się jedynie personelem i ewentualnie przychodnią. Aby wprowadzić nową deklarację (lub zestaw nowych deklaracji) w formularzu dodawania deklaracji należy wskazać personel zależnie od rodzaju/rodzajów wprowadzanych deklaracji i wypełnić co najmniej wszystkie pola otoczone niebieską pogrubioną ramką. Aby wybrać personel należy kliknąć ikonkę okienka umieszczoną przy polu personelu. Otworzy się wówczas nowe okno z wyszukiwarką personelu. Wyszukiwanie personelu jest możliwe według dowolnej kombinacji następujących kryteriów:

• imię – w polu można wpisać imię lub początek imienia personelu; wielkość liter nie ma znaczenia
• nazwisko – w polu można wpisać nazwisko lub początek nazwiska personelu; wielkość liter nie ma znaczenia
• PESEL – w polu można wpisać numer PESEL personelu
• NPWZ – w polu można wpisać numer prawa wykonywania zawodu lekarza

Po wprowadzeniu kryteriów wyszukiwania i naciśnięciu przycisku „Szukaj” pod wyszukiwarką wyświetli się lista personelu spełniającego wprowadzone kryteria wyszukiwania (lub komunikat o braku personelu spełniającego kryteria wyszukiwania). Przy każdej osobie z personelu jest wyświetlany przycisk „Wybierz”.

Po naciśnięciu przycisku „Wybierz” okno wyszukiwania zostaje zamknięte a wybrany personel pojawia się w polu personelu w formularzu dodawania nowej deklaracji (aby usunąć wybrany personel z pola należy kliknąć ikonkę zmiotki przy tym polu).

W polu „REGON szkoły” można zacząć wpisywać numer REGON lub nazwę szkoły jeśli zostały one zdefiniowane w bazie numerów REGON – system wyświetli wówczas listę podpowiedzi umożliwiającą wybór właściwego numeru REGON. Po wpisaniu kodu pocztowego automatycznie wypełniana jest poczta, kraj, województwo, gmina i TERYT. Po wybraniu kraju „Polska” przy wypełnianiu województwa i gminy wyświetlane są podpowiedzi: wpisując województwo wyświetla się lista województw zawierających wpisywany fragment nazwy – właściwe województwo należy wybrać klikając myszą na liście podpowiedzi; wpisując nazwę gminy (po wpisaniu 3 pierwszych liter) wyświetla się lista gmin zawierających wpisywany fragment nazwy – właściwą gminę należy wybrać klikając myszą na liście podpowiedzi, wraz z wyborem gminy automatycznie wybrany zostanie właściwy dla niej TERYT.

Pod formularzem dodawania deklaracji dostępne są następujące przyciski:

• Dodaj – dodanie deklaracji i pozostanie w zakładce „Deklaracje” karty pacjenta
• Dodaj i wyjdź – dodanie deklaracji i powrót do wyszukiwarki pacjentów
• Anuluj – usunięcie danych wprowadzonych do formularza (wyczyszczenie formularza) i pozostanie w zakładce „Deklaracje” karty pacjenta
• Powrót do wyszukiwania pacjentów – powrót do wyszukiwarki pacjentów bez dodawania dokumentu

Niezależnie od użytego przycisku dodawania przed dodaniem deklaracji do bazy danych system weryfikuje poprawność danych z formularza. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wyświetlany jest komunikat o błędzie wskazujący co należy w formularzu poprawić. W przypadku takiego komunikatu należy poprawić w formularzu dane zgodnie z treścią komunikatu i ponowić próbę dodania deklaracji. Prawidłowe dodanie deklaracji do bazy danych kończy się wyświetleniem komunikatu o pomyślnym zakończeniu operacji, wyświetleniem pustego formularza dodawania deklaracji a pod nim listy wszystkich deklaracji pacjenta, w tym właśnie dodanej/dodanych (w przypadku gdy do dodawania deklaracji użyto przycisku „Dodaj”) lub wyświetleniem komunikatu o pomyślnym zakończeniu operacji i wyświetleniem wyszukiwarki pacjentów (w przypadku gdy do dodawania deklaracji użyto przycisku „Dodaj i wyjdź”). Pacjent może mieć tylko jedną inną niż wycofana deklarację danego rodzaju, w związku z czym przy dodawaniu nowej deklaracji wszystkie deklaracje pacjenta tego samego rodzaju z wyjątkiem tej o najświeższej dacie są automatycznie wycofywane (zmieniają status na „wycofana”).

Poniżej formularza dodawania deklaracji wyświetlana jest lista wszystkich deklaracji pacjenta posortowana według statusu w kolejności: aktywne, wysłane, wprowadzone, odrzucone, wycofane. Dla każdej deklaracji widoczny jest pasek informacji z podstawowymi danymi deklaracji: rodzajem deklaracji, przychodnią w której została złożona, zadeklarowanym personelem medycznym, datą złożenia i statusem deklaracji (wyróżnionym kolorem). Deklaracje mogą posiadać następujące statusy:

• wprowadzona – nowa deklaracja wprowadzona do systemu (kolor niebieski)
• wysłana – deklaracja wysłana do NFZ (kolor żółty); jeżeli deklaracja przed wysłaniem miała status „aktywna” wówczas przy statusie „wysłana” pojawia się dodatkowa adnotacja o tym w kolorze zielonym; jeżeli deklaracja przed wysłaniem miała status „odrzucona” wówczas przy statusie „wysłana” pojawia się dodatkowa adnotacja o tym w kolorze czerwonym
• aktywna – deklaracja zaakceptowana przez NFZ (kolor zielony)
• odrzucona – deklaracja odrzucona przez NFZ (kolor czerwony)
• wycofana – deklaracja wycofana przez ZOZ (brak wyróżnienia)

Aby uzyskać dostęp do danych dowolnej z wprowadzonych deklaracji należy kliknąć na pasku informacji o wybranej deklaracji. Po kliknięciu pod paskiem informacji rozwinie się pełny formularz wypełniony danymi deklaracji oraz lista problemów zgłoszonych przez NFZ dotyczących danej deklaracji (jeśli NFZ deklarację odrzucił). Formularz danych deklaracji ma podobną strukturę jak formularz dodawania deklaracji, przy czym:

• formularz zawiera dane pojedynczej deklaracji, wobec czego jest w nim informacja o rodzaju deklaracji i tylko jedno pole wyboru personelu i jedno pole wyboru przychodni
• tylko dane deklaracji ze statusem „wprowadzona” mogą być modyfikowane (system nie pozwala modyfikować deklaracji z innym statusem wyświetlając formularz danych takich deklaracji tylko do odczytu)
• rodzaj deklaracji nie może być w żadnym przypadku zmieniany (system nie pozwala na zmianę blokując pole wyboru rodzaju deklaracji)

Na liście problemów zgłoszonych przez NFZ (o ile jakiekolwiek zostały zgłoszone) jest umieszczona data zgłoszenia problemu, waga problemu (błąd, ostrzeżenie, informacja), kod problemu i opis problemu. W zależności od wagi problemu stosowane są różne kolory wyróżnienia:

• czerwony w przypadku błędów
• pomarańczowy w przypadku ostrzeżeń
• zielony w przypadku informacji.

Pod formularzem danych wybranej deklaracji mogą znajdować się następujące przyciski (w zależności od statusu deklaracji):

• Drukuj – otwieranie/pobieranie pliku PDF z danymi deklaracji do wydrukowania; przycisk dostępny niezależnie od statusu deklaracji
• Zapisz – zapisanie zmian i pozostanie w zakładce „Deklaracje” karty pacjenta; przycisk dostępny tylko przy deklaracjach ze statusem „wprowadzona”
• Zapisz i wyjdź – zapisanie zmian i powrót do wyszukiwarki pacjentów; przycisk dostępny tylko przy deklaracjach ze statusem „wprowadzona”
• Anuluj – wycofanie zmian i pozostanie w zakładce „Deklaracje” karty pacjenta
• Wycofaj – wycofywanie deklaracji (zmiana statusu deklaracji na „wycofana”) i pozostanie w zakładce „Deklaracje” karty pacjenta; przycisk dostępny przy deklaracjach ze statusami „wprowadzona”, „wysłana”, „aktywna” i „odrzucona”
• Użyj danych do nowej deklaracji – rozpoczęcie tworzenia nowej deklaracji wstępnie wypełnionej danymi deklaracji przy której przycisk ten się znajduje; przycisk dostępny przy deklaracjach ze statusami „wysłana”, „aktywna”, „odrzucona” i „wycofana”
• Powrót do wyszukiwania pacjentów – powrót do wyszukiwarki pacjentów bez zapisywania zmian

Przycisk „Użyj danych do nowej deklaracji” rozpoczyna czynność wprowadzania nowej deklaracji pacjenta – po naciśnięciu tego przycisku dane deklaracji przy której przycisk ten się znajduje zostają skopiowane do formularza dodawania nowej deklaracji. Użytkownik może je poprawić / uzupełnić (jeżeli jest taka konieczność) i zapisać tworząc w ten sposób nową deklarację.

Niezależnie od użytego przycisku zapisu przed zapisaniem zmian w bazie danych system weryfikuje poprawność danych z formularza. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wyświetlany jest komunikat o błędzie wskazujący co należy w formularzu poprawić. W przypadku takiego komunikatu należy poprawić w formularzu dane zgodnie z treścią komunikatu i ponowić próbę zapisu. Prawidłowy zapis do bazy danych kończy się wyświetleniem komunikatu o pomyślnym zakończeniu operacji, wyświetleniem pustego formularza dodawania deklaracji a pod nim listy wszystkich deklaracji pacjenta, w tym właśnie zmodyfikowanej (w przypadku gdy do zapisu użyto przycisku „Zapisz”) lub wyświetleniem komunikatu o pomyślnym zakończeniu operacji i wyświetleniem wyszukiwarki pacjentów (w przypadku gdy do zapisania danych użyto przycisku „Zapisz i wyjdź”).

Poniżej listy wszystkich deklaracji dostępny jest przycisk „Drukuj wszystkie” umożliwiający wydrukowanie wszystkich typów deklaracji pacjenta na jednym formularzu.

Pole zaznaczenia „Zażądaj podpisu” widoczne w formularzu wystawiania deklaracji oraz przyciski „Zażądaj podpisu” widoczne w formularzach poszczególnych już wystawionych deklaracji (dla których jeszcze nie wygenerowano takiego żądania) służą do generowania żądań podpisu pacjentów pod dokumentami deklaracji. Rejestracja podpisów obywa się według opisu zamieszczonego w rozdziale „Konto” w podrozdziale „Podpisywanie dokumentów”. W sytuacji gdy zostały zarejestrowane podpisy pacjentów dla deklaracji, użycie przycisku „Drukuj” widocznego w formularzu deklaracji lub przycisku „Drukuj wszystkie” widocznego pod listą deklaracji spowoduje wyświetlenie dokumentu deklaracji w formacie PDF z nałożonymi w odpowiednich miejscach podpisami pacjenta.

UWAGA!

Jeśli w danych deklaracji wprowadzono dane opiekuna, wówczas taki opiekun jest automatycznie dodawany do zakładki „Opiekunowie” w karcie pacjenta.