W zakładce „Płatności” znajduje się lista płatności pacjenta za wizyty komercyjne (w tym cykle rehabilitacyjne zaplanowane z użyciem pakietów), za badania diagnostyczne i za szczepienia podzielona na następujące sekcje:

• nieuregulowane płatności - płatności za wizyty, operacje, cykle zabiegowe i pobyty oczekujące na wystawienie rachunku (faktury, paragonu) lub dodatniej korekty (dla pacjenta oznaczające konieczność dokonania zapłaty lub dopłaty) oraz faktury i paragony oczekujące na zapłatę
• nieopłacone faktury - wystawione faktury za wizyty, operacje, cykle zabiegowe i pobyty dla których nie odnotowano jeszcze wpłaty lub odnotowano częściową (niepełną) wpłatę
• nieopłacone paragony - wystawione paragony za wizyty, operacje, cykle zabiegowe i pobyty dla których nie odnotowano jeszcze wpłaty lub odnotowano częściową (niepełną) wpłatę
• nadpłaty - faktury i paragony za wizyty, operacje, cykle zabiegowe i pobyty wymagające wystawienia ujemnej korekty (oznaczające dla zakładu opieki zdrowotnej konieczność dokonania zwrotu wpłaty)
• uregulowane płatności - faktury i paragony za wizyty, operacje, cykle zabiegowe i pobyty opłacone
• płatności za badania diagnostyczne – uregulowane i nieuregulowane płatności za badania diagnostyczne
• płatności za szczepienia – uregulowane i nieuregulowane płatności za szczepienia
• płatności za świadczenia – uregulowane i nieuregulowane płatności za świadczenia komercyjne
• dofinansowania – dofinansowania przyznane pacjentowi oraz możliwości przyznania dofinansowań pacjentowi

Te spośród powyższych sekcji, które nie zawierają żadnych informacji nie są wyświetlane.

Przy płatnościach nieuregulowanych dostępne mogą być następujące przyciski:

• Dofinansowanie – przycisk przyznawania dofinansowania do wizyty / zlecenia
• Zapłacono gotówką - przycisk szybkiego odnotowywania wpłaty gotówką
• Zapłacono kartą - przycisk szybkiego odnotowywania wpłaty kartą kredytową
• Zapłacono przelewem - przycisk szybkiego odnotowywania wpłaty przelewem
• Paragon - przycisk wystawiania paragonu do wydruku na drukarce komputerowej (w zależności od konfiguracji systemu)
• Faktura na pacjenta - przycisk wystawiania faktury na pacjenta
• Faktura na zakład pracy - przycisk wystawiania faktury na zakład pracy pacjenta
• Faktura korygująca - przycisk wystawiania faktury korygującej wcześniej wystawioną fakturę (dostępny jeśli faktura została opłacona przed wizytą a w trakcie wizyty zostały wykonane usługi za większą kwotę a więc wymagana jest dopłata)
• Paragon korygujący - przycisk wystawiania paragonu korygującego wcześniej wystawiony paragon (dostępny jeśli paragon został opłacony przed wizytą a w trakcie wizyty zostały wykonane usługi za większą kwotę a więc wymagana jest dopłata)

W przypadku nieuregulowanych płatności dla których wystawiono fakturę ale nie odnotowano jeszcze wpłaty, nie wyświetla się żaden przycisk tylko informacja o treści: „Oczekiwanie na zapłatę za fakturę”.

Przycisk „Dofinansowanie” służy do przyznawania dofinansowania do danej wizyty / zlecenia. Przycisk jest widoczny tylko przy tych wizytach / zleceniach dla których jeszcze nie przyznano żadnego dofinansowania. Przycisk nie jest widoczny przy cyklach rehabilitacyjnych umówionych z użyciem pakietu (w tej sytuacji zniżka zdefiniowana w pakiecie stanowi niejako odpowiednik dofinansowania). Po kliknięciu tego przycisku otwiera się nowe okno a w nim pojawia się tabela w której wiersze oznaczają poszczególnych płatników / poszczególne akcje z których środków może być zrealizowane dofinansowanie, zaś kolumny oznaczają pozycje podlegające opłacie. Przy każdym płatniku / każdej akcji prezentowana jest informacja o dostępnych (pozostałych do wykorzystania) środkach (wartość ta jest wyróżniona na czerwono jeśli środki się kończą) oraz o kwocie dofinansowania przysługującej pacjentowi. Przy każdej pozycji podlegającej opłacie prezentowana jest ilość i cena jednostkowa. Zadaniem użytkownika jest zaznaczyć które pozycje podlegające opłacie w ramach których płatników / akcji będą finansowane. Pola zaznaczenia są skonstruowane w taki sposób że w razie omyłkowego zaznaczenia można dane pole odznaczyć klikając je powtórnie. Po zaznaczeniu właściwych dofinansowań należy kliknąć przycisk „Zapisz” aby przyznać pożądane dofinansowanie. System automatycznie przydzieli odpowiednie kwoty dofinansowania do zaznaczonych pozycji podlegających opłacie zgodnie z następującymi zasadami:

• kwota dofinansowania jest kwotą brutto
• dofinansowanie pełne przysługuje pacjentowi tylko raz (może być przyznane tylko dla jednej wizyty / zlecenia)
• dofinansowanie z określoną kwotą przysługuje pacjentowi tylko raz w tej kwocie ale kwota ta może być rozdysponowana pomiędzy różne wizyty / zlecenia pacjenta
• kwota dofinansowania oraz kwota dofinansowania netto muszą spełniać zależności:
  • kjd = z2(kjdn * (1 + vat / 100))
  • cjp – kjd = z2((cjpn – kjdn) * (1 + vat / 100))
    gdzie
    • z2(...) - zaokrąglenie wartości do dwóch miejsc po przecinku
    • cjp – cena jednostkowa pozycji podlegającej dofinansowaniu
    • kjd – kwota jednostkowa dofinansowania
    • cjpn – cena jednostkowa pozycji netto
    • kjdn – kwota jednostkowa dofinansowania netto
    • vat – stawka podatku VAT
    • ijp – ilość jednostek pozycji podlegającej dofinansowaniu
      z czego dane są cjp, cjpn, vat, ijp.

Wraz z przyznaniem dofinansowania system pomniejszy wartość dostępnych w ramach danego płatnika / danej akcji środków o wartość kjd * ijp. (Wartość dostępnych w ramach danego płatnika / danej akcji środków może być także automatycznie powiększana, co ma miejsce w następujących sytuacjach: usunięcia ze zlecenia szczepienia / badania na które przyznano wcześniej dofinansowanie, automatycznego anulowania zlecenia szczepień dla którego przyznano wcześniej dofinansowanie, odwołanie lub oznaczenie jako niezrealizowanej wizyty dla której przyznano wcześniej dofinansowanie, zmniejszenie krotności lub oznaczenie jako niezrealizowanych usług komercyjnych na które przyznano wcześniej dofinansowanie.)

Przyciski „Zapłacono gotówką”, „Zapłacono kartą” , „Zapłacono przelewem” służą do szybkiego zarejestrowania wpłaty, czyli de facto zarejestrowania w systemie paragonu wystawionego z wartościami domyślnymi i z pominięciem jego drukowania. Po kliknięciu przycisku „Zapłacono gotówką” / „Zapłacono kartą” / „Zapłacono przelewem” otwiera się na chwilę nowe okienko z komunikatem informującym o zarejestrowaniu płatności, po chwili okienko znika.)

Przycisk „Paragon” otwiera okno wystawiania paragonu do wydrukowania na drukarce komputerowej. W oknie wystawiania paragonu wyświetla się formularz domyślnie wypełniony danymi.

Należy zweryfikować dane i uzupełnić brakujące. Jeżeli paragon zostaje opłacony od razu (w całości lub częściowo) wówczas należy zaznaczyć pole „Zapłacono” i wpisać wpłaconą kwotę (w polu domyślnie wstawiona jest pełna należna kwota). Po naciśnięciu przycisku „Wystaw paragon” tworzony jest druk paragonu (w formacie PDF) i wyświetlany odnośnik umożliwiający jego pobranie i wydrukowanie.

Przyciski „Faktura na pacjenta” i „Faktura na zakład pracy” otwierają okno wystawiania faktury, które jest domyślnie wypełnione danymi (w zależności od użytego przycisku nabywcą będzie pacjent lub zakład pracy pacjenta; w przypadku wizyt medycyny pracy dane zakładu są wypełnione danymi instytucji zlecającej wykonanie badań medycyny pracy, w pozostałych przypadkach – danymi zakładu pracy z karty pacjenta).

Należy zweryfikować dane i uzupełnić brakujące. Jeżeli faktura zostaje opłacona od razu (w całości lub częściowo) wówczas należy zaznaczyć pole „Zapłacono” i wpisać wpłaconą kwotę (w polu domyślnie wstawiona jest pełna należna kwota). Po naciśnięciu przycisku „Wystaw fakturę” tworzony jest druk faktury (w formacie PDF) i wyświetlany odnośnik umożliwiający jego pobranie i wydrukowanie.

Przycisk „Faktura korygująca” otwiera okno wystawiania faktury korygującej, które jest domyślnie wypełnione danymi. Jeżeli faktura podstawowa była wystawiona na pacjenta, również faktura korygująca zostanie wystawiona na pacjenta, jeżeli zaś była wystawiona na zakład pracy pacjenta, tak samo będzie z fakturą korygującą.

Należy zweryfikować dane i uzupełnić brakujące. Jeżeli faktura korygująca zostaje opłacona od razu (w całości lub częściowo) wówczas należy zaznaczyć pole „Zapłacono” i wpisać wpłaconą kwotę (w polu domyślnie wstawiona jest pełna należna kwota). Po naciśnięciu przycisku „Wystaw fakturę korygującą” tworzony jest druk faktury korygującej (w formacie PDF) i wyświetlany odnośnik umożliwiający jego pobranie i wydrukowanie.

Przycisk „Paragon korygujący” otwiera okno wystawiania paragonu korygującego, które jest domyślnie wypełnione danymi.

Należy zweryfikować dane i uzupełnić brakujące. Jeżeli paragon korygujący zostaje opłacony od razu (w całości lub częściowo) wówczas należy zaznaczyć pole „Zapłacono” i wpisać wpłaconą kwotę (w polu domyślnie wstawiona jest pełna należna kwota). Po naciśnięciu przycisku „Wystaw paragon korygujący” tworzony jest druk paragonu korygującego (w formacie PDF) i wyświetlany odnośnik umożliwiający jego pobranie i wydrukowanie.

Pozycje z kwotą zerową nie są umieszczane na paragonach i fakturach (są pomijane).

Jeżeli istnieją paragony (pierwotne i korygujące) wystawione ale nieopłacone lub opłacone częściowo, wówczas w zakładce „Płatności” pojawia się sekcja „Nieopłacone paragony”, gdzie jest dostępny podgląd każdego paragonu (przycisk „Zobacz”) i gdzie należy odznaczyć wpłatę kiedy taka wpłynie wskazując kwotę opłaty, formę płatności i datę opłaty i klikając przycisk „Zapłacono” (domyślnie w polu kwoty opłaty wstawiona jest pełna należna kwota pozostająca do zapłaty a w polu daty opłaty wstawiona jest data bieżąca). Istnieje także możliwość wystawienia faktury do paragonu. Jeżeli faktura do paragonu nie została jeszcze wystawiona, wówczas obok przycisku „Zobacz” widoczne są przyciski „Faktura do paragonu na pacjenta” i „Faktura do paragonu na zakład pracy” umożliwiające wystawienie faktury do paragonu, jeżeli zaś faktura do paragonu została wystawiona, wówczas obok przycisku „Zobacz” widoczny jest przycisk „Faktura do paragonu” umożliwiający pobranie i wydrukowanie wystawionej faktury. Aby wystawić fakturę do paragonu na pacjenta należy kliknąć przycisk „Faktura do paragonu na pacjenta”. Wyświetli się wówczas nowe okno z formularzem wystawiania faktury do paragonu domyślnie wypełniony danymi. Należy zweryfikować dane i uzupełnić brakujące. Po naciśnięciu przycisku „Wystaw Fakturę do paragonu” tworzony jest druk faktury do paragonu (w formacie PDF) i wyświetlany odnośnik umożliwiający jego pobranie i wydrukowanie.

Aby wystawić fakturę do paragonu na zakład pracy pacjenta należy kliknąć przycisk „Faktura do paragonu na zakład pracy”. Wyświetli się wówczas nowe okno z formularzem wystawiania faktury do paragonu domyślnie wypełniony danymi. Należy zweryfikować dane i uzupełnić brakujące. Po naciśnięciu przycisku „Wystaw Fakturę do paragonu” tworzony jest druk faktury do paragonu (w formacie PDF) i wyświetlany odnośnik umożliwiający jego pobranie i wydrukowanie.

Jeżeli istnieją faktury (pierwotne i korygujące) wystawione ale nieopłacone lub opłacone częściowo, wówczas w zakładce „Płatności” pojawia się sekcja „Nieopłacone faktury”, gdzie jest dostępny podgląd każdej faktury (przycisk „Zobacz”) i gdzie należy odznaczyć wpłatę kiedy taka wpłynie wskazując kwotę opłaty, formę płatności i datę opłaty i klikając przycisk „Zapłacono” (domyślnie w polu kwoty opłaty wstawiona jest pełna należna kwota pozostająca do zapłaty a w polu daty opłaty wstawiona jest data bieżąca).

W sytuacji gdy opłata za wizytę została dokonana przed wizytą a podczas wizyty wykonano usługi za mniejszą kwotę, wówczas nadpłatę należy zwrócić pacjentowi (lub zakładowi pracy pacjenta jeżeli opłata za wizytę została wniesiona na podstawie faktury wystawionej na zakład pracy pacjenta). Nadpłaty pojawiają się w zakładce „Płatności” w sekcji „Nadpłaty”. Przy każdej z nich dostępny jest przycisk „Faktura korygująca” lub „Paragon korygujący” (w zależności od tego jakiego rodzaju dokumentem był rachunek pierwotny).

Przycisk „Faktura korygująca” otwiera okno wystawiania faktury korygującej, które jest domyślnie wypełnione danymi. Jeżeli faktura podstawowa była wystawiona na pacjenta, również faktura korygująca zostanie wystawiona na pacjenta, jeżeli zaś była wystawiona na zakład pracy pacjenta, tak samo będzie z fakturą korygującą.

Należy zweryfikować dane i uzupełnić brakujące. System zakłada że przy wystawianiu faktury korygującej nadpłata jest zwracana pacjentowi (lub zakładowi pracy pacjenta) dlatego pole „Zwrócono” jest zaznaczone (nie ma możliwości jego odznaczenia), podana jest też kwota podlegająca zwrotowi. Po naciśnięciu przycisku „Wystaw fakturę korygującą” tworzony jest druk faktury korygującej (w formacie PDF) i wyświetlany odnośnik umożliwiający jego pobranie i wydrukowanie.

Przycisk „Paragon korygujący” otwiera okno wystawiania paragonu korygującego, które jest domyślnie wypełnione danymi.

Należy zweryfikować dane i uzupełnić brakujące. System zakłada że przy wystawianiu paragonu korygującego nadpłata jest zwracana pacjentowi dlatego pole „Zwrócono” jest zaznaczone (nie ma możliwości jego odznaczenia), podana jest też kwota podlegająca zwrotowi. Po naciśnięciu przycisku „Wystaw paragon korygujący” tworzony jest druk paragonu korygującego (w formacie PDF) i wyświetlany odnośnik umożliwiający jego pobranie i wydrukowanie. System zakłada, że w przypadku paragonów korygujących nadpłata jest wypłacana pacjentowi (lub zakładowi pracy pacjenta) od razu.

Sekcja „Uregulowane płatności” zawiera zestawienie rachunków (faktur i paragonów pierwotnych i korygujących), które zostały opłacone. Przy każdym rachunku dostępny jest przycisk „Zobacz” umożliwiający podgląd rachunku (w formacie PDF) a w przypadku paragonów dodatkowo przyciski do wystawiania / podglądu faktur do paragonów tak jak to opisano przy omawianiu sekcji „Nieopłacone paragony”.

Sekcja „Płatności za badania diagnostyczne” zawiera zestawienie zleceń na badania diagnostyczne zarówno tych za które płatność została uregulowana jak i tych za które płatność nie została jeszcze uregulowana. Przy każdym zleceniu za które płatność została uregulowana wyświetla się przycisk „Zobacz”, którego kliknięcie umożliwia podgląd wystawionego rachunku (w formacie PDF) a w przypadku paragonów wyświetlają się dodatkowo przyciski do wystawiania / podglądu faktur do paragonów tak jak to opisano przy omawianiu sekcji „Nieopłacone paragony”. Przy każdym zleceniu, za które wystawiono paragon lub fakturę ale opłata jeszcze nie wpłynęła wyświetla się formularz umożliwiający odnotowanie wpłynięcia zapłaty, którego działanie jest analogiczne jak opisano przy omawianiu sekcji „Nieopłacone paragony” i „Nieopłacone faktury”. Przy każdym zleceniu, dla którego jeszcze nie wystawiono rachunku widoczne są przyciski: „Dofinansowanie”, „Zapłacono gotówką”, „Zapłacono kartą”, „Zapłacono przelewem”, „Paragon”, „Faktura na pacjenta”, „Faktura na zakład pracy”, których działanie jest analogiczne jak opisano przy omawianiu sekcji „Nieuregulowane płatności” lub przycisk „Paragon korygujący” / „Faktura korygująca”, którego działanie jest analogiczne jak opisano przy omawianiu sekcji „Nadpłaty”.

Sekcja „Płatności za szczepienia” zawiera zestawienie zleceń na szczepienia zarówno tych za które płatność została uregulowana jak i tych za które płatność nie została jeszcze uregulowana. Przy każdym zleceniu za które płatność została uregulowana wyświetla się przycisk „Zobacz”, którego kliknięcie umożliwia podgląd wystawionego rachunku (w formacie PDF) a w przypadku paragonów wyświetlają się dodatkowo przyciski do wystawiania / podglądu faktur do paragonów tak jak to opisano przy omawianiu sekcji „Nieopłacone paragony”. Przy każdym zleceniu, za które wystawiono paragon lub fakturę ale opłata jeszcze nie wpłynęła wyświetla się formularz umożliwiający odnotowanie wpłynięcia zapłaty, którego działanie jest analogiczne jak opisano przy omawianiu sekcji „Nieopłacone paragony” i „Nieopłacone faktury”. Przy każdym zleceniu, dla którego jeszcze nie wystawiono rachunku widoczne są przyciski: „Dofinansowanie”, „Zapłacono gotówką”, „Zapłacono kartą”, „Zapłacono przelewem”, „Paragon”, „Faktura na pacjenta”, „Faktura na zakład pracy”, których działanie jest analogiczne jak opisano przy omawianiu sekcji „Nieuregulowane płatności” lub przycisk „Paragon korygujący” / „Faktura korygująca”, którego działanie jest analogiczne jak opisano przy omawianiu sekcji „Nadpłaty”.

Sekcja „Płatności za świadczenia” zawiera zestawienie zleceń na świadczenia komercyjne zarówno tych za które płatność została uregulowana jak i tych za które płatność nie została jeszcze uregulowana. Przy każdym zleceniu za które płatność została uregulowana wyświetla się przycisk „Zobacz”, którego kliknięcie umożliwia podgląd wystawionego rachunku (w formacie PDF) a w przypadku paragonów wyświetlają się dodatkowo przyciski do wystawiania / podglądu faktur do paragonów tak jak to opisano przy omawianiu sekcji „Nieopłacone paragony”. Przy każdym zleceniu, za które wystawiono paragon lub fakturę ale opłata jeszcze nie wpłynęła wyświetla się formularz umożliwiający odnotowanie wpłynięcia zapłaty, którego działanie jest analogiczne jak opisano przy omawianiu sekcji „Nieopłacone paragony” i „Nieopłacone faktury”. Przy każdym zleceniu, dla którego jeszcze nie wystawiono rachunku widoczne są przyciski: „Dofinansowanie”, „Zapłacono gotówką”, „Zapłacono kartą”, „Zapłacono przelewem”, „Paragon”, „Faktura na pacjenta”, „Faktura na zakład pracy”, których działanie jest analogiczne jak opisano przy omawianiu sekcji „Nieuregulowane płatności” lub przycisk „Paragon korygujący” / „Faktura korygująca”, którego działanie jest analogiczne jak opisano przy omawianiu sekcji „Nadpłaty”.

Sekcja „Dofinansowania” zawiera zestawienie płatników / akcji dofinansowujących świadczenia a przy każdym z nich prezentowana jest kwota świadczenia oraz środki możliwe do wykorzystania w ramach tej kwoty przez danego pacjenta, pole „Dokument uprawniający” do wprowadzenia numeru dokumentu uprawniającego do skorzystania z danego dofinansowania i przycisk „Zapisz” do zapisania tego numeru (pacjent może korzystać tylko z tych dofinansowań dla których wprowadzono numer dokumentu uprawniającego) oraz przycisk „Historia” umożliwiający podgląd historii przyznawania danego dofinansowania pacjentowi. Po kliknięciu przycisku „Historia” przy określonym dofinansowaniu otwiera się nowe okno z filtrem umożliwiającym zawężenie historii przyznawania dofinansowania do zadanego okresu i poradni. Po wprowadzeniu kryteriów do filtru i kliknięciu przycisku „Wyświetl” prezentowana jest tabelka z datami, kwotami i przeznaczeniem przyznanych dofinansowań.